Основные трудности, с которыми сталкиваются работники контрактной службы. Регламент взаимодействия структурных подразделений Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и контрактного управляющего при осуществлении закупок товаров,

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «НОВООРЛОВСК»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Положения о порядке взаимодействия Контрактной службы со структурными подразделениями, должностными лицами Администрации городского поселения «Новоорловск»

В соответствии с Федеральным законом от 05 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», Постановлением Администрации ГП «Новоорловск» от 15.04.2014 г. № 37 «О создании контрактной службы администрации городского поселения «Новоорловск», Уставом городского поселения «Новоорловск»,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Положение о порядке взаимодействия Контрактной службы со структурными подразделениями, должностными лицами Администрации ГП «Новоорловск» в соответствии с Приложением к настоящему Постановлению;
2. Настоящее Постановление вступает в силу с даты подписания.
3.Контроль за исполнением Постановления оставляю за собой.

Глава городского поселения «Новоорловск» В.В. Абадаев

Положение о порядке взаимодействия
Контрактной службы со структурными подразделениями, должностными лицами
Администрации ГП «Новоорловск»

I. Общие положения
1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее - Федеральный закон о контрактной системе), Постановлением Администрации ГП «Новоорловск» от 15.04.2014 г. №37 «О создании контрактной службы администрации городского поселения «Новоорловск».
2. Настоящее Положение устанавливает порядок действий Контрактной службы, не являющейся структурным подразделением Администрации ГП «Новоорловск» (далее по тексту - Администрация) для осуществления своих полномочий и определяет механизмы взаимодействия Контрактной службы со структурными подразделениями, должностными лицами, комиссиями по осуществлению закупок в части планирования и осуществления закупок, исполнения, изменения и расторжения муниципальных контрактов, заключенных Администрацией в соответствии с Федеральным законом о контрактной системе.
3. Контрактная служба и другие структурные подразделения, должностные лица, комиссии по осуществлению закупок Администрации взаимодействуют на основе принципов открытости, прозрачности информации в сфере закупок, профессионализма, эффективности осуществления закупок, ответственности за результативность обеспечения нужд городского поселения «Новоорловск».

II. Порядок действий Контрактной службы и взаимодействия со структурными подразделениями, должностными лицами при планировании закупок
1. Не позднее трех рабочих дней со дня утверждения Советом ГП «Новоорловск» местного бюджета ГП «Новоорловск» во втором чтении, структурные подразделения, должностные лица Администрации (далее - инициаторы закупок) предоставляют в Контрактную службу заявки на осуществление закупок на плановый период (далее - заявки).
2. В заявке указывается:
2.1. наименование и описание объекта закупки с указанием характеристик такого объекта с учетом положений статьи 33 Федерального закона о контрактной системе;
2.2. количество поставляемого товара, объем выполняемых работ, оказываемых услуг;
 2.3. планируемые сроки, периодичность поставки товара, выполнения работы или оказания услуги;
2.4. обоснование закупки путем установления соответствия планируемой закупки целям осуществления закупок, определенным с учетом положений статьи 13 Федерального закона о контрактной системе.
3. К заявке может быть приложено обоснование начальной (максимальной) цены контракта, а также указаны дополнительные требования к участникам закупки и обоснование таких требований.
4. Заявки, заполненные без указания обязательных сведений, предусмотренных пунктом 2 Положения, отклоняются и возвращаются инициатору закупки в момент подачи заявки или незамедлительно после обнаружения данных оснований для отклонения заявки.
5. В течение трех рабочих дней специалисты Контрактной службы проверяют заявки на предмет соответствия их требованиям законодательства об осуществлении закупок, корректность и полноту указанных сведений, объему финансовых средств, выделенных инициаторам закупок, другим требованиям.
6. По итогам рассмотрения заявки Руководитель Контрактной службы принимает решение о включении данной заявки в план закупок ГП «Новоорловск» (далее по тексту - план закупок) или о возвращении заявки инициатору закупки для устранения замечаний. При этом указанные замечания должны быть устранены инициатором закупки в течение одного рабочего дня.
7.Специалисты Контрактной службы проверяют заявку с устраненными замечаниями в течение одного рабочего дня. По итогам данной проверки Руководитель Контрактной службы принимает решение о включении данной заявки в план закупок или об отклонении данной заявки.
8. В течение одного рабочего дня после рассмотрения всех заявок специалисты Контрактной службы формируют план закупок и план-график.
9. При формировании плана закупок и план-графика допускается объединение заявок различных инициаторов закупок, содержащих однотипные или родственные объекты закупок, планируемые строки, периодичность поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг, в одну закупку.
10. После формирования плана закупок и план-графика данные документы незамедлительно направляются Главе ГП «Новоорловск» на утверждение.
11. В течение трех рабочих дней после получения указанных документов, Глава ГП «Новоорловск» принимает решение об их утверждении или о возвращении их в Контрактную службу на доработку.
12. В случае необходимости внесения изменений в план закупок и план-график инициатор закупки предоставляет в Контрактную службу заявку не позднее двадцати рабочих дней до предполагаемой даты осуществления, изменения или отмены закупки.
13.Утвержденные план закупок и план-график, а так же изменения в них подлежат размещению специалистами Контрактной службы в единой информационной системе или на официальном сайте Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг в течение трех рабочих дней с даты утверждения.

III. Порядок действий Контрактной службы и взаимодействия со структурными подразделениями, должностными лицами, комиссией по осуществлению закупок при осуществлении закупок
1.Не позднее чем за пятнадцать дней до планируемой даты размещения извещения об осуществлении закупки специалист Контрактной службы по поручению руководителя Контрактной службы приступает к разработке извещения и документации по закупке, проекта контракта.
2.Уполномоченный специалист Контрактной службы организует подготовку описания объекта закупки, включаемое в извещение о закупке, проект контракта, уточняет начальную (максимальную) цену контракта и ее обоснование, проверяет закупку на соответствие требованиям законодательства об осуществлении закупок у субъектов малого предпринимательства, социально ориентированных некоммерческих организаций, другим требованиям законодательства Российской Федерации.
3. Извещение о проведении закупки, документация о проведении закупки, проект контракта размещаются уполномоченным специалистом Контрактной службы в течение одного рабочего дня с момента наступления планируемой даты проведения закупки.
4. В случае получения запроса о разъяснении положений документации о закупке уполномоченный специалист Контрактной службы в установленный законом срок подготавливает и отправляет в письменной форме или в форме электронного документа разъяснения положений документации о закупке.
5.В случае получения запроса о разъяснении положений документации о закупке, касающихся описания объекта закупки, уполномоченный специалист Контрактной службы привлекает для подготовки разъяснения инициатора закупки, муниципальных служащих Местной Администрации, обладающих необходимыми знаниями об объекте закупки, экспертов.
6.Контрактная служба осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности комиссий по осуществлению закупок, в том числе:
6.1. Обеспечивает проверку соответствия заявок, документов, поданных участниками закупки, требованиям, установленным законодательством Российской Федерации и документацией о проведении закупки;
6.2. Обеспечивает сохранность конвертов с заявками на участие в закупках, защищенность, неприкосновенность и конфиденциальность поданных в форме электронных документов заявок на участие в закупках и обеспечивает рассмотрение содержания заявок на участие в закупках только после вскрытия конвертов с заявками на участие в закупках или открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в закупках;
6.3. Обеспечивает осуществление аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в закупках и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в закупках;
6.4. Обеспечивает хранение в сроки, установленные законодательством, протоколов, составленных в ходе проведения закупок, заявок на участие в закупках, документации о закупках, изменений, внесенных в документацию о закупках, разъяснений положений документации о закупках и аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в закупках и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в закупках;
6.5. Привлекает экспертов, экспертные организации.
7. Специалист Контрактной службы в установленные законодательством сроки размещает в единой информационной системе или на официальном сайте Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг протоколы комиссии по осуществлению закупок.
8.Уполномоченный специалист Контрактной службы организует заключение контракта путем направления проекта контракта поставщику (подрядчику, исполнителю).

IV. Порядок действий Контрактной службы и взаимодействия со структурными подразделениями, должностными лицами при исполнении, изменении и расторжении контрактов

1. Контрактная служба обеспечивает приемку поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги.
2.В случае необходимости уполномоченный специалист Контрактной службы подготавливает решение о создании приемочной комиссии и включает по согласованию с Главой ГП «Новоорловск» иных должностных лиц Администрации.
3.Уполномоченный специалист Контрактной службы подготавливает документ о приемке результатов отдельного этапа исполнения контракта, а также поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги.
4. Уполномоченный специалист Контрактной службы организует оплату поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта путем информирования финансово-экономического отдела Администрации о существенных условиях заключенного контракта, в том числе цене, предмете контракта, наименовании, характеристиках и количестве (объеме) поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг, сроках и периодичности поставок, выполнения работ, оказания услуг, а также сообщения контактной информации и банковских реквизитов поставщика (подрядчика, исполнителя).
5. Специалист Контрактной службы передает или обеспечивает передачу в финансово-экономический отдел Администрации документов о приемке товаров, выполнения работ, оказания услуг, отдельных этапов исполнения контракта в качестве основания для перечисления денежных средств на расчетный счет поставщика (подрядчика, исполнителя).
6. Главный бухгалтер Администрации в течение одного рабочего дня с даты оплаты обязан предоставить в Контрактную службу копии оформленных в соответствии с законодательством документов об оплате поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, отдельного этапа исполнения контракта.
7.Ответственный специалист Контрактной службы подготавливает с участием уполномоченных специалистов других структурных подразделений Местной Администрации и предоставляет для подписания Главе Администрации требования об уплате поставщиком (подрядчиком, исполнителем) неустоек, штрафов, пени, решения об иных мерах ответственности, в том числе включение в реестр недобросовестных поставщиков, в случае ненадлежащего исполнения контрагентом контракта.
8. Специалисты Контрактной службы, в том числе по предложению членов приемочной комиссии, организуют проведение экспертизы поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, привлекают экспертов, экспертные организации.
9.Ответственный специалист Контрактной службы на основе предоставляемой информации размещает в единой информационной системе или до ввода в эксплуатацию указанной системы на официальном сайте Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг отчет, содержащий информацию об исполнении контракта, о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта, о ненадлежащем исполнении контракта (с указанием допущенных нарушений) или о неисполнении контракта и о санкциях, которые применены в связи с нарушением условий контракта или его неисполнением, об изменении или о расторжении контракта в ходе его исполнения, информацию об изменении контракта или о расторжении контракта.

«УТВЕРЖДАЮ»

Директор ИСМАН

«___»_________ 2014 г.

Регламент

взаимодействия контрактной службы

со структурными подразделениями

1. Общие положения

1. Настоящий Регламент определяет механизм взаимодействия контрактной службы, осуществляющей полномочия по закупке товаров, работ, услуг для нужд ИСМАН.

2. Настоящий Регламент разработан в соответствии с действующим законодательством РФ в целях автоматизации основных операций планирования закупок товаров, работ, услуг, определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей); заключения и исполнения контрактов, контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации .

2. Термины и определения

В настоящем Регламенте использованы следующие понятия, термины и определения:

ОССП - Ответственный специалист структурного подразделения

ИЗ – инициатор закупки

НМЦК – начальная (максимальная) цена контракта;

ЕИС – единая информационная система ;

ИС «ИСМАН» - Интернет-сайт ИСМАН

КС – Контрактная служба;

ПЭО – Планово-экономический отдел;

ОМТС - отдел материально-технического снабжения;

ЕК – единая комиссия

ОКВЭД - Общероссийский классификатор видов экономической деятельности

УФАС – Управление федеральной антимонопольной службы по Московской области .

3. Регламент взаимодействия

*Если закупка будет признана необоснованной в ходе мониторинга, аудита и контроля в сфере закупок, органы контроля, указанные в п. 3 ч. 1 ст. 99 Закона N 44-ФЗ, должны выдать предписание об устранении выявленного нарушения и привлечь виновных лиц к административной ответственности (ч. 6 ст. 18 Закона N 44-ФЗ).

Подразделения обеспечивают исполнение в пределах своих должностных полномочий;

** - в случае предоставления неполного пакета документов по закупке товаров (работ, услуг), документы будут возвращаться руководителям подразделений на доработку.

*** - сведения об исполнении контракта с указанием параметров исполнения, включая сведения об оплате контракта (оплате этапа контракта) - реквизиты (тип, номер, дата) документа, подтверждающего возникновение денежного обязательства при поставке товаров (накладная и (или) акт приемки-передачи, и (или) счет-фактура), выполнении работ, оказании услуг (акт выполненных работ (услуг) и (или) счет, и (или) счет-фактура), а также реквизиты (тип, номер, дата) документа, подтверждающего факт оплаты контракта (платежное поручение и др.) (Постановление Правительства РФ «О порядке подготовки и размещения в единой информационной системе в сфере закупок отчета об исполнении государственного (муниципального) контракта и (или) о результатах отдельного этапа его исполнения» );

Ответственными лицами, осуществляющими контроль за разработкой, исполнением контрактов, являются руководители структурных подразделений:

В случае предоставления служебных записок с приложением подтверждающих документов с нарушением сроков, указанных в пунктах 15, 18, 20, 22 ,26,28 административную ответственность в соответствии со ст. 19.7.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях -ФЗ (в ред. от 01.01.2001) непредставление информации или представление заведомо недостоверной информации в орган, уполномоченный на осуществление контроля в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, - влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере,00 (пятнадцати тысяч) рублей; на юридических лиц - в размере,00 (ста тысяч) рублей.

Контроль за исполнением настоящего Регламента возложить на заместителя директора

Зам. директора ёв

Составила т. 46490

Как не нарушить соблюдение сроков? Какие данные предоставить в бухгалтерию? Как составить план-график на основании заявок от подразделений? Это лишь часть вопросов, с которыми ежедневно сталкиваются сотрудники контрактной службы. Давайте разбираться.

Работа в условиях строгого соблюдения сроков
Работа контрактной службы сопряжена со строгим соблюдением сроков. В соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ план-график должен размещаться в течение десяти рабочих дней после получения заказчиком объёма прав в денежном выражении на принятие и (или) исполнение обязательств или утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Внесение изменений в план-график по каждому объекту закупки может осуществляться не позднее, чем за десять дней до дня размещения в единой информационной системе извещения об осуществлении соответствующей закупки или направления приглашения принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) закрытым способом. Следовательно, изменения в плане-графике должны происходить своевременно.
Исполнение этих сроков зависит не только от оперативности работы заказчика по составлению соответствующих документов, но также от внешних факторов (наличие интернета, работоспособность сайта).
Составление плана-графика на основании заявок от подразделений
Во многих организациях планы-графики составляются на основании заявок от подразделений. Составление из них общего плана-графика занимает длительное время. Основные трудности при этом заключаются в следующем:
А) Необходимость вручную переносить информацию из заявок в план-график;
Б) Несвоевременная подача заявок.

Необходимость предоставления данных о закупках в бухгалтерию
С начала 2015 года контрактная служба столкнулась с ещё одной трудностью. С 16.11.2014 вступил в действие приказ Минфина России от 29.08.2014 № 89н "О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2010 г. № 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению".
В соответствии с положениями Инструкции по применению единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция 157н), с учётом изменений, внесенных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.08.2014 N 89н, в бухгалтерском (бюджетном) учёте предусмотрено отражение принимаемых и отложенных обязательств.
В соответствие с изменениями бухгалтерскими записями отражаются следующие обязательства:

• обязательства, принимаемые учреждением в размере начальной (максимальной) цены контракта при определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) с использованием конкурентных способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), отражаются датой размещения извещения;
• принятие суммы расходных обязательств при заключении договора (контракта) по результатам конкурсной процедуры;
• уточнение принимаемых обязательств на сумму экономии, полученной при осуществлении закупки.

Контроль поступление и возврата обеспечения заявки и обеспечения контракта
Обеспечение может поступать от заказчика в виде банковской гарантии или в виде денежных средств. Соответственно, если в качестве способа обеспечения выбраны денежные средства, то контрактная служба должна тем или иным способом получать сведения из бухгалтерии о получении денежные средств. Также в функции контрактной службы входит информирование бухгалтерии о необходимости возврата обеспечения. В некоторых случаях сложно наладить взаимодействие двух отделов, что ведёт к нарушению сроков.

Занесение сведений об исполнении (расторжении) контракта
Сотрудники контрактной службы так же должны следить за исполнением контракта. Когда контракт полностью исполнен, они должны разместить сведения об исполнении контракта на официальном сайте и прикрепить к этому документу соответствующие акты и накладные. Для выполнения этих действий сотрудники контрактной службы также должны своевременно получать данные из бухгалтерии, что может вызывать трудности.

Контроль экономии
В результате проведения конкурсных процедур часто получается снизить сумму контракта по сравнению с первоначальной начальной (максимальной) ценой. Эти средства в дальнейшем можно использовать на другие закупки, для этого важно отслеживать экономию по контрактам. Чаще всего для этих целей отдел размещения заказов ведёт отчёт по исполнению плана-графика в Excel. К тому же, из-за человеческого фактора, в этом отчёте могут быть ошибки.
Важно отметить, что часто этот отчёт ведется синхронно сотрудниками, отвечающими за исполнение плана-графика, а также сотрудниками ответственных подразделений. Первые ведут его, потому что в их обязанности входит контроль исполнения плана-графика, вторые, потому что они заинтересованы в организации перераспределения средств.
Согласование документов
Перед размещением на сайте все документы должны быть согласованы. Часто это занимает длительное время у ответственного исполнителя.

Один из способов решения рассмотренных проблем – это создание единого информационного пространства между бухгалтерией, отделом размещения заказов и плановым отделом. В идеале данная система была должна быть интегрирована с официальным сайтом государственных закупок. Это поможет решить следующие задачи:

1. Получение работниками контрактной службы данных из бухгалтерии и, соответственно, наоборот, получение сотрудниками бухгалтерии нужных данных от отдела размещения заказов.
2. Избегание просрочки. Эта проблема может быть решена за счёт контроля сроков. Так сотрудники контрактной службы могут контролировать процесс создания заявок в план-график от подразделений.
3. Отсутствие необходимости дублирования информации. Если единая система будет интегрирована с официальным сайтом, то сотрудникам отдела закупок не придется заносить данные параллельно на сайт и в отчёты. Прямо на основании данных сайта можно будет формировать необходимые отчёты.
4. Согласование документов. Данный процесс возможно будет осуществлять в электронной форме, что позволит ускорить процесс согласования документов.

1. Закупка осуществляется на основании потребности ГБУ «---». Потребность обосновывается ответственным лицом по направлению (далее – ответственный) (Приложение № 2.1.) в Служебной записке, оформленной согласно Приложению № 2.2. на основании ранее предоставленных в планово-экономический отдел заявок на поставку товаров, работ, услуг.

2. Процедура заключения договора на поставку товаров / выполнение работ (оказание услуг) начинается только после поступления в Контрактную службу Служебной записки установленной формы.

3. Служебная записка предоставляется ответственным на приобретение товаров, работ и услуг лицами для нужд ГБУ «---» в контрактную службу по форме, согласно настоящей инструкции после согласования с главным врачом.

Служебная записка должна содержать:

Наименование поставляемых товаров, работ, услуг;

Период, в который должна быть осуществлена поставка товаров, работ, услуг;

Начальная (максимальная) цена контракта. Цена должна строго соответствовать цене минимального коммерческого предложения, либо в случае поставки медицинской аппаратуры быть не выше средней;

Начальная максимальная сумма (при необходимости) должна быть разделена на источники финансирования: средства территориального фонда обязательного медицинского страхования (ОМС), средства учреждения полученные от оказания платных услуг (ПД), модернизация, средства, выделенные в рамках реализации мер социальной поддержки отдельных категорий граждан (БМ);

Группа и код ОКПД, работ, услуг. Обязательно выбирать конечный код ОКПД;

Код ОКВЭД;

Дату и должность ответственного лица, подавшего служебную записку;

Со служебной запиской обязательно предоставляется:

Спецификация на бумажном и электронном носителе (при поставке) (приложение №2.3.).

Техническое задание на бумажном и электронном носителе (при выполнении работ, оказании услуг) (Приложение №2.4.);

Коммерческие предложения (Приложение №2.5.);

Расчет цены на бумажном и электронном носителе (Приложение № 2.6.).

Спецификация должна содержать:

Наименование поставляемого товара и код ОКПД напротив каждой позиции, если кодов ОКПД несколько;

Характеристики товара (все размеры должны быть представлены в диапазонах и расшифрованы, запрещается указывать фирму- производитель, цвета, при необходимости поставки товара определенного цвета, предоставить обоснование);

Единицы измерения;

Срок поставки (количество дней, по заявке заказчика либо без неё);

Цена контракта включает в себя (стоимость товара + доставка + сборка+ установка, монтаж, демонтаж, пуско-наладка и т.д.);

Наличие и название лицензии необходимой при поставке товаров (при необходимости);

Техническое задание должно содержать:

Наименование оказываемой услуги, выполняемых работ;

Перечень оказываемых услуг, выполняемых работ;

При необходимости замены запасных частей, все необходимые запасные части указываются в техническом задании, с характеристиками и в необходимом количестве;

Срок оказания услуг, выполнения работ (количество дней, по заявке заказчика или без неё);

Цена контракта включает в себя: (стоимость услуг+запасных частей+замена запасных частей +транспортные расходы и т.д);

Наличие и название лицензии необходимой при оказании работ, услуг (при необходимости);

Коммерческое предложение обязательно должно содержать:

Реквизиты организации;

Исходящий номер и дату (в случае отсутствия исходящего номера провести регистрацию коммерческого предложения с проставлением входящего номера и даты у секретаря главного врача);

Представленные в коммерческом предложении товары, работы и услуги должны соответствовать спецификации, техническому заданию;

Количество необходимого товара, работ и услуг;

Цену за единицу товара, объема услуг, работ по каждой позиции с указанием всех необходимых услуг;

Общую цену за необходимое количество товара, объема услуг, работ;

Подпись (печать при возможности);

Необходимое количество коммерческие предложений не менее 2-х штук.

При поставке медицинского оборудования, относящегося к Постановлению Правительства РФ от 03.11.2011 года №881 «О порядке формирования начальных максимальных цен на отдельные виды мед. оборудования» необходимо выбрать не менее 5 производителей. И предоставить со служебной запиской запросы и ответы производителям.

Условия, которые указываются в коммерческих предложениях (сроки поставки, оказания услуг, выполнения работ, оплата и др.) должны быть аналогичны с условиями служебной записки, технического задания или спецификации.

Расчет цены:

Расчет цены по ценам должен соответствовать коммерческому предложению.

Расчет цены по оформлению должен соответствовать порядковому номеру спецификации.

4. Ответственный организует, совместно с сотрудником контрактной службы, в случае необходимости, консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участвует в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения государственных и муниципальных нужд;

5. Ответственный определяет и обосновывает начальную (максимальную) цену контракта, в том числе заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем);

6. Ответственный разрабатывает и направляет в уполномоченный орган заявки на определение поставщиков (подрядчиков исполнителей) по установленной форме в соответствии с планом-графиком.

7. Ответственный уточняет в рамках обоснования цены начальную (максимальную) цену контракта и предоставляет в составе заявки обоснование начальной (максимальной) цену контракта.

8. Ответственный устраняет замечания, представленные уполномоченным органом по заявкам на определение поставщиков (подрядчиков исполнителей), направляют соответствующую информацию в установленные сроки.

9. Руководитель подразделения ответственного, совместно с сотрудником контрактной службы организует обязательное общественное обсуждение закупки товара, работы или услуги, по результатам которого в случае необходимости осуществляет подготовку изменений для внесения в планы закупок, планы- графики, документацию о закупках или обеспечивает отмену закупки.

10. За использованием по назначению ТМЦ, услуги осуществляет контроль ответственный по направлению.

11. Ответственный, на стадии заключения договора:

11.1. По требованию сотрудника контрактной службы, не позднее одного дня с момента получения такого требования, проверяет спецификацию на соответствие потребности ГБУ «---». Проверяет суммы, указанные в спецификации .

11.2. По требованию сотрудника контрактной службы, не позднее одного дня с момента получения такого требования, дает ответ (касаемо специализированных/технических сведений) относительно возникшего у участников закупок вопроса/запроса на разъяснение .

11.3. По требованию сотрудника контрактной службы, не позднее одного дня с момента получения такого требования, проверяет предложения участников на соответствие потребности ГБУ «---» .

12. Специалист контрактной службы, ответственный за исполнение контракта, совместно с бухгалтерией заказчика:

Производят оплату поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта;

Производят осуществление уплаты денежных сумм по банковской гарантии в случаях, предусмотренных Федеральным законом;

Производят проведение экспертизы поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, привлекает экспертов, экспертные организации;

Производят возврат денежных средств, внесенных в качестве обеспечения исполнения заявок или обеспечения исполнения контрактов.

13. Отдел информационных технологий и телемедицины обеспечивает контрактную службу с технологичной стороны, в том числе обеспечивает контрактную службу Ключами ЭЦП, Содействует контрактной службе в работе с ЕИС

14. Для проверки предоставленных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) результатов, предусмотренных контрактом, в части их соответствия условиям контракта Ответственный обязан провести экспертизу своими силами.

Приложение № 2.1.

Список ответственный по направлениям

Согласовать лимиты и определить вид

Размещения заявки__________________

___________________________________

Отделение (подразделение) ____________________________

Порядок
взаимодействия контрактной службы с другими подразделениями Заказчика, Единой комиссией по осуществлению закупок

1. Общие требования

1. Контрактная служба осуществляет свою деятельность во взаимодействии со всеми структурными подразделениями Заказчика, в том числе:

С Управлением бухгалтерского учета и отчетности;

С Управлением правового обеспечения и организации государственной гражданской службы;

С отделом информационных технологий;

С инициаторами закупки.

2. Во взаимодействии с Управлением бухгалтерского учета и отчетности контрактная служба выполняет следующие функции:

планирование закупок;

обоснование начальной (максимальной) цены контракта; организация оплаты контракта; рассмотрение банковских гарантий; приемка товара, работ, услуг по контракту.

3. Во взаимодействии с Управлением правового обеспечения и организации государственной гражданской службы контрактная служба выполняет следующие функции:

приемка товара, работ, услуг по контракту; претензионная работа по контракту;

заключение и изменение контракта.

4. Во взаимодействии с отделом информационных технологий контрактная служба выполняет следующие функции:

обеспечивает бесперебойную работу информационно-технического ресурса контрактной службы;

обоснование начальной (максимальной) цены контракта; общественное обсуждение закупок; приемка товара, работ, услуг по контракту.

5. Во взаимодействии с инициатором закупки контрактная служба выполняет следующие функции:

планирование закупок; обоснование закупок;

обоснование начальной (максимальной) цены контракта;

общественное обсуждение закупок; приемка товара, работ, услуг по контракту;

претензионная работа по контракту.

6. Все остальные функции контрактная служба выполняет самостоятельно, в том числе:

Разработка извещения и документации о закупке; организация работы комиссий по осуществлению закупок; привлечение специализированных организаций;

привлечение экспертов для проверки результатов исполнения контракта;

работа в единой информационной системе в сфере закупок или до ввода в эксплуатацию указанной системы на официальном сайте Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", в региональной информационной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд Республики Крым, в том числе направление документов и информации для размещения в реестре контрактов;

направление сведений в реестр недобросовестных поставщиков;

участие в рассмотрении жалоб в контролирующих и судебных органах.

2. Порядок взаимодействия при планировании

7. План закупок формируется контрактной службой в соответствии с требованиями Федерального закона в процессе составления и рассмотрения проектов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации с учетом положений бюджетного законодательства .

8. Контрактная служба формирует планы-графики закупок после внесения проекта закона о бюджете на соответствующий финансовый год на рассмотрение Государственного Совета Республики Крым.

9. Инициатор закупок с учетом сроков установленных нормативными правовыми актами в сфере закупок представляет в контрактную службу заявки о включении закупки в план закупок, план-график закупок по формам в соответствии с требованиями к формам плана закупок, плана-графика закупок, установленными Правительством Российской Федерации (заполненные в рамках установленной компетенции). Заявка должна быть предварительно согласована с Управлением бухгалтерского учета и отчетности.

10. В комплекте с заявкой на закупку инициатор закупки должен представить обоснование закупки и обоснование начальной (максимальной) цены контракта.

11. В течение 10 дней после утверждения бюджета на соответствующий год, контрактная служба формирует уточненный (при необходимости) проект плана закупок, плана-графика закупок и направляет его на утверждение руководителю Заказчика.

12. План закупок, план-график закупок должен быть утвержден в течение десяти рабочих дней после доведения до заказчика объема прав в денежном выражении на принятие и (или) исполнение обязательств в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

13. Контрактная служба обеспечивает размещение плана закупок, плана-графика закупок в единой информационной системе в течение трех рабочих дней со дня утверждения или изменения такого плана, за исключением сведений, составляющих государственную тайну.

14. Не позднее 10 числа месяца, предшествующего началу соответствующего квартала, в котором планируется закупка, инициатор закупки направляет в контрактную службу подтверждение необходимости осуществления соответствующей закупки либо сведения о необходимости переноса сроков публикации процедуры закупки или ее исключения из плана-графика закупок.

15. Не позднее 20 числа месяца, предшествующего началу соответствующего квартала, в случае изменения потребностей в продукции контрактная служба вносит изменения в план-график закупок.

3. Порядок взаимодействия при определении поставщика (подрядчика, исполнителя)

16. За 3 недели до начала запланированного месяца публикации процедуры закупки инициатор закупки представляет в контрактную службу:

описание объекта закупки в соответствии со статьей 33 Федерального закона N 44-ФЗ (техническое задание);

скорректированное обоснование начальной (максимальной) цены контракта, согласованное с Управлением бухгалтерского учета и отчетности;

предложения по критериям оценки заявок.

17. При формировании документации о закупке контрактная служба согласовывает с Управлением правового обеспечения и организации государственной гражданской службы и Управлением бухгалтерского учета и отчетности проект документации о закупках в рамках установленной компетенции.

18. Ответы на запросы, разъяснения документации, поступающие от участников закупок по вопросам, указанным в п. 16 даются в установленные сроки инициатором закупки и размещаются контрактной службой в единой информационной системе в сфере закупок.

4. Порядок взаимодействия при заключении и исполнении контракта

19. Контрактная служба в соответствии с требованиями законодательства и в установленные сроки направляет победителю определения поставщика (подрядчика, исполнителя) соответствующий проект контракта.

20. В случае поступления от победителя определения поставщика (подрядчика, исполнителя) протокола разногласий данный протокол подлежит совместному рассмотрению контрактной службой и инициатором закупки.

21. В случае необходимости внесения изменений в заключенный контракт контрактная служба готовит проект соответствующего дополнительного соглашения к контракту, согласовывает его с Управлением правового обеспечения и организации государственной гражданской службы и Управлением бухгалтерского учета и отчетности и обеспечивает его подписание.

22. Контрактная служба совместно с инициатором закупки обеспечивает приемку товаров, работ, услуг, а также проведение экспертизы поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги.

23. В случае необходимости контрактная служба обеспечивает создание приемочной комиссии не менее чем из пяти человек для приемки поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги, результатов отдельного этапа исполнения контракта в порядке и в сроки, которые установлены контрактом, и оформляет документ о приемке.

24. Контрактная служба осуществляет подготовку и направление в Управление бухгалтерского учета и отчетности соответствующих документов для организации оплаты поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами Республики Крым.

Управление бухгалтерского учета и отчетности в течение 1 (одного) рабочего дня сообщает контрактной службе о произведенной оплате по контракту (отдельному этапу исполнения контракта).

25. Контрактная служба совместно с Управлением правового обеспечения и организации государственной гражданской службы и Управлением бухгалтерского учета и отчетности в ходе исполнения контракта осуществляют взаимодействие с поставщиком (подрядчиком, исполнителем), применяют меры ответственности, в том числе направляют поставщику (подрядчику, исполнителю) требование об уплате неустоек (штрафов, пеней) в случае просрочки исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств (в том числе гарантийного обязательства), предусмотренных контрактом, а также в иных случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, предусмотренных контрактом, совершают иные действия в случае нарушения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) условий контракта.

26. Контрактная служба вправе запрашивать у структурных подразделений Заказчика иную информацию и документы, необходимые для исполнения функций и полномочий контрактной службы. Структурные подразделения Заказчика обязаны в установленные сроки представлять контрактной службе такие документы и информацию.