Издаём приказ об изменении оклада работникам при повышении или удержании заработной платы, увеличении индексации и снижении: образец на все случаи. Изменение оклада: основания, оформление, приказ Приказ на изменение оклада

В процессе работы зарплата сотрудников может меняться. Происходит это по разным причинам. Но в любом случае по такому поводу должен быть составлен соответствующий приказ об изменении оклада.

Порядок действий

Чаще всего вопросы изменения оплаты труда касаются ее увеличения. Этот способ используют руководители для поощрения и стимулирования добросовестных работников. Таким образом, удается заинтересовать их в улучшении результатов своего труда. Чтобы принятое решение имело законную силу необходимо сначала составить приказ об изменении оклада, а затем передать его в бухгалтерию для внесения соответствующих изменений при последующих начислениях заработной платы.

Но такой документ не может быть создан спонтанно. В этом случае должна быть соблюдена определенная процедура:

1. Инициатором изменения условий оплаты того или иного сотрудника, как правило, является его непосредственный начальник. Именно от него на имя руководителя предприятия должна быть составлена служебная записка, в которой подробно будут изложены основные причины для принятия такого решения. Также в этом документе начальник обязан дать характеристику своему подчиненному, которая сможет подтвердить намерения, побудившие его к подобным действиям.
2. Служебную записку в случае согласия должен подписать руководитель и передать ее начальнику кадровой службы для ознакомления и дальнейшего решения вопроса. Он в, свою очередь, тоже обязан оставить на документе свою резолюцию.
3. Далее кадровик составляет приказ об изменении оклада для данного сотрудника, отдельным пунктом в котором отмечается необходимость внести соответствующие изменения в действующее штатное расписание предприятия, и отдает его на подпись руководителю.
4. На основании этих документов составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с данным работником.

После этого с указанной в приказ даты начисление зарплаты конкретному сотруднику производится по новому должностному окладу.

Возможные варианты

Как показывает практика, приказ об изменении оклада не всегда составляется именно в сторону увеличения. Бывают случаи, когда начальство принимает решение о понижении уровня оплаты. Этому могут способствовать разные причины:

• изменение технологических и организационных условий труда на предприятии;
• снижение эффективности труда работника;
• ситуация, когда данный сотрудник не справился с порученными ему обязанностями.

Примеров может быть много. Для каждого конкретного случая есть свой вариант решения проблемы, который обязательно заканчивается изданием определенного приказа. Работнику может быть предложена другая должность или пересмотрены его условия оплаты. В любом случае о таком решении его необходимо уведомить заранее. Ведь в данном случае изменения касаются заключенного ранее трудового договора. Поэтому работнику за два месяца должно быть направлено уведомление, в котором будет содержаться изложение намерений руководства. В случае обоюдного согласия принятое решение оформляется в виде приказа.

Оформление документа

Чтобы принятое руководством решение невозможно было подвергнуть сомнению, необходимо правильно составить приказ об изменении оклада. Образец можно рассмотреть на конкретном примере.

К примеру, сотрудник хорошо проявил себя, выполняя дополнительные обязанности наряду с теми, что предусмотрены его должностной инструкцией. За высокие результаты и добросовестную работу руководство решает повысить ему размер оклада. Для этого после предварительного проведения обязательных шагов издается приказ, который должен выглядеть следующим образом:

1. Сначала, как обычно, идет название организации и реквизиты документа
2. Далее следует его название. Обычно оно начинается словами «Об увеличении оклада».
3. Затем идет констатирующая часть или преамбула, в которой дается пояснение проводимым действиям.
4. После слова «Приказываю» следует распорядительная часть. Она включает в себя несколько пунктов. Во-первых, утверждается размер нового оклада сотрудника и дата его установления. Во-вторых, дается указание главному бухгалтеру вести дальнейший расчет зарплаты с учетом настоящих изменений. В-третьих, начальнику кадровой службы вменяется в обязанности внести изменение в действующее штатное расписание работников всей организации, а также составить с данным сотрудником дополнительное соглашение к заключенному с ним трудовому договору.

Основание такого документа обычно является служебная записка. Далее идет подпись руководителя и ознакомление всех указанных лиц, включая самого работника.

Обязательные последствия

Как правило, приказ об изменении оклада работнику сопровождается рядом сопутствующих документов. Одним из наиболее важных в данном случае можно считать приказ о последующем внесении изменение в существующее на данный момент штатное расписание всей организации.

Это абсолютно логично. Ведь для нормального ведения учета на предприятии необходимо строго контролировать уровень фонда оплаты труда. Именно этот показатель является решающим при установлении ставок, окладов, надбавок и премий. В констатирующей части должна быть указана причина издания этого приказа. Например, «В связи с увеличением оклада специалисту Иванову внести изменение в штатное расписание». Отдельным пунктом необходимо указать ответственного сотрудника, который обязан будет проделать эту работу, а также того, кто будет осуществлять контроль над всем происходящим. В нормативных актах нет строгой обязательной формы этого документа, поэтому составлять его можно произвольно, учитывая все перечисленные выше замечания.

Частные случаи

Бывает так, что приказ об изменении оклада в штатном расписании касается не одного, а сразу нескольких работников. Это может быть в ситуации, когда:

• проводится реорганизация всего предприятия или отдельного его участка;
• осуществляется пересмотр окладов группы лиц конкретного подразделения в зависимости от их профессиональных способностей и реального вклада в работу отдела;
• происходит изменение тарифных ставок в соответствии с распоряжениями государственных структур.

В каждом из этих случаев приказ составляется аналогичным образом. Форма должна соответствовать стандартному образцу, принятому на данном предприятии. Приказ относится к основной деятельности и должен быть пронумерован в текущей последовательности. В констатирующей части должны быть сформулированы основные причины проводимых изменений. При необходимости следует указать точный номер и дату документа, на основании которого производятся подобные преобразования. Далее следует распорядительная часть. В ней руководитель дает указания ответственным работникам о внесении соответствующих изменений в ранее составленные документы. После подписи руководителя с приказом должны быть ознакомлены все упомянутые в нем лица.

Об увеличении оклада сотруднику просит его непосредственный руководитель. Он составляет служебную записку.Что касается уменьшения должностного оклада, то тут желание линейного начальника не берется в расчет. Сократить сумму оклада можно только по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ). Это могут быть изменения в технике и технологии производства, совершенствование рабочих мест на основе их аттестации, структурная реорганизация производства. Главное, чтобы не ухудшалось положение работника по сравнению с условиями коллективного договора, соглашения. В противном случае, если работник обратится в суд, изменение оклада будет признано незаконным.

На основании служебной записки готовится , в котором отмечается, как меняется оклад: увеличивается или становится меньше.

Говоря об увеличении и уменьшении должностного оклада работника, нельзя забывать, что условия оплаты труда (и должностной оклад в том числе) являются обязательными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Если нужно изменить обязательное условие договора, работник и работодатель должны письменно заключить дополнительное соглашение.

Процесс уменьшения оклада следует разобрать подробнее. О предстоящем изменении в одностороннем порядке обязательного условия трудового договора следует письменно предупредить работника не позднее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ). Это по общему правилу. Из него есть два исключения. Работодателю физическому лицу порог устанавливается в 14 календарных дней (ст. 306 ТК РФ). Религиозной организации дается на это 7 календарных дней (ст. 344 ТК РФ).

Работнику вручается уведомление, которое он получает под роспись. Если сотрудник не согласен трудиться в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую работу. Это может быть как вакантная должность или работа, соответствующая квалификации сотрудника, так и вакантная нижестоящая должность или нижеоплачиваемая работа, которую работник может выполнять с учетом состояния здоровья (ст. 74 ТК РФ). Для этого сотруднику под роспись вручается список подходящих для него вакансий (с указанием сумм должностных окладов).

Итак, дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении должностного оклада подписано. Далее необходимо готовить приказ. Сложность в том, что унифицированной формы для такого случая нет. Поэтому приказ составляется в свободной форме. Данным приказом и завершается процесс изменения должностного оклада работника. Дальше кадровик знакомит сотрудника с приказом, отдает его копию в бухгалтерию для расчета заработной платы, подшивает необходимые документы в личное дело и т. д.

В силу разных обстоятельств сотрудник может быть трудоустроен в организации с одним размером оклада, а со временем может потребоваться изменение размера оклада, например, в сторону увеличения из-за повышения его квалификации. Осуществляется это на основании приказа об изменении оклада, который в свою очередь может быть инициирован служебной запиской с описание причин изменения оклада. Если окладная часть уменьшается, то пожелания линейного руководителя в расчет не берутся.

Оклад сотрудника может быть изменен как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения, рассмотрим 2 этих случая.

Увеличение оклада

Увеличение оклада сотрудникам может сопутствовать разные причины. Основными примерами является: сотрудник постоянно перевыполняет поставленный план и показывает довольно высокие показатели в работе, также это может быть повышение квалификации, итоге проведенной аттестации, длительный стаж работы в организации и т.д. Также это может произойти и в результате изменения трудовых обязанностей или в результате наделения новым функционалом.

Для инициации данного процесса непосредственный руководитель подчиненного должен составить с изложенной в ней информацией о причинах повышения указанному лицу окладной части, а также предоставляет . Далее документ может быть подписан уполномоченным лицом или директором.

После того, как осуществлено согласование увеличения оклада работник отдела кадров готовит приказ на изменения окладной части и . При этом необходимо изменения условий работы отразить и в трудовом договоре – для этого составляется дополнительное соглашение и подписывается как работником, так и работодателем.

Понижение оклада

Уменьшение должностного оклада сотруднику может вызвать некие сложности, основным правилом является – руководствоваться действующим трудовым законодательством. Основным условием осуществления этой процедуры является обязательное уведомления сотрудника об этом под роспись за два месяца до наступления этого события. Данный срок предоставляется сотруднику для того, чтобы он принял для себя решение – работать ли дальше на таких условиях или написать и найти для себя более приемлемое предложение по работе.

Если в по истечению этого срока работник принял решения продолжить работу в организации, то необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору , в котором прописываются новые условия оплаты труда, а также соответствующий приказ руководителя об уменьшении величины окладной части. Документы должны быть подписаны обеими сторонами. Помимо это у работника может сократиться и перечень обязанностей, прописанных в должностной инструкции. Об этом его также следует ознакомить под роспись.

Важно! Работник должен быть уведомлен об уменьшении его окладной части по роспись, при этом организация должна это сделать за 2 месяца, если работодателем выступает физическое лицо – за 14 дней, для религиозной организации срок составляет 7 дней (ТК РФ ст. 344).

При отказе сотрудника принимать новые условия, то работодатель должен в письменном виде предложить ему иной вариант, например:

• Перейти на должность ниже по рангу.
• Другую работу или вакансию, которая соответствует квалификации данного работника.
• Работа с меньшей оплатой, приемлемая уровню здоровья сотрудника.

Альтернативные работы и вакансии также необходимо предоставить сотруднику под роспись, по достижению договоренности составляется дополнения (изменение) к трудовому договору и приказ об изменении окладной части.

Как правильно составить приказ об изменения оклада работника

Данный приказ не имеет унифицированный формы, поэтому его можно составить в произвольной форме на , при этом он должен содержать следующую информацию:

• Сведения об организации и реквизиты документа, которые проставляются в хронологическом порядке, указанном в книге регистрации приказов в организации.
• Город составления и дата документа.
• В тексте самого приказа указываются осуществляемые изменения, при этом необходимо отразить ссылку на базовый документ и обосновать необходимость данного действия. Например, ввиду изменения .
• В конце документа оставляется поля для росписи руководителя и сотрудника.

После издания приказа его должны в обязательном порядке подписать обе стороны – как работодатель, так и сотрудник.

В соответствии с Трудовым кодексом для работников по найму предусмотрена процедура повышения или понижения оклада. Для того, чтобы приказ об изменении должностного оклада вступил в силу, необходимо соблюдать некоторые формальности. Что необходимо сделать для того, чтобы правильно подготовить такой приказ?

Повышение должностного оклада

Служебная записка должна быть подписана директором предприятия или представителем службы персонала, который уполномочен подписывать такие документы.

После согласования служебной записки об изменении должностного оклада специалист отдела кадров готовит приказ о внесении изменений в штатное расписание и ключевой приказ на работника.

Здесь важно помнить, что все условия оплаты труды зафиксированы в трудовом договоре работника. Поэтому после внесения изменений в штатное расписание предприятия, работник и работодатель заключают дополнительное соглашение к основному трудовому договору работника, в котором прописывается установленный должностной оклад.

Понижение должностного оклада

Здесь есть много тонкостей и подводных камней. Основное правило – действовать в соответствии с Трудовым кодексом.

Обязательное условие: за два месяца до понижения оклада необходимо под роспись уведомить сотрудника. Срок дается не случайно, т.к. за этот период работник может найти для себя более подходящий вариант и написать заявление на увольнение.

Если по истечении этого времени сотрудник остался на предприятии, составляется приказ о понижении оклада и дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении оклада. Все документы должны быть подписаны со стороны работника и работодателя.

Работник должен быть ознакомлен с новой должностной инструкцией, т.к. при изменении оклада в меньшую сторону круг его обязанностей тоже уменьшается.

Подобная процедура не может проводиться только лишь по желанию руководства. Порядок ее осуществления строго регламентирован ТК Российской Федерации. Для корректировкипо зарплате должны быть веские причины :

• корректировкаштатного расписания (о том, как составить приказ о внесении изменений в штатное расписание, мы рассказывали );
• аттестация, переквалификация;
• изменение методов, технологий производства;
• реорганизация предприятия;
• сокращение штата (подробно о том, как оформить приказ о сокращении численности и штата, читайте );
• корректировка МРОТ и т.п.

Увеличивать зарплату работодатель тоже должен с соблюдением закона и оформлением соответствующих корректировок в должностной инструкции (о чем должен быть составлен отдельный приказ): круг обязанностей у должен расшириться .

Если такие коррективы не внесены , можно говорить о том, что увеличение должностного оклада было незаконным . Даже если оплата выросла после прохождения испытательного срока — все равно этот факт должен быть зафиксирован юридически .

Дополнительное соглашение, в котором оговаривается прирост оклада приобщается к договору.

Порядок составления приказа

Процесс корректировки платы занимает определенное время, в зависимости от организационно-правовой формы работодателя.

Первым этапом становится составление служебной записки или представления линейным руководителем служащего. В ней указываются данные сотрудника , его должность , причину корректировки оклада.

Обязательно нужно определить сумму , на которую увеличивается оплата.

Это представление должен подписать глава организации, а сотрудник, чьи интересы оно затрагивает — ознакомлен с соответствующим уведомлением под роспись и в двух экземплярах (образец см. выше).

Вторым шагом является — приказ о повышении оплаты образец которого размещен ниже. Унифицированной формы как таковой не существует , поэтому в каждом случае данный акт составляется произвольно. Исполнение возлагается на бухгалтера организации.

Изменение оклада директора

Для директора (либо генерального директора) организации порядок корректировки зарплаты несколько иной.

Так как руководитель сам себе установить размер должностного оклада не может, то этот вопрос решает собрание акционеров или участников общества.

В этом случае основанием для увеличения либо уменьшения зарплаты директору будет указанных лиц. Именно такой порядок будет отвечать «Содержание трудового договора».

Увеличение зарплаты всего штата

Прирост должностных окладов у всех сотрудников организации чаще всего происходит при изменении зарплаты в соответствии со статьей 134 Трудового Кодекса РФ.

Статья 134. Обеспечение повышения уровня реального содержания заработной платы

Обеспечение повышения уровня реального содержания заработной платы включает индексацию заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги. Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения производят индексацию заработной платы в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, другие работодатели — в порядке, установленном коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Частоту индексации внебюджетные организации выбирают самостоятельно. Даты ее проведения прописываются в коллективном договоре либо соглашении. Следовательно, этапы увеличения заработной платы будут таковы:

1. Приказ об индексировании окладов всем сотрудникам.
2. Составление .
3. Составление дополнительных соглашений на каждого работника и приобщение к их трудовым договорам.

Есть и другой вариант оформления повышения окладов работникам.

Если в локальном акте организации прописать строго определенный порядок индексации зарплаты, то можно обойтись и без оформления дополнительных соглашений.

В этом случае нужно только изменить штатное расписание .

Однако такой вариант имеет нюанс: пересчет должностных окладов должен будет производиться без учета экономической ситуации , в которой находится организация.

Отражение изменений в штатном расписании

Когда руководитель организации решает изменить зарплату своим сотрудникам, тут же должно быть зафиксировано и изменение в штатном расписании.

Когда издается приказ о повышении окладов, то в его тексте должны содержаться следующие пункты:

• список должностей по которым происходит смена размера оплаты труда, размеров тарифных ставок, надбавок;
• новые ставки, надбавки;
• дата когда новое штатное расписание должно вступить в силу.

Причина внесения изменений обязательно должна быть прописана в «шапке» документа! Например: «Приказ о внесении изменений в штатное расписание в связи с …».

Если было принято решение о создании нового штатного расписания, то нужно будет использовать . Если новый акт не будет соответствовать этой унифицированной форме, то штатное расписание по предприятию будет признано недействительным .

Сотрудники, которых касается данный акт, обязаны ознакомиться с ним под подпись . Также с ним знакомятся сотрудники, на которых будет возложено исполнение приказа.

Перерасчет

Иногда при начислении зарплаты происходят ошибки .

Соответственно, чтобы привести бухгалтерские документы в порядок и исправить ошибку нужно произвести определенные действия (удержания либо дополнительные выплаты) , которые оформляются документально .

Согласно статьи 137 Трудового Кодекса РФ зарплата будет удерживаться в следующих случаях:

• если была допущена арифметическая ошибка в расчетах ;
• если сотрудник не выполнял свои трудовые обязанности или по его вине случился простой (данные обстоятельства должны быть подтверждены комиссией по трудовым спорам либо решением суда);
• если причиной ошибки послужили неправомерные действия работника (также требуется решение суда).

Статья 137. Ограничение удержаний из заработной платы

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

• для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
• для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
• для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 статьи 157 настоящего Кодекса);
• при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным пунктом 8 части первой статьи 77 или пунктами 1, 2 или 4 части первой статьи 81 , пунктах 1, 2, 5, 6 и 7 статьи 83 настоящего Кодекса.
• В случаях, предусмотренных абзацами вторым, третьим и четвертым части второй настоящей статьи, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

• счетной ошибки;
• если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);
• если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Если из зарплаты служащего было произведено удержание какой-либо ее части по другой причине, то можно говорить о нарушении закона . Это касается и того случая, когда ошибка произошла по вине технических средств.

Вначале сотруднику предоставляют возможность выплатить указанную сумму самостоятельно .

Обязательно должна быть обозначена дата , до которой может быть осуществлена выплата. Если она не состоялась, то не позднее чем через месяц со дня наступления этой даты издается приказ о перерасчете.

В случае если срок для выплаты работнику не назначался, то приказ подписывается не позднее чем через месяц после выявления ошибки в выплатах.

Срок хранения приказов

Приказы, касающиеся заработной платы входят в категорию «приказов по личному составу» .

Такое деление видов всех организационно-распорядительных документов было выделено в

Именно в нем указаны сроки , в течение которых вышеописанные документы должны хранится. Все локальные акты, касающиеся заработной платы, хранятся в организации 75 лет .

Бухгалтерский учет в организациях, особенно крупных, всегда сложен. Несколько лишних минут работы кадровика или бухгалтера избавят организацию-работодателя от повышенного внимания органов контроля .

При оформлении и расчетах надлежит быть весьма внимательным .

Издание приказа задним числом — недопустимо .

Составление , в которых отражается та или иная сторона материального обеспечения работников следует осуществлять тщательно и, самое главное, в соответствии с законами.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас: