Документовед канцелярии. Должностная инструкция документоведа

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

документоведа

(примерная форма)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность документоведа.

1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.

1.3. Документовед подчиняется непосредственно _____________ организации.

1.4. На должность документоведа назначается лицо, имеющее:

Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Документовед должен знать:

Законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

Организацию архивного дела;

Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

Основы программирования;

Методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

Основы эргономики, социальной психологии, социологии;

Документообразование;

Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

Основы экономики, организации труда и управления;

Законодательство о труде;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Примечание. Функциональные обязанности документоведа определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности документоведа и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

2.1. Документовед:

2.1.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2.1.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль над состоянием делопроизводства.

2.1.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

2.1.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

2.1.5. Организует внедрение систем ведения документации.

2.1.6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.1.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.1.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

2.1.9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

2.1.10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. ПРАВА

3.1. Документовед имеет право:

3.1.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

3.1.2. Повышать свою квалификацию.

3.1.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.1.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Документовед несет ответственность:

4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.1.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.1.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.

4.1.4. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.

5. РЕЖИМ РАБОТЫ

5.1. Режим работы документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с _________ __________________________________________________________________________. (наименование, номер и дата документа)

СОГЛАСОВАНО: Юрисконсульт ____________ ___________________ (подпись) (Ф.И.О.)

"___"__________ ___ г.

С инструкцией ознакомлен: _____________ ___________________ (подпись) (Ф.И.О.)

Активное развитие предпринимательской деятельности и увеличение количества документов во всех сферах способствовало популяризации ряда профессий. Одной из них является документовед. Что входит в обязанности документоведа? Чем регламентируется его профессиональная деятельность? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Кто такой документовед?

Вакансия «документовед» присутствует обычно в крупных компаниях, где для работы с документацией нужен отдельный специалист. Документовед ведет реестр документов, сортирует их, а также выполняет ряд других задач. Он знает все о документах и о работе с ними. Близкой профессией является секретарь и архивист.

Необходимость введения данной вакансии обусловлена тем, что вся документация должна быть правильно рассортирована и перемещена в архив. Именно в этом заключаются главные должностные обязанности документоведа в организации. Без налаженной системы документооборота возникнет хаос и беспорядок в бумагах.

Переход организации на электронный документооборот значительно упрощает работу специалиста. Профессиональную деятельность документоведа не стоит считать скучной и заурядной, так как в некоторых случаях он является единственным человеком, посвященным во все деловые тайны компании.

Где может работать документовед:

в министерствах и ведомствах,
в государственных и местных органах власти,
в административных службах,
в ведомственных архивах,
в органах ведомственного управлении,
в коммерческих структурах,
в организациях, занимающихся разработкой информационных систем и др.

Работа документоведа связана с большой ответственностью. Карьерный рост будет зависеть от места работы. В крупных компаниях документовед может дослужиться до должности управляющего делами, в небольших фирмах – до помощника руководителя.

Требования к документоведу

Документовед, должностные обязанности которого включают работу с важной документацией, должен обладать следующими качествами:

ответственность;
внимательность;
аккуратность;
скрупулезность;
усидчивость;
грамотность;
хорошая память;
самоорганизованность;
дисциплинированность;
коммуникационные навыки.

Кроме того, документовед должен:

иметь среднее или высшее образование по специальности «Документоведение» или смежным специальностям;
уметь работать с ПК;
знать архивное дело;
знать порядок оформления, классификации и хранения документов;
иметь опыт работы с документацией.

Какими нормативными актами регламентируется деятельность документоведа

Обязанности документоведа прежде всего регламентируются должностной инструкцией. Также требования к специалистам устанавливают иные нормативные документы:

Единый квалификационный справочник должностей (утв. постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787) ;
Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (о делопроизводстве в органах федеральной власти);
указы и распоряжения Президента и Правительства РФ;
законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
отраслевые документы - правовые акты министерств, комитетов и прочих ведомств;
государственные стандарты на документацию и пр.

Какие обязанности выполняет документовед в организации?

Должностная инструкция документоведа определяет его функциональные обязанности. К ним относятся:

ведение документации;
упорядочение и проверка документов;
внедрение систем ведения документации;
ведение реестра документов;
оптимизация документопотока;
обеспечение сохранности документации;
отбор документов для передачи на архивное хранение;
подготовка и представление материалов к совещаниям‚ встречам и т.п.;
копирование и сканирование документов;
регистрация входящей документации и др.

Особенности работы специалиста в школах и детских садах

Чем отличаются обязанности документоведа в школе или ином образовательном учреждении от его работы в иных отраслях? Образовательные учреждения имеют ограниченный штат работников, поэтому одному лицу приходится совмещать сразу несколько профессий: документоведа, секретаря, кадрового работника, делопроизводителя. В обязанности документоведа в детском саду или школе помимо вышеперечисленных функций нередко входит:

составление трудовых договоров с рабочим персоналом и оформление личных дел сотрудников;
подготовка проектов распорядительных документов по движению персонала;
организация и ведение делопроизводства и т.п.

Соискатель работы на должность «Документовед» кроме высшего образования должен иметь опыт работы с документами. Для получения необходимого опыта можно поработать помощником секретаря, юриста или иного специалиста. Ряд высших учебных заведений России проводят обучение по специальности «Документоведение». Заработная плата специалиста в среднем по стране составляет 20-30 тыс. руб., но может быть как выше, так и ниже этого показателя (в зависимости от отраслевой принадлежности организации и прочих факторов).

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

документоведа,

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность документоведа, подразделения «Оперативные технологии» (далее - Документовед,) НП «Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников» (далее Учреждение).

1.2. На должность документоведа, назначается лицо, удовлетворяющее следующим требованиям к образованию и обучению:

Дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;

Высшее образование - бакалавриат;

1.3. Документовед, должен знать:

Методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией, архивного дела;

Критерии определения ценности документов для их отбора на дальнейшее хранение или уничтожение;

Правила систематизации и классификации документов;

Методика разработки и ведения номенклатуры дел организации, в том числе в системе ее электронного документооборота;

Особенности хранения электронных документов;

Порядок и содержание процедур организации оперативного хранения документов и их подготовки к передаче в архив организации;

Законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области работы с документацией и информацией, архивного дела;

Методики ведения срокового контроля и контроля по существу решаемого вопроса;

Порядок определения сроков исполнения документов в организации;

Технологические этапы работы с различными категориями документов организации;

Нормативные правовые акты Российской Федерации, устанавливающие типовые сроки исполнения документов;

Порядок исполнения документов в организации;

Условия снятия документа с контроля в организации;

Порядок внесения резолюций руководителя организации в регистрационную форму в традиционном и автоматизированном режимах;

Правила составления и оформления отчетов, обзоров, аналитических справок;

Способы получения информации из различных источников;

Порядок доступа к различным категориям информации в организации;

Особенности функционирования справочно-информационных и информационно-поисковых систем организации;

Технология работы с документами и информацией ограниченного доступа;

Правила и порядок формирования баз данных организации;

Формы представления информации и их особенности;

Законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информационных технологий, используемых в документационном обеспечении управления;

Функциональные особенности различных систем электронного документооборота, используемых в сфере документационного обеспечения управления;

Методы исследования, анализа, проектирования и развития системы документационного обеспечения управления;

Действующие международные и национальные стандарты в области управления документацией;

Правила организации делопроизводственных процессов;

Рынок программных продуктов по автоматизации документационного обеспечения управления;

Критерии оценки качества создаваемой документации;

Порядок функционирования информационных систем документационного обеспечения управления;

Структура организации и порядок распределения полномочий в области создания документов между ее структурными подразделениями и должностными лицами;

Правила составления различных видов управленческих документов;

Правила составления текстов документов организации;

Видовой состав управленческих документов организации;

Принципы и методы упорядочения состава документов и информационных показателей организации;

Общие требования к оформлению организационно-распорядительной документации;

Методические документы и национальные стандарты в сфере документирования;

Требования охраны труда;

Распределение функций и вопросов деятельности между структурными подразделениями организации;

Методические документы и национальные стандарты в сфере документационного обеспечения управления;

Правила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих порядок работы с документами в организации;

Законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере документационного обеспечения управления;

Правила и порядок составления и оформления локальных нормативных актов организации, регулирующих работу ее подразделения по документационному обеспечению управления;

Методы регламентации делопроизводственных процессов;

Методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией в организации;

Правила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актами;

Состав локальных нормативных актов организации;

Функциональные особенности системы электронного документооборота организации;

Распределение функций и вопросов деятельности между руководством и структурными подразделениями организации;

Порядок и содержание процедур по работе с документами организации;

1.4. Документовед, должен уметь:

Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел организации;

Систематизировать документы, формировать дела в соответствии с номенклатурой дел организации;

Проводить экспертизу ценности документов организации, определять сроки их хранения;

Подготавливать описи документов, передаваемых в архив организации;

Осуществлять методическое руководство организацией хранения документов в структурных подразделениях организации, оказывать им практическую помощь;

Обеспечивать защиту документов организации от несанкционированного доступа или уничтожения;

Контролировать формирование, хранение и передачу дел в архив организации;

Осуществлять поиск документов в процессе их текущего хранения в организации;

Настраивать параметры разделов номенклатуры в системе электронного документооборота организации;

Определять или устанавливать сроки исполнения документов;

Разрабатывать перечни документов организации с типовыми сроками их исполнения;

Вносить данные о сроках и специфике исполнения документов в контрольные картотеки и автоматизированные системы контроля организации;

Обобщать и анализировать информацию о ходе и результатах исполнения документов в организации;

Осуществлять постановку на контроль, снятие с контроля документов и поручений руководства;

Оформлять информацию в наглядном систематизированном виде в соответствии с предъявляемыми требованиями к форме представления информации;

Работать с электронными базами данных и системами электронного документооборота организации;

Структурировать информацию, выделять необходимую для работы службы документационного обеспечения управления организации;

Подбирать, систематизировать и классифицировать документы по определенным критериям;

Работать с источниками информации, выявлять критерии ее оценки и отбора в соответствии с заданиями руководства организации;

Работать в системе электронного документооборота организации;

Выявлять приоритетные направления автоматизации документационного обеспечения управления в организации;

Представлять результаты анализа делопроизводственных процессов организации в графическом виде;

Проводить анализ и оценку возможностей систем электронного документооборота, разработанных для организаций;

Определять эффективность мероприятий по автоматизации документационного обеспечения управления в организации;

Применять методологию организационного проектирования при анализе системы документационного обеспечения управления в организации;

Применять конкретные виды документов для реализации функций управления в организации;

Использовать организационные и технические средства для перевода в электронный вид документов и документированной информации организации;

Разрабатывать требования к информации, включаемой в документы организации;

Проводить унификацию форм документов, применяемых в управленческой деятельности организации;

Работать с шаблонами документов в информационной системе организации;

Использовать организационную офисную технику в рамках своей профессиональной деятельности;

Совершенствовать систему документирования управленческой деятельности организации;

Разрабатывать стандарты документирования управленческой деятельности организации;

Формулировать предложения по совершенствованию локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению управления и обосновывать их перед руководством своего подразделения;

Проводить классификацию информации в соответствии с задачами документационного обеспечения управления организации;

Актуализировать локальные нормативные акты организации по документационному обеспечению ее управления;

Вести консультационную деятельность по вопросам, связанным с организационно-распорядительной документацией организации;

Оказывать методическую поддержку и помощь работникам организации по вопросам документационного обеспечения управления организацией;

Анализировать локальные нормативные акты по документационному обеспечению управления организации;

Подготавливать проекты локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления организации;

Контролировать выполнение процедур движения и обработки документов, используемых в документационном обеспечении управления организации;

Выполнять работу с документами в рамках процедур, установленных в организации;

Создавать и использовать метаданные документов в процессе их движения и обработки в организации;

Создавать базы данных по организационно-распорядительным документам организации и осуществлять контроль их ведения;

Регистрировать документы организации ограниченного доступа;

Выделять документы организации, не требующие регистрации;

Создавать систему индексации документов организации и использовать ее в информационно-справочных целях;

Организовывать взаимодействие подразделений организации в процессе разработки и исполнения различных видов ее документов;

Вести учет и анализ объема документооборота организации;

1.5. Документовед, назначается на должность и освобождается от должности приказом директора Учреждения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.6. Документовед, подчиняется директору Учреждения и начальнику подразделения «Оперативные технологии»

2. Трудовые функции

2.1. Организация оперативного хранения документов в организации и передачи дел для последующего хранения.

2.2. Осуществление контроля процесса и сроков исполнения документов в организации.

2.3. Осуществление информационно-справочной работы с документами организации.

2.4. Осуществление работ по проектированию и внедрению системы электронного документооборота в сфере документационного управления организации.

2.5. Организация документирования управленческой деятельности в организации.

2.6. Разработка и внедрение локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления организацией.

2.7. Организация документооборота в организации.

3. Должностные обязанности

3.1. Подготовка документов для передачи в архив или на уничтожение.

3.2. Формирование дел и организация их оперативного хранения в подразделении документационного обеспечения управления.

3.3. Проведение экспертизы ценности документов в составе экспертной комиссии организации.

3.4. Контроль выдачи в оперативное пользование документов организации и их возврата.

3.5. Обеспечение сохранности созданных в организации организационно-распорядительных документов на различных носителях.

3.6. Составление и ведение номенклатуры дел организации.

3.7. Контроль создания и ведения справочно-поисковых средств по документам, хранящимся в подразделениях организации (номенклатура дел, описи).

3.8. Контроль формирования документов в дела и организация их хранения в подразделениях организации.

3.9. Ведение контрольных записей об операциях, произведенных с документами в организации.

3.10. Информирование руководства и подготовка аналитических справок о состоянии исполнительской дисциплины в организации.

3.11. Корректировка сроков исполнения документов в организации.

3.12. Снятие документов и поручений руководства организации с контроля.

3.13. Контроль этапов выполнения решений или операций, зафиксированных в документах.

3.14. Организация исполнения документа организации несколькими исполнителями, установка очередности их исполнения.

3.15. Постановка документов и поручений руководства организации на контроль.

3.16. Мониторинг хода исполнения и статуса документа в процессе работы с ним в организации.

3.17. Формирование требований к информационно-поисковым системам документов организации, используемым в документационном обеспечении управления.

3.18. Разработка форм представления информации по запросу руководства организации.

3.19. Поиск и предоставление информации по документационному обеспечению управления по запросам работников организации.

3.20. Обеспечение доступа к документам и информации организации.

3.21. Подготовка отчетов и аналитических справок руководству по вопросам документационного обеспечения управления.

3.22. Формирование и ведение баз данных об организационно-распорядительных документах организации.

3.23. Формирование требований к разграничению уровней доступа работников организации к документам и информации в соответствии с выполняемыми ими функциями.

3.24. Методическое сопровождение процессов внедрения и эксплуатации системы электронного документооборота в организации.

3.25. Осуществление тестирования работы системы электронного документооборота и определение задач по ее адаптации к специфике документационного обеспечения управления в организации.

3.26. Подготовка блок-схем, описывающих делопроизводственные процессы и процедуры, принятые в организации.

3.27. Проведение анализа действующей системы документационного обеспечения управления организации для определения задач по ее автоматизации.

3.28. Внесение предложений по критериям для выбора системы электронного документооборота для организации.

3.29. Выполнение поручений руководителя при подготовке технического задания на внедрение системы электронного документооборота в организации в рамках своих компетенций.

3.30. Разработка унифицированных форм документов, используемых в документационном обеспечении управления организации.

3.31. Разработка проектов табеля и альбома унифицированных форм документов, используемых в документационном обеспечении управления организации.

3.32. Организация работы по переводу в электронный вид документов и документированной информации, создаваемой в организации.

3.33. Контроль соблюдения требований по подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления в организации.

3.34. Подготовка предложений по технологии разработки проектов документов и ее закрепление в локальных нормативных актах организации.

3.35. Создание шаблонов документов для размещения в системах электронного документооборота организации.

3.36. Оптимизация состава документов организации в соответствии с ее деловыми процессами.

3.37. Ознакомление работников организации с ее локальными нормативными актами и методическими документами по документационному обеспечению управления.

3.38. Представление актуализированных проектов локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению управления на согласование руководству подразделения документационного обеспечения управления.

3.39. Проведение анализа локальной нормативной базы организации для определения ее соответствия действующим нормативным правовым актам Российской Федерации по документационному обеспечению управления.

3.40. Подготовка проектов локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению управления.

3.41. Совершенствование системы индексации документов организации.

3.42. Консультирование работников организации по вопросам документационного обеспечения управления, закрепленным в ее локальных нормативных актах.

3.43. Подготовка предложений по формированию параметров работы систем электронного документооборота организации.

3.44. Проверка подлинности электронных документов, поступивших в организацию.

3.45. Разработка технологии работы с документами и информацией в организации.

3.46. Выполнение операций по предварительному рассмотрению и регистрации документов организации.

3.47. Разработка предложений по порядку согласования и удостоверения документов в организации.

3.48. Проведение анализа информационных и документационных потоков в организации.

3.49. Подготовка предложений по формированию маршрутов и подготовка маршрутных карт движения документов в организации.

3.50. Ведение регистрационных и учетных форм документов организации.

3.51. Организация передачи документов между уровнями управления, руководством, исполнителями в организации.

4. Права

Документовед, имеет право:

4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а так же материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности документоведа, .

4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию документоведа, .

4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

5. Ответственность

Документовед, несет ответственность за:

5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

5.2. Невыполнение распоряжений и поручений директора Учреждения.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.

5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

За вышеперечисленные нарушения документовед, может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по управлению документацией организации» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10 мая 2017 г. № 416н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Документоведа.

1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

1.3. Документовед подчиняется непосредственно __________________.

1.4. На должность Документоведа назначается лицо, имеющее:

Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Документовед должен знать:

Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

Организацию архивного дела;

Основы программирования;

Методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

Основы эргономики, социальной психологии, социологии;

Документообразование;

Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

Основы экономики, организации труда и управления;

Законодательство о труде;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия Документоведа его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Функциональные обязанности Документоведа определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Документоведа и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

2.2. Документовед:

2.2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2.2.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

2.2.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

2.2.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

2.2.5. Организует внедрение систем ведения документации.

2.2.6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.2.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.2.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

2.2.9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

2.2.10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. ПРАВА

3.1. Документовед имеет право:

3.1.1. Вносить предложения по улучшению организации документооборота предприятия, его рационализации с соблюдением установленных стандартов.

3.1.2. Требовать от служб предприятия и работников, осуществляющих подготовку документации, соблюдения установленных стандартов и требований.

3.1.3. Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Документовед несет ответственность за:

4.1.1. Невыполнение своих функциональных обязанностей.

4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия, поручений и заданий начальника отдела.

4.1.4. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

5.2. В связи с производственной необходимостью Документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Другие инструкции в разделе:
-

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции документоведа, образец 2019/2020 года. Должностная инструкция документоведа должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

В должностной инструкции документоведа должны быть отражены следующие пукнты:

Должностные обязанности документоведа

1) Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

Документовед должен знать

2) Документовед при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

3) Требования к квалификации .

Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Документовед относится к категории специалистов.

2. Документоведом принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

3. Документовед принимается на должность и освобождается от должности ____ (директором, руководителем) организации по представлению ____ (должность)

4. Документовед должен знать:

законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
организацию архивного дела;
нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
основы программирования;
методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
основы эргономики, социальной психологии, социологии;
документообразование;
отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
основы экономики, организации труда и управления;
законодательство о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.

5. В своей деятельности документовед руководствуется:

законодательством Российской Федерации,
Уставом (положением) организации,
приказами и распоряжениями ___ (генерального директора, директора, руководителя) организации,
настоящей должностной инструкцией,
Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Документовед подчиняется непосредственно: ___ (должность)

7. На время отсутствия документоведа (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное ___ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности документоведа

Документовед:

1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

5. Организует внедрение систем ведения документации.

6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. Права документоведа

Документовед имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность документоведа

Документовед несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция документоведа - образец 2019/2020 года. Должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.