План мероприятий по организации ярмарки выходного дня и продажи товаров на ней. Понятие и виды ярмарок, основы их организации Как проводится ярмарка

Я постоянно пишу о различных рукоделиях и других видах заработка, не приносящих больших прибылей. Как начать зарабатывать больше, выйти на другой уровень? Как почувствовать себя не просто надомницей, целыми днями кропотливо выполняющей работу для небольшой кучки знакомых, но и творческой востребованной личностью, получающей дорогие заказы? Один из самых простых и действенных вариантов — это организация выставки.

Любой предприниматель постоянно озабочен такими вопросами, как реклама, формирование положительного образа фирмы и стимулирование продаж, как оптовых, так и розничных. Чтобы выйти на порог эффективности, требуются значительные денежные, человеческие и временные ресурсы. Организовав выставку, вы получаете возможность одновременно воспользоваться всеми вышеперечисленными инструментами маркетинга среди специально собранной целевой аудитории потенциальных клиентов. То есть на выставке вы и формируете образ своей фирмы и рекламируете товар и продаете его.

Как организовать выставку, привлечь посетителей, окупить расходы и получить прибыль

В первую очередь определимся с тем, что выставки бывают разные:

1. Ради продаж (сделал, продал, пропил). Во многих городах уже есть регулярные выставки хендмейдщиков (handmade — ручная работа). Если у вас такого нет, то можно договориться с городской администрацией, другими мастерами и ежемесячно (или еженедельно) в определенном месте проводить такие выставки-ярмарки. Вход само собой бесплатный.
2. Ради показухи, то есть классическая выставка, например, как . Оплата аренды и прочих расходов с входных билетов. Эти мероприятия не из дешевых и требуют серьезной организации, поэтому проводятся 1-2 раза в год.
3. «Покажи себя сам». Это обычно не персональная выставка, а участие в большой городской, отраслевой или региональной выставке. Быстрых денег она не принесет. Ее плюс в том, что большую часть расходов оплачивает государство, но чтобы получить результат, нужно учитывать немало тонкостей, поэтому данной теме будет посвящена отдельная статья.

Организация выставки включает несколько пунктов, известных как «Правило 4 П»:

1. Планирование выставки.
2. Привлечение посетителей.
3. Персонал.
4. Получение и анализ результатов.

Планирование выставки

Чтобы правильно организовать выставку и в конечном итоге получить максимальный результат, сначала нужно решить: с какими целями мы ее организуем? Список может быть примерно таким:

• Поиск клиентов – вам же нужны новые заказчики?
• Поиск партнеров – оптовые покупатели, поставщики сырья, рекламные компании и пр.
• Поиск наемных работников – вы же намерены расширить свой бизнес?
• Поиск единомышленников – людей, с которыми у вас есть общие интересы, которых волнуют те же проблемы.
• Формирование положительного имиджа фирмы.
• Реклама бренда – вы успели его придумать?
• Окупить расходы на организацию мероприятия и получить прибыль.

Организация выставки

Организаторы . В первую очередь нужно решить вопрос с организаторами выставки. Вы будете заниматься с этим в одиночку, привлечете городские или районные власти или найдете партнеров? Сразу оговорите, кто чем будет заниматься, а также финансовые вопросы, и если это не ваши родственники, то заключите письменный договор.

Помещение . Второй вопрос, это поиски места. Они зависят от размеров планируемой выставки, ее направления и даже времени года, ведь летом многое можно делать просто под открытым небом.

Сейчас большинство музеев организует различные временные выставки, поэтому если вы занимаетесь или народными промыслами, то можно договориться с ними. Вполне приличную экспозицию можно организовать в холле гостиницы, в доме культуры или в новом торговом центре, где еще не все площади сданы в аренду. В общем-то, сейчас в любом городе достаточно свободных помещений, которые снимают, то под распродажи обуви, то под ярмарки меховых изделий.

Исполнители . Кто-то должен будет привести помещение в порядок, установить (а потом разобрать) стенды, разложить экспозицию и поддерживать ее в течение всей выставки. В больших городах этим занимаются специальные фирмы, если у вас в городе такой нет или у вас нет на это денег, то придется все делать своими силами, привлекая друзей и родственников.

Реклама . Сейчас проспекты, листовки и буклеты вам распечатает любая типография. Позаботьтесь о том, чтобы там была вся необходимая информация для тех, кто захочет найти вас после выставки. Не шикуйте, небольшой яркий листок с основной информацией – это все что вам нужно! Кроме того придется потратиться на рекламу, которая привлечет посетителей на выставку. Примерно за месяц в городских газетах и на местном телевидении должны появиться яркие объявления. На улицах также потребуется повесить афиши. Еще нужно раздавать листовки в людных местах и дать рекламу в интернете. В сети лучше всего работают статьи и сообщения на тематических страницах, опять же тематических сайтов, форумах и в соцсетях, а также рассылка и контекстная реклама.

Размещение экспозиции . Создавая экспозицию, постоянно задавайте вопрос: для кого я это делаю? Ведь, во-первых, выставка должна быть интересна для всех посетителей, то есть для людей далеких от того чем вы занимаетесь. Ведь довольные посетители – это бесплатная реклама мероприятия. Во-вторых, она должна быть такой, чтобы людям захотелось купить вашу продукцию. В-третьих, оптовики и потенциальные партнеры должны иметь возможность быстро получить всю необходимую им информацию, а вы также быстро должны получить информацию о них. Поэтому персонал нужно заранее научить, кому что говорить, какую информацию предоставлять, и какую спрашивать.

Пример интересной экспозиции

Интересный вариант заинтересовать посетителей – проведение мастер-классов. Выделите место для умельца, который на глазах у посетителей будет создавать какие-то вещи, а заодно и учить всех желающих каким-нибудь нехитрым приемам.

Не забудьте сделать стенд для детей. Не важно, что это будет, кроме вашей продукции — заводная железная дорога или клетка с попугаями, но детям должно быть интересно. Это один из хороших стимулов для посетителей рассказывать своим знакомым о вашей выставке и советовать на ней побывать.

Как заработать на выставке

1. Продажа входных билетов. Самый простой вариант, но он не сработает, если всю вашу экспозицию можно обойти за пару минут. Люди должны понимать, за что отдают свои деньги.
2. Продажа своих изделий. Позаботьтесь, чтобы к началу выставки у вас был хороший запас товара на продажу, в том числе недорогих , которые любят покупать посетители на память о том, где побывали. И, конечно, должно быть что-то забавное для детей.
3. Сдача в аренду части помещения. Если помещение для вас велико, то часть его можно сдать, самый оптимальный вариант – сетевые компании (). Эти организации нежно любят большие скопища людей, которые никуда не торопятся. Кроме того, они имеют опыт в подобной работе, поэтому их стенды и персонал будут выглядеть вполне презентабельно.
4. Если условия позволяют, можно организовать что-то вроде буфета – витрину, кофемашину и три столика.
5. Викторины, конкурсы, лотерея и пр. Вот один из вариантов, найденных мной в интернете: у стендов свободно распространяют рекламные материалы, и озвучивается SMS-викторина, по условиям которой нужно ответить на 10 платных (отправка SMS-сообщений) вопросов. В конце каждого часа между правильно ответившими разыгрываются ценные призы. Механизм следующий – 50% стоимости SMS-сообщения идет оператору, ещё 25% — контент-провайдеру, обеспечивающему обработку сообщений, и последние 25% возвращаются к организаторам викторины. Получается, что посетители не только с удовольствием разбирают проспекты, но и платят деньги за то, что внимательно их читают.

Анализ работы

После окончания выставки нужно разобрать экспозицию, подсчитать доходы и расходы, рассчитаться с персоналом, но самое главное – начать работать с той информацией, которую вы получили в ходе выставки. Это нужно сделать сразу, поэтому поручите все остальные дела помощникам, а сами принимайтесь за контакты.

Вообще получение контактов, это одна из важнейших функций выставки. Так что изначально настраивайте персонал на то, что во время работы выставки они должны получить как можно большее количество контактов. То есть их задача не только улыбаться и раздавать буклеты, но и убедить потенциальных клиентов или партнеров оставить свои координаты: телефон, емайл, визитку и пр.

После выставки нужно будет сесть и плотно поработать с каждым из них. Разошлите всем посетителям, оставившим о себе сведения, письма со словами благодарности за проявленный интерес к вашей экспозиции. Эти письма лучше приготовить заранее, еще в ходе подготовки к выставке. Затем пообещайте в течение недели связаться с посетителем. Если вы хотите, чтобы посетитель запомнил вашу фирму, нужно в течение 48 часов после закрытия выставки отправить ему письмо.

Проделав эту работу можно заняться собственно анализом результатов выставки: что получилось, а что нет, стоит ли проводить подобные мероприятия регулярно, как долго и как часто? Выслушайте персонал, партнеров и просто посетителей. Спросите их, как организовать выставку в следующий раз. Это поможет в будущем все сделать гораздо лучше. Кто знает, возможно, ваша выставка станет традиционной и превратится в одно из самых значимых ежегодных событий вашего города.

по адресу: 34б200, Ростовская область, сл. Кашары, ул. Красноармейская, № l-б и № 3.

1. Наименование организатора ярмарки: Потребительский кооператив «Кашарское районное потребительское общество»

Режим работы ярмарки: с 06-00 до 14-00;

Вид ярмарки: выходного дня;

Тип ярмарки: универсальная;

Место проведения ярмарки: сл. Кашары, ул. Красноармейская, № 1б и № 3.;

1.2. Порядок организации ярмарки:

План мероприятий по организации ярмарки для продажи товаров (выполнения, работ, оказания услуг) и порядок организации на ней разработан в соответствии с Федеральным законом от 28 декабря 2009 года № 381-ФЗ "Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации", и Постановлением «Об утверждении Порядка организации ярмарок на территории Ростовской области и продажи товаров(выполнения изделии, работ, оказания услуг) на них».

Положения настоящего Плана обязательны для исполнения Организатором ярмарки, Участниками, их работниками и представителями.

Положения настоящего Плана становятся обязательными для Участников с момента выдачи разрешения на предоставление торгового места для участия в ярмарке.

1.2.1. На ярмарке осуществляется торговля продуктовой и промышленной продукцией, а также продажа ягод, сельскохозяйственной продукции сада и огорода при наличии документов, подтверждающих занятие садоводством и огородничеством, либо ведением крестьянского (фермерского) хозяйства или личного подсобного хозяйства.

1.2.2. На ярмарке запрещается торговля:

Алкогольной продукции;

Табачных изделий;

Консервированных продуктов домашнего приготовления;

Кулинарных изделий из мяса, рыбы, кондитерских изделий приготовленных в домашних условиях;

Мясных и рыбных полуфабрикатов непромышленного производства;

Детского питания;

Неупакованного продовольственного сырья и пищевых продуктов без упаковочных материалов;

Продовольственного сырья и пищевых продуктов, требующих особых условий хранения, без соответствующего торгового оборудования;

Парфюмерно-косметических товаров;

Аудио-, видеопродукции, компьютерных информационных носителей, технически сложных товаров бытового назначения;

Лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения;

Изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней;

Других товаров, реализация которых запрещена или ограничена законодательством Российской Федерации.

Размещение торговых мест на ярмарке должно обеспечивать свободный проход покупателей по территорию ярмарки, и доступ их к торговым местам, соблюдение санитарных и противопожарных

1.3. Организация деятельности ярмарки.

Организатор ярмарки разрабатывает и утверждает план мероприятий по организации ярмарки и продаже товаров на ней.

1.4. Организатор ямарки определяет следующий порядок предоставления торговых мест на ярмарке:

Передача торговых мест третьему лицу запрещается.

Торговые места на ярмарке предоставляются юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям, а также гражданам, ведущим крестьянские (фермерские) хозяйства, личные подсобные хозяйства или занимающимся садоводством, (далее - Участники ярмарки).

Организатору ярмарки запрещается создавать дискриминационные условия при распределении торговых мест.

Размер и порядок исчисления и взимания платы за предоставление торговых мест на ярмарке, а также за оказание услуг, связанных с обеспечением торговли (уборки территории, вывоз мусора, бытовых отходов, охрана территории) определяется организатором ярмарки с учетом необходимости компенсации затрат на организацию ярмарки и продажи товаров на ней:

Плата за оказание услуг, связанных с обеспечением торговли, взимается с каждого участника ярмарки за каждое торговое место в день работы ярмарки.

Плата за оказание услуг, связанных с обеспечением торговли устанавливается за одно торговое место по прейскуранту цен (Приложение № 1)

Фактом подтверждения предоставления торгового места на ярмарке является кассовый чек (или корешок расходного кассового ордера и разрешение на предоставление торгового места).

Предоставление Организатором ярмарки торгового места не влечет приобретение пользователем прав собственности или аренды на соответствующий земельный участок.

1.5. 0существленце деятельности по продаже товаров на ярмарке.

При осуществлении деятельности по продаже товаров на ярмарке участники ярмарки обязаны:

Соблюдать требования в области обеспечения санитарно- эпидемиологического благополучия населения, охраны окружающей среды, пожарной безопасности, ветеринарии, защиты прав потребителей, требования, предъявляемые к продаже отдельных видов товаров, и иные требования, предусмотренные действующим законодательством.

В случаях, установленных законодательством Российской Федерации, иметь в наличии документы, подтверждающие соответствие товаров установленным действующим законодательством требованиям (сертификат или декларацию о соответствии либо их копии, заверенные в установленном порядке), Товарно-сопроводительные документы, ветеринарные сопроводительные документы.

В случае реализации пищевых продуктов иметь на рабочем месте личную медицинскую книжку продавца установленного образца с полными данными медицинских обследований.

Хранить документы на продукцию в течение всего времени работы ярмарки и предъявлять их по первому требованию контролирующих органов.

Соблюдать правила личной гигиены.

В случаях, установленных законодательством Российской Федерации) иметь в наличии разрешение на осуществление иностранным гражданином на территории Российской Федерации трудовой деятельности.

Иметь в наличии иные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Не загромождать подходы к торговому месту, производить уборку мусора в специально отведенные для этой цели контейнеры, расположенные на территории ярмарки.

Осуществлять торговую деятельность только в пределах предоставленного торгового места. Размещение дополнительного торгового оборудования, выходящего за пределы торгового места, осуществляется только по согласованию с Организатором ярмарки.

В случае, если продажа товаров на ярмарке осуществляется с использованием средств измерений (весов, гирь, мерных емкостей, метров и других), продавцами на торговом месте должны быть установлены измерительные приборы, соответствующие метрологическим правилам и нормам. Измерительные приборы должны быть установлены таким образом, чтобы в наглядной и доступной форме обеспечивать процессы взвешивания товаров, отмеривания товаров, определения их стоимости, а также их отпуска.

1.6. Организатор ярмарки обязан:

Оборудовать доступное для обозрения место, на котором размещается информация об организаторе ярмарки с указанием его наименования местонахождения, контактных телефонов, режима работы ярмарки.

В соответствии с требованиями санитарных правил организовать уборку территории и вывоз мусора.

Обеспечить, в рамках своей компетенции, выполнение участниками ярмарки требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения, охраны окружающей среды, пожарной безопасности, ветеринарии, защиты прав потребителей.

Организатор ярмарки в процессе осуществления торговли вправе:

Прервать участие Участника в ярмарке и аннулировать разрешение за нарушение положений настоящего Плана.

Проверять наличие всех документов, необходимых для участия на ярмарке и осуществления торговли на ней;

Проверять соответствие ассортимента товара, торговлю которым ведет участник на ярмарке, с товаром, заявленным к торговле на ярмарке в предоставленном заявлении;

Запрашивать у участников ярмарки документы, подтверждающие происхождение товаров и соответствие товаров установленным действующим законодательством требованиям: сертификат или декларацию о соответствии либо их копии, заверенные в установленном порядке, товарно-сопроводительные документы, заключения лаборатории ветеринарно-санитарной экспертизы и иные документы, предусмотренные действующим законодательством;

Составить акт в случае нарушения настоящего Плана мероприятий участниками ярмарки.

1.7. Ответственность за нарушение Плана мероприятий.

Контроль за соблюдением требований, установленных настоящим Планом, осуществляется уполномоченными органами государственной власти и организатором ярмарки в пределах их компетенции в соответствии с действующим законодательством. Нарушение требований Плана мероприятий участниками ярмарки является основанием для аннулирования разрешения и лишения торгового места.

Процесс организации выставки или ярмарки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, а также в некоторых случаях дипломатических мероприятий. Для организация крупной выставки или ярмарки требуется довольно продолжительное время - один-два года.

При проведении выставок и ярмарок можно выделить пять этапов:

Подготовка к выставке;

Доставка экспонатов и размещение их на стенде;

Проведение выставки;

Демонтаж стенда и вывоз экспонатов;

Анализ полученных результатов .

На первом этапе происходит сбор и анализ информации о ранее проходивших мероприятиях подобного рода. На основе собранных данных руководством принимается решение и разрабатывается план-график участия в выставках. После утверждения соответствующих смет проводятся работы по проектированию стендов, дизайну и подбору соответствующих материалов. На основе предложенных макетов изготавливаются стенды, сопутствующее оборудование и упаковка.

На втором этапе идет работа непосредственно по устройству стенда.

Стенд - это единый комплекс площади (), которую организатор ярмарки или выставки предоставляет в аренду заинтересованному участнику. Стенд должен быть таким, чтобы сразу были очевидны цели участия экспоната в мероприятии. Обязательно стенд должен отражать имидж предприятия, быть единой конструкцией и отпечатываться в памяти посетителей. Следовательно, стенд должен выделить предприятие, привлекать, не будучи вызывающим, пробуждать интерес, «вести» к себе .

Стенд выполняет функции:

Источника получения информации;

Торгового агента;

Аренды конкурентного соперничества в области технико-экономических достижений;

Носителя фирменного стиля предприятия.

Невыгодное размещение стенда может разрушить все усилия, которые фирма затратила для участия в ярмарке или выставке. Предпочтения по выбору места размещения стенда связаны с направлением естественного потока посетителей от входа в зал к выходу, поэтому каждый участник должен стремиться расположить стенд:

В углах;

Напротив или справа от главного входа;

Вблизи помещений, отведенных для проведения различных мероприятий;

На центральных внутренних проходах.

Стенд не следует размещать:

В дальней части зала;

Лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия;

Вдали от выходов и центральных проходов;

Позади больших колонн и лестниц .

Существуют различные типы стендов. Наиболее распространенные представлены в таблице 3 .

Таблица 3 - Типы стендов

Экспонаты - это продукция, которая демонстрируется на выставке или ярмарке согласно с условиями участия .

В ходе подготовки к участию в выставке следует выяснить ряд вопросов:

Что должно экспонироваться;

Какое количество экспонатов необходимо представить;

Какие экспонаты должны экспонироваться обязательно;

На какой стадии жизненного цикла находятся товары, которые представляются в выставке;

Что в них нового, соответствуют ли они предпочтениям посетителей;

На третьем этапе - проведение выставки - непосредственно выбранный руководителем персонал контролирует, координирует, организует работу стенда. Количество стендистов должно быть достаточным для нормальной работы. Как правило, на стенд длиной два метра требуется два стендиста, на каждые дополнительные три метра - еще один. Важную роль играет правильный подбор персонала, который проводится по следующим категориям:

Рабочие качества (способности, трудолюбие, продуктивность, коммуникабельность);

Поведение в коллективе (солидарность, объективность, дружелюбие);

Творческий подход (способность освоения новых методов, новые предложения).

На данном этапе проведения выставки или ярмарки руководство и персонал совершают ошибки, которые представлены ниже:

Не назначен сотрудник, который отвечает за полноту и наличие информационных и рекламных материалов;

Не уделяется должное внимание выбору стенда;

Перечень и содержание информационных материалов для выставки утверждаются накануне выставки;

Отсутствует планирование ассортимента выставочных образцов, а также продвигаемых продуктов;

Не проводятся инструктаж и расстановка менеджеров, работающих на стенде.

На данном этапе идет непосредственное взаимодействие участников выставки, которое представлено на рисунке 2.

Рисунок 2 - Коммуникационное взаимодействие участников выставки

Из данного рисунка видно, что каждый из участников преследует свои определенные цели и задачи, а также пытается их осуществить различными способами .

На заключительных этапах выставки проходит демонтаж стенда и архивация материалов, полученных на выставке. Для оценки выставки или ярмарки руководство обязывает сотрудников написать отчет о работе, в котором они должны отметить, что их привлекло или, напротив, не понравилось в работе выставки. По окончании выставки составляется финальный обзор (аналитический документ в табличном виде), в котором подробно указывается количество посетителей и заполненных анкет. Также проводится разбор ошибок, которые были допущены при планировании стенда и составляется записка, отражающая проблемы, которые возникли при подготовке, как они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем. Таким образом можно выявить все плюсы и минусы, а также понять свои слабые места .

Таким образом, можно сделать вывод о том, что ярмарки и выставки являются эффективным средством престижной и товарной рекламы, поскольку дают возможность показать новые товары в действии, заключить новые контракты с крупными фирмами, сформировать дилерскую сеть, проникнуть на новые зарубежные рынки и привлечь внимание средств массовой информации, а следовательно увеличить узнаваемость фирмы.