Ученики пишут отчет проделанных. Как правильно написать отчет о проделанной работе? Поля, отступы и страницы

Главное предназначение отчета о проделанной работе - письменная фиксация итога конкретных действий. Образец, шаблон, пример можно скачать бесплатно.

Отчет о проделанной работе - абстрактное понятие. Этот документ, сопровождающий какое-либо деяние субъекта правоотношений, имеет свободную форму исполнения. Главное предназначение рассматриваемого акта - письменная фиксация конкретных действий. На странице имеется пример, шаблон и образец отчета о проделанной работе . По специальной прямой ссылке можно бесплатно скачать нужный текст. Простейший формат позволит изменить некоторые тезисы бумаги в текстовом редакторе word, и применить бланк в собственной практике.

Отчет о проделанной работе будет необходим разным профессиям и специальностям: воспитателю детского сада, председателю ТСЖ, медсестре и иным профессиям. Поскольку обсуждаемый пакт имеет цель подведения каких-либо итогов, его написание требует от автора особенного внимания. Составляя отчет о проделанной работе, нужно максимально исключить грамматические и пунктуационные ошибки в тексте. Содержание необходимо проверить несколько раз и только после этого придавать публичности и огласке.

Обязательные пункты отчета о проделанной работе

• Утверждение директором, вверху справа;
• Название итогового регламента;
• Период за который предоставляются сведения, ФИО подотчетного лица;
• Затем в виде таблицы или пунктов вносятся показатели функционирования;
• В конце подводятся итоги, ставится подпись лица и расшифровка.

Практика – важнейшее звено этап подготовки студента. Это способ изнутри ознакомиться с производственным процессом, закрепить и применить получение в ходе обучения знания. Производственное обучение позволяет ближе познакомиться с особенностями функционирования предприятия, сформировать навыки практической работы, которые во многом отличаются от теоретических познаний. Для предприятий – это шанс пополнить свои ряды молодыми, компетентными специалистами.

Как проходит производственная практика

Прохождение производственной практике обязательно как для учащихся высших, так и профессионально-технических учебных заведений.

Не стоит рассматривать ее, как очередное не интересное задание. Мероприятие может стать началом успешной карьеры , возможностью получить рабочее место сразу после окончания учебного заведения.

Это не формальность, а уникальная возможность сориентироваться в профессии, оценить свои возможности еще на этапе окончания учебы. Поэтому из практических мероприятий нужно постараться извлечь максимальную пользу и показать себя с наилучшей стороны.

Прохождение производственной практики на предприятии предоставляет дипломнику следующие возможности:

Обычно учащиеся направляются для прохождения практики в организации, с которыми у учебного заведения существует договоренность. Основные виды деятельности компании должны соответствовать специализации студента.

Учащимся не запрещено самостоятельно выбирать базу, для осуществления практической деятельности . При согласии руководителя предприятия необходимо заручится одобрением со стороны учебного заведения.

Все организационные моменты по практике лежат на администрации ВУЗа. Кафедра должна разработать методические пособия и план ее прохождения.

На учащегося, в момент получения практического опыта, возлагаются следующие обязанности:

1. Иметь при себе дневник и все сопроводительные материалы.
2. Четко следовать всем указаниям закрепленного наставника.
3. Ознакомится с внутренними инструкциями предприятия по охране труда и внутреннему распорядку. Строго их соблюдать.
4. Следовать установленному на предприятии рабочему графику, выполнять возложенные на него обязанности и отвечать за их качественное исполнение.
5. Отчитываться о проделанной работе.

Практикант следует индивидуальному плану с учетом особенностей каждой специальности . За период практической деятельности программа должна быть полностью выполнена. Все действия отражаются в дневнике и отчете , который необходимо защитить у руководителя. Полученные навыки оцениваются, о чем ставиться отметка в зачетной книжке.

С чего начать написание отчета

В независимости от вида практики, ее окончание закрепляется отчетом . Этот документ отражает профессиональную подготовку будущего специалиста, его деловые качества, приобретенные знания.

Качественное выполнение задания очень важно для учащегося, так как место практики подбирается в соответствии с будующей профессией. То есть студент помещается в атмосферу, соответствующую его специальности.

Отношение учащегося к поставленным задачам, его ответственность и хватка, указывают на то, как он будет себя вести при дальнейшем трудоустройстве.

Прежде чем приступать к написанию отчета, необходимо изучить все документы, касающиеся деятельности организации, нормативные акты, структуру компании . Учащийся описывает свою деятельность, не только пользуясь должностными инструкциями, а непосредственно исходя из рабочего процесса.

Молодой, качественно обученный специалист, может внести рекомендации в рабочий процесс. О своих достижениях и взглядах на работу предприятия нужно обязательно написать в отчете .

Вся информация излагается в соответствии с установленными стандартами оформления отчета. Поэтому написания документа начинается с изучения методического пособия, полученного в учебном заведении.

Методичка – это пошаговая инструкция, помогающая студенту структурно составить документ.

Выдается пособие на кафедре. Оно содержит всю информацию о целях практики и правилах оформления отчета.

На основании методички составляется план мероприятия, именно с него и начинается написание документа. Пункты плана – это цели практики. Основываясь на них, студент отбирает ключевую информацию о предприятии, анализирует рабочий процесс и вносит свои рекомендации.

Невозможно написать грамотный отчет без реального включения в рабочую деятельность. Поэтому начинать нужно с практической части, тогда написание документа не составит ни какой сложности.

Любой непонятный вопрос можно выяснить непосредственно у наставника или других сотрудников организации. За любыми разъяснениями можно обратиться к кураторам. Это закрепленный наставник на месте практики и непосредственный руководитель от учебного заведения.

Не стоит пытаться изменить структуру отчета. Она общепринята и не усложняет, а облегчает написание документа.

Структура документа

Следуя методическим указаниям, студент обязан ежедневно вести дневник. В нем отражаются ежедневные действия учащегося:

• по сбору информации;
• деятельности на рабочем месте;
• о типе выполняемой работы;
• о достижениях, полученном опыте.

Наставник от организации должен завизировать дневник после окончания прохождения производственной практики. Если это предусмотрено программой, руководитель может давать студенту практические задания и по результатам их выполнения выставлять в дневнике оценки и свои замечания.

Дневник – это неотъемлемая часть отчета по практике. Без него задание не принимается на проверку.

Структура документа формируется исходя из методического пособия.

Для высших учебных заведений не запрещена разработка индивидуальной программы отчета по практике. Если ВУЗ использует общепринятую систему, то структура отчета по производственной практике выглядит следующим образом:

1. Титульный лист.
2. Содержание.
3. Введение.
4. Основная часть.
5. Заключение.
6. Приложения.

В зависимости от вида практики могут наблюдаться незначительные различия в структуре.

Каждое учебное заведение имеет стандартное оформление титульного листа. В него в определенном порядке вноситься следующая обязательная информация:

• наименование вуза;
• кафедра, специальность, курс, группа и тому подобное;
• тема отчета и его вид;
• ссылка на руководителя практики;
• фамилия, имя отчество студента;
• место расположения учебного заведения;
• год сдачи документа.

Изменение названий пунктов плана или перенос их на другие страницы не соответствующие содержанию, запрещен.

Введение формируется из методического пособия. В нем излагаются практические цели и задачи, которые должен был выполнить студент. Описывается место осуществления практической деятельности.

Основная часть содержит два подраздела:

• теоретический;
• практический.

Практическая часть начинается с описания технико-экономических показателей предприятия, на котором находился учащийся. Описывается его структура, нормативная документация. Далее следует раздел с расчетами, описанием выполняемых вузовцем функциональных задач.

Заключение – самый важный раздел отчета. В нем учащийся может сделать выводы о проделанной работе, подвести итоговый анализ деятельности организации , описать свои достижения на месте и внести рекомендации для улучшения работы организации в целом или на отдельном участке.

Приложение. Это завершающий раздел документа. При написании основного текста, учащийся мог ссылаться на различные приложения. Они оформляются списком. Начальное по порядку то, на которое идет первая ссылка.

Полноценный отчет по практике должен содержать следующие документы:

1. Направление на практику (Это документ выдается вузов и заверяется подписью и печатью организации, принявшей студента на практику).
2. Дневник прохождения практики. (Без подписи и печати предприятия считается недействительным).
3. Договор на прохождение производственной практики.
4. План производственной практики (четко разбивается по дням и тематике).
5. Характеристика или отзыв, написанный наставником от предприятия. Обязательно заверяется подписью и печатью организации.
6. Отчет о прохождении производственной практики, оформленный в соответствии требованиями учебного заведения.

Данный перечень распространяется на все виды практики и стандартно применяется во всех учебных заведениях.

Виды практики и особенности отчетов после них

В высших учебных заведениях предусмотрено трехразовое прохождение практики. Первые задания появляются уже на первом курсе. Необходимыми для вузовца являются следующие виды практической деятельности:

1. Учебная.
2. Производственная.
3. Преддипломная.

Перед мероприятием руководитель обязан донести до студентов основные моменты обучающего процесса, объяснить смысл и сформулировать ключевые задачи. Каждый вид практики имеет свои определенные особенности и график выполнения.

Учебная

Получить опыт учебной практики студенты могут уже после первого или второго семестра обучения. Программа практических заданий разрабатывается каждым ВУЗом индивидуально. При этом учащиеся не обязательно направляются на какое-нибудь предприятие. Занятия могут проводиться на территории обучающего заведения, в его мастерских или лабораториях.

Учебная практика имеет несколько форм:

• экскурсия. Будущие специалисты посещают предприятие, наблюдают за процессом производства;
• самостоятельное ознакомление. Учащимся разрешается индивидуальное посещение организации, общение с персоналом;
• практические занятия. Могут проводиться как в учебном заведении, так и на предприятии.

Ее основная цель – выработать практический опыт и закрепить изученный теоретический материал.

Производственная

Она организуется на третьем, четвертом курсе . Основная цель задания – позволить студенту изучить особенности, выбранной им профессии на реальном рабочем месте . Там учащийся прикрепляется к наставнику, который контролирует его деятельность, помогает изучить рабочий процесс изнутри.

Вузовец должен стать помощником ведущего специалиста, например ассистентом товароведа или менеджера по персоналу.

Преддипломная

Этот вид практики предусмотрен перед защитой дипломного проекта . Он завершает этап обучения студента.

Цель – получить информацию для написания дипломного проекта, зарекомендовать себя как молодого специалиста и получить навыки трудового общения.

Между учебной и производственной практикой существуют существенные методические отличия. В первом случае студент знакомится с общим процессом, во втором – непосредственно принимает в нем участие . Следовательно, отчет по учебной практике не будет содержать практического раздела.

Разница между дипломной и производственной практикой не настолько существенна. Преддипломная практика – подведение итога, толчок в успешную профессиональную деятельность.

Защита

Когда практика завершена и полностью описана в отчете, необходимо подготовиться к его защите. Студенту, который самостоятельно готовил документ и действительно находился на практике, это сделать будет совершенно не сложно .

Ему даже не придется ничего учить или запоминать. Полученный практический опыт, сбор и обработка полученной информации надолго сохранятся в памяти . Вузовцу необходимо хорошо ориентироваться в собственном отчете, чтобы в случае необходимости посмотреть нужную информацию.

Перед защитой стоит подготовить выступление. Сформулировать грамотный доклад устное изложение, которого не займет более 15 минут . Он должен содержать ключевые моменты отчета, изложенные в деловом стиле.

Полное и конкретное изложение информации позволит свести к минимуму вопросы, задаваемые комиссией.

Часто для защиты документа требуется подготовить небольшую презентацию . Она состоит из нескольких слайдов, которые составит совершенно не сложно. Можно подготовить другую наглядную информацию. Таблицы, графики, списки и формулы в наглядном изображении помогают лучше воспринимать информацию.

Хорошо написанный отчет не является гарантий получения отличной оценки . Внешний вид, поставленная речь, интересная презентация и грамотный доклад являются залогом успешной защиты отчета.

Учебные заведения предъявляют к студентам серьезные требования. Но если к работе подойти внимательно и ответственно, изучить и выполнить все методические рекомендации, составление отчета по практике не покажется очень сложным заданием.

В данном видео наглядно о правилах оформления отчета по производственной практике.

Студенты обычно проходят практику три раза в течение всего курса обучения. Прохождение практики оканчивается написанием отчета согласно программе практики, выданной в ВУЗе. О том что должно войти в отчет расскажет эта статья.

1. Ознакомительная практика. Часто она осуществляется на первом или втором курсе, когда студент получил общие сведения о своей специальности, и теперь должен собственным опытом дополнить теоретические знания. Отчёт здесь охватывает принцип деятельности предприятия, которое посещал студент, и выводы о том, соответствуют ли стандарты его работы изученным нормам.
2. Производственная практика. Этот вид осуществляется на третьем или четвёртом курсе, когда студент не просто знакомится с работой того или иного предприятия, но становится стажёром, то есть полноправным сотрудником, который непосредственно участвует в его деятельности. Отчёт более глубоко анализирует работу фирмы, описывает действия и достижения студента, подтверждает их приложенными документами, расчётами и чертежами, выполненными им самостоятельно.
3. Преддипломная практика . Это самый важный этап, за которым следуют государственные экзамены. В отчёте надлежит рассказать о применении полученных знаний и навыков. Преддипломная практика становится частью дипломной работы.

Порядок написания отчёта

Составление отчёта – это длительный процесс, который делится на три этапа.

1. Сбор данных. Каждый день во время прохождения практики делайте пометки в блокноте или в специально созданном документе MS Word. Записывайте запомнившиеся моменты, делитесь наблюдениями, фиксируйте слова ваших наставников.
2. Анализ собранной информации. По завершении практики просмотрите записи и отсейте менее важное. Разделите обрывки данных по пунктам отчёта, чтобы не упустить ни одну значительную мысль.
3. Непосредственное составление отчёта. В зависимости от вашей занятости процесс займёт от одного до нескольких часов. Старайтесь не оставлять выполнение этой работы на потом, а перед распечаткой пробегитесь по отчёту свежим взглядом.

План отчёта

Часто вузы снабжают студентов планами и образцами отчётов, а иногда даже брошюркой, которую надо лишь заполнить. В иных случаях нужно оформлять всё самостоятельно. Стандартный отчёт состоит из следующих разделов:

Титульный лист

На обложке отчёта должны присутствовать следующие элементы:

• Полное наименование учебного заведения;
• Данные о кафедре и факультете;
• Название отчета;
• Полное имя студента, данные о его обучении (курс и группа);
• наименование предприятия, обеспечившего стажировку;
• Полное имя преподавателя, курирующего практику.

Пояснительная записка

В этом разделе вы рассказываете о том, что делали во время практики. Важно чётко и грамотно изложить свои обязанности и действия, вместив их на одну страницу. Используйте научный стиль, чтобы произвести положительное впечатление на куратора, ведь именно к пояснительной записке будет привлечено его пристальное внимание.

Образец :

Я, Старжинский Велимудр Ратиборович, студент 3-го курса отделения «Административное право» МГЮУ проходил учебно-ознакомительную практику в ООО «Косма» в должности помощника юриста.

При прохождении ознакомился со следующими материалами:

• Устав предприятия;
• История развития компании;
• Характер её деятельности;
• Должностная инструкция юриста;
• Типовые формы принятых документов.

В круг моих обязанностей входили следующие действия:

• Подготовка и оформление документации;
• Ввод данных в базу;
• Интерпретация нормативно-правовых документов;
• Осуществление поиска необходимой информации.

В течение практики осуществлял сбор материалов к курсовой работе на тему: «Особенности функционирования российского семейного предприятия».

Мною были внесены следующие предложения:

• Регулярное обновление сайта компании;
• Оптимизация состава сотрудников;
• Повышение юридической грамотности на предприятии.

Характеристика

В идеале характеристика должна быть написана вашим наставником на предприятии, однако он может быть слишком занят, поэтому максимум, на что он будет способен – это поставить подпись под подготовленным вами тексте. Оценивать себя – задача не из лёгких. Здесь важно проявить объективность и достоверность, не приписывать себе несуществующие заслуги и не преувеличивать ценность своих действий. Старайтесь среди моря положительных отзывов добавить небольшой недостаток, над которым вы будете работать в дальнейшем.

Предварительно расспросите наставника и узнайте его мнение о вашей работе, чтобы он хотя бы на словах высказал свою точку зрения. Пусть это ляжет в основу вашей характеристики.

Образец:

ХАРАКТЕРИСТИКА

Дана Старжинскому Велимудру Ратиборовичу, студенту 3-го курса отделения «Административное право» МГЮУ, по прохождению ознакомительной практики в ООО «Косма» в период с 14.01.2018 по 31.05.2018.

За время прохождения практики Старжинский В.Р. выполнил следующее:

• Ознакомился с организационной структурой компании;
• Изучил все уставные документы предприятия;
• Подготовил анализ хозяйственной деятельности организации;

Выполнял должностные обязанности помощника юриста, включая следующие:

• Работа помощником юриста;
• Общение с клиентами;
• Составление отчётов;
• Поиск необходимой информации;
• Трактовка надлежащих нормативно-правовых актов.

Все поручения, переданные Старжинскому В.Р., были выполнены им своевременно, качественно и в полном объёме. Помощник юриста проявил себя как компетентный и ценный специалист, готовый как прислушиваться к рекомендациям наставника, так и вносить собственные предложения.

Оценка за практику: «Отлично».

Дата: 31.05.2018.

Руководитель практики: Стевен-Штейнгель С.Ш.

Руководитель предприятия: Смирнов В.Д.

Дневник практики

В этом разделе в табличной форме вы перечисляете свои действия, дополняя их датой и кратким описанием. Объём этого раздела: 2-3 страницы.

Образец :

В третьем столбце должен расписываться ваш наставник, чьи поручения вы выполняете. В конце дневника обязательны итоговая подпись и печать организации.

Суровая реальность такова, что у студентов-практикантов не всегда есть возможность регулярно посещать предприятие, но в дневнике должен быть расписан каждый день. Заранее обговорите частоту визитов и примерный план ваших действий. Изложите эти данные в таблице, опираясь на фантазию и стараясь сохранить достоверность. Вписывайте одно-три действия в каждую строку, распределяйте их равномерно, выбирайте разноплановые обязанности и размещайте их в логическом и хронологическом порядке.

Как в курсовой и дипломной работе, содержание вы будете делать после того, как напишите все разделы отчёта. Обязательно вставьте в документ сквозную нумерацию и оформите все заголовки и подзаголовки соответствующим стилем. Затем на страницу после титульного листа наведите курсор, нажмите на «ССЫЛКИ», на «ОГЛАВЛЕНИЕ» и, наконец, на первую строчку всплывающего меню под названием «Автособираемое оглавление». Содержание тут же появится.

Введение

В данном разделе вы отражаете главную цель своей практики и перечисляете задачи, которые должны привести вас к намеченному результату.

Образец цели: закрепление полученных теоретических знаний и их дополнение практическими навыками в действующем предприятии.

Образец задач:

Изучение уставных документов организации;

Анализ организационной структуры предприятия;

Получение навыков офисной работы.

Основная часть

Основную часть отчета нужно писать в соответствии с методическими указаниями и программой практики. В зависимости от получаемой специальности отчеты по практике пишутся по-разному. Рассмотрим пример того, как пишется основная часть отчета по практике экономической специальности.

Основная часть делится на две главы, первая из которых отображает теоретические знания о предприятии, а вторая повествует о практике, то есть о ваших действиях и полученных навыках. Главы делятся на параграфы, первая, раскрывающая организационную структуру компании, в пункте 1.1 касается её правового положения, а в пункте 1.2 описывает её хозяйственную деятельность. Вторая глава отображает ваш личный анализ этой деятельности (п. 2.1) и ваши предложения по её улучшению (п. 2.2).

При подготовке основной части опирайтесь на изученные уставные документы фирмы, беседы с сотрудниками и собственные наблюдения. Старайтесь разбавить текст графиками, диаграммами и таблицами, преподаватели особенно это ценят.

Для написания второй, практической главы, воспользуйтесь правилом SWOT, описывая преимущества предприятия (strengths), недостатки (weaknesses), потенциальные возможности (opportunities) и вероятные угрозы (threats). Такой метод анализа продемонстрирует вашу компетентность и дальновидность.

Даже если вы студент, который на ограниченное время заглянул в механизм длительной работы крупного предприятия, вы способны свежим взглядом оценить проблемы, тормозящие его развитие и уменьшающие прибыль. Подумайте, как можно устранить эти сложности. Свои мысли изложите в соответствующей подглаве. Например, вам может показаться, что компания функционировала бы гораздо быстрее, если бы интенсивнее использовала новейшие компьютерные технологии или если бы улучшилась система мотивации сотрудников.

Заключение

Как и в курсовой, и в дипломной работе, заключение – это отражение введения. В этом разделе вы оцениваете, насколько вам удалось добраться до заявленной цели. Поделитесь выводами, полученными при прохождении практики. Пусть план заключения совпадает с задачами. Например, если задача звучит как «Изучение уставных документов компании», то в заключении вы пишете: «Была изучена и проанализирована уставная документация организации».

Не забудьте отразить своё отношение к пройденной практике, оцените, насколько она оказалась для вас полезной. Например, вы можете написать, что практика предоставила вам отличную возможность приобрести полезные навыки организации офисной работы, познакомиться с правилами документооборота. Далее нужно выразить уверенность, что в дальнейшем вы обязательно сможете реализовать полученные умения в профессиональной деятельности.

Приложения

Наличие нескольких приложений станет дополнительным плюсом вашего отчёта. Вы можете дополнить его нормативными документами, добытыми при прохождении практики, включая выдержки из устава, свой трудовой договор, должностную инструкцию, образцы некоторых документов.

Оформление отчёта

Внешний вид отчёта играет не меньшую роль, чем его содержание. Как правило, преподаватели чётко раскрывают каждый нюанс, включая размер и стиль шрифта, но некоторые пункты общие для всех вузов.

Распечатанный отчёт следует прошить или сброшюровать, страницы нужно пронумеровать сквозным методом, начиная со 2-го листа.

Разделы должны быть пронумерованы, а их составные части (подразделы) имеют номера в пределах основного раздела.

Июн 25, 2018 Mariya Zhukova

На мониторе светится пустой документ Microsoft Word. В голове навязчиво болтается мысль: «Отчет должен быть готов к вечеру». Противно, правда?

А ведь мы так или иначе пишем отчеты всю жизнь. Отчитываемся на уроках в школе. Что выполнил из домашнего задания, что не выполнил, и почему. Пишем отчет по практике в институте. Придумывая, чем же это таким полезным занимался три недели.

Пишем отчет на работе. Итоги рабочего этапа, результаты проекта, отчет о выполненном задании… А сколько еще отчитываемся неформально?

Жена послала мужа на рынок за картошкой. Вот он вернулся. Картошка мелкая, стоит дорого, да еще и ходил долго. Вот теперь отчитывайся, дорогой…

А вы любите писать отчеты? Заниматься делом, которым так или иначе нам всем приходится заниматься? Причем заниматься на
протяжении всей жизни?

Я - не любил. Жутко не любил. Не понимал, зачем тратить время на столь бесполезное и противное занятие. Сейчас для меня отчеты - лакомый кусочек работы. Возможность отдохнуть от других дел и извлечь для себя множество выгод. Как такое возможно? Очень просто!

А что вообще мы любим?

Давайте задумаемся: а что мы вообще любим? Какие дела? Что нужно, чтобы мы какое-то дело любили?

Во-первых, есть дела просто приятные: развлечения. Нередко бесполезные, но нам они нравятся, потому что приносят удовольствие сами по себе. Посмотреть телевизор, попить чаю, потрепаться с друзьями. Заставлять себя делать такие дела нам не нужно, скорее, от них сложно оторваться.

Причин любить такие дела у нас может быть две:

• дело приносит выгоду;
• дело у нас хорошо получается.

Если дело само по себе не приносит удовольствия, но мы ощущаем его полезность, выгодность, со временем это дело становится для нас приятным. Например, вы начали бегать по утрам, или ходить в фитнес-центр. Поначалу это сложно, отнимает много сил.

Но постепенно вы замечаете, что становитесь бодрее, что повышается общий тонус организма - и те же самые дела уже начинают приносить удовольствие! И вы уже с удовольствием выбегаете с утра из дому или заходите после работы в спортзал. Удовольствие - это выгода!

Со второй причиной еще интереснее. Есть такая особенность у нашей психики: пока мы не умеем что-то делать (солить огурцы, кататься на роликах, вести переговоры и т. д.), мы боимся неудач и ошибок, и дело нам не нравится, неприятно. Когда это же дело начинает получаться («Великолепные вышли огурчики…»), волшебным образом оно начинает доставлять нам удовольствие. И, если вдуматься, это неудивительно: нам нравится, когда у нас что-то хорошо получается. И ради этого чувства удовлетворения мы готовы делать те или иные дела.

Удовольствие - это когда хорошо получается! И тогда, чтобы дело доставляло нам удовольствие, нужно научиться делать это дело хорошо, и научиться извлекать из него выгоды для себя. Как это сделать - разбираемся дальше.

Почему не любим отчеты

Так почему мы не любим отчеты? Все просто. Мы НЕ ПОЛУЧАЕМ ВЫГОДЫ от их написания и НЕ УМЕЕМ писать отчеты правильно! И уж, конечно, ни о каком удовольствии тут речи быть не может.

Представьте… вы чистите картошку, обычным старым ножом. Она мокрая, холодная. Руки становятся грязные, очистки падают на пол, и их нужно будет собирать. И есть эту картошку будете не вы… А теперь еще раз представьте… вы быстро чистите картошку удобным ножиком для чистки картошки, в животе урчит… Через полчаса эта самая картошка будет аппетитно шкворчать на сковороде, жарясь с ломтиками бекона для вашего ужина!..

Разницу чувствуете?

Вот то же самое и с отчетами. Есть один очень важный вопрос. От ответа на него зависит, хочется ли вам заниматься отчетами и получаете ли вы от этого удовольствие. Итак: для кого вы пишете отчет?

Отчет нужен только вашему начальнику? Вы пишете его, только чтобы руководитель отвязался? Мотивации заниматься отчетом не будет никакой.

Отчеты только тогда станут для вас приятным занятием, когда вы начнете писать их ДЛЯ СЕБЯ. Уж для себя-то, любимого, легко сделать полезное дело, правда? И тогда, даже если начальник дал вам задание написать отчет, вы-то знаете: это нужно вам. А не
ему. Представляете, как удобно? Начальник дал задание и наивно полагает, что вы на него работаете, а вы в это время ЗА ЕГО ДЕНЬГИ работаете на себя! И тогда все, что нам нужно, - научиться извлекать из отчетов выгоды для себя и писать отчеты правильно и эффективно.

Шесть личных выгод

Мысль залетела в голову и, не обнаружив себе подобных, вылетела обратно… Так что же хорошего в написании отчетов? Какие плюсы, какие возможности это нам дает? Давайте разберемся.

1. Стройное мышление
Благодаря отчету наши собственные мысли упорядочиваются, раскладываются в голове «по полочкам». Это делает наше мышление системным, логичным, упорядоченным. И уже не только в отчете, но и просто по жизни ваши мысли и слова становятся понятными и стройными.

Все очень просто. Когда мысли просто находятся у вас в голове, они летают, сталкиваются, размножаются… Возникает ощущение, что между ушей - каша. Но попробуйте эту кашу записать!

Ваши мысли сразу, вне зависимости от их собственных желаний, начнут обретать четкую форму и структуру. Из каши выделятся основные идеи, аргументы, логика.

Не зря ведь кто-то из великих сказал: «Мысль незаписанная равна нулю». Записывайте мысли, оформляйте их в отчет - и ваше
мышление станет упорядоченным и стройным.

2. Хорошая память

Когда по некоторой ситуации написан отчет, она прочно укрепится в вашей голове. Благодаря отчету вы будете помнить о том, что происходило, что получилось удачно и что необходимо доработать в следующий раз. Таковы особенности нашей памяти: когда мы повторяем какую-то мысль, мы запоминаем ее. Записывая мысли на бумаге, мы укрепляем их в своей памяти.

3. Обратная связь

Когда ситуация описана в отчете, очень легко получить на нее обратную связь от других людей. Ваши коллеги, друзья и знакомые (да и незнакомые тоже) смогут подсказать вам, что получилось хорошо, а что нужно изменить, доработать. Кроме того, имея перед глазами отчет, вам проще самому дать себе обратную связь по ситуации.

4. Самоанализ

Периодическое написание отчетов дает возможность заниматься самоанализом. Перечитывая прошлые отчеты, вы заметите, что у вас теперь получается лучше, над чем нужно работать и в какую сторону двигаться.

5. Хорошая письменная речь

Привычка писать отчеты медленно, но верно принесет вам грамотную и красивую письменную речь. Когда мы чем-то занимаемся регулярно, мы волей-неволей учимся делать это лучше.

6. Мотивация

Часто мы слышим: «Я вроде бы и хочу этим заниматься, но вроде и лень, и времени не хватает…» Это значит, что человеку не хватает мотивации. Не хватает мотора, топлива, не хватает импульса, который двигал бы его вперед.

И за мотивацию умные и толковые люди готовы платить: временем и деньгами. Ходить на тренинги, посещать мотивационные семинары, работать с консультантами.

Но есть способ одновременно простой, дешевый и быстрый! Когда мы подводим итоги какого-то дела, какого-то этапа работы, мы замечаем, как много сделано, как многого мы достигли. Стоит только ЗАПИСАТЬ результаты работы - и вы тут же поймете, насколько их много. О многих своих достижениях мы просто забываем. Необходимость же сформировать письменный отчет заставляет вспомнить о них.

И это великолепно мотивирует, придает сил для дальнейшей работы! Когда вы сами себе отчитались в том, что у вас хорошо получилось, хочется работать дальше, идти к новым достижениям.

Закончили работу, этап - напишите отчет. Зафиксируйте, что вам хорошо удалось, что хорошо сделано. И это будет двигать вас
дальше, придаст новых сил!

Отчеты - мощнейший инструмент самомотивации. Пользуйтесь этим.

Правильный отчет

Правильный отчет подчиняется «правилу семи»: в нем должно быть не более 7 ± 2 элементов. Наше сознание устроено таким образом, что может эффективно оперировать количеством элементов, не превышающим 7 ± 2.

То есть всегда оптимально работать с 5-9 объектами. 5-9 вопросов в анкете. Меньше - незачем анкету делать, больше - слишком долго отвечать. 5-9 блюд на праздничном столе. Меньше - маловато для праздника, больше - глаза разбегаются. 5-9 предметов на рабочем столе. Меньше - нечем работать, больше - легко запутаться.

Применительно к отчету это означает, что в нем должно быть 5-9 пунктов (разделов, главок - в зависимости от общего объема).

Кстати, обратили внимание, сколько главок в этой статье и сколько выгод в отчетах, да? Стройте свои отчеты в соответствии с «правилом семи», и вам будет просто их писать, читать и воспринимать.

Заключение

Все мы так или иначе пишем отчеты. И только от нас зависит, будет ли это бестолковым и противным занятием, отнимающим время и силы, или полезным и интересным делом, инструментом для роста и развития.

Пишите отчеты для себя, получайте личные выгоды: системное мышление, хорошую память, качественную письменную речь, возможность самоанализа, обратную связь и самомотивацию. Делайте это, и отчеты начнут приносить вам пользу и удовольствие!