Грамотное резюме секретаря делопроизводителя. Хорошее резюме делопроизводителя пример. Образец резюме секретаря делопроизводителя. Должна ли быть фотография в резюме секретаря Объявление на секретаря образец

Должность секретаря разносторонняя и ответственная – вам необходимо будет выполнять поручения руководителя, встречать посетителей, иметь дело с документацией, при этом всегда опрятно и прилично выглядеть. В своём резюме обязательно вставьте фото, ведь помимо ваших навыков, работодатель также будет оценивать и внешние данные (аккуратная причёска, деловая одежда, хороший маникюр).

Конечно основная работа секретаря – работа с бумагами, нужно быть внимательным, аккуратным, уметь работать с офисной техникой. Знание иностранных языков даст вам преимущество среди других кандидатов, укажите в резюме уровень владения иностранными языками. Образование не обязательно должно быть конкретной специализации, главное, чтобы основная его суть была связана с ведением документации, умением анализировать данные, находить подход к людям. В личных качествах упомяните организованность, собранность и коммуникабельность.

Смотрите также другие примеры резюме:

Скачать образец резюме секретаря:

Дьяченко Маргарита Юрьевна
(Margarita Dyachenko)

Цель: Замещение должности секретаря руководителя.

Образование:

сентябрь 1992 г. – июнь 1995 г. Техникум учёта и механизации, финансовый факультет, специальность – «документоведение», диплом младшего специалиста (дневное отделение).

Дополнительное образование:

январь 2000 г. – апрель 2000 г. Курсы повышения квалификации.

Опыт работы:

Архивариус

август 1995 г. – январь 2000 г. ГП Центр статистики г. Львов.
Функциональные обязанности:
— хранение архивных документов;
— регистрация и систематизация архивных документов;
— выдача документов и контроль их возврата;
— периодическая инвентаризация.

Секретарь руководителя

апрель 2000 г. – май 2010 г. ООО «Стройматериалы», г. Львов,
Функциональные обязанности:
— регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
— отправка почты;
— подготовка писем;
— приём звонков;
— поддержка работоспособности в офисе;
— организация мероприятий;
— приём гостей и посетителей.

Профессиональные навыки:

— Уверенный пользователь ПК;
— Владение офисной техникой (сканер, принтер, факс);
— Грамотность речи и письма;
— Знание делового этикета;
— Владение языками: русский и украинский языки свободно; английский – свободно.

Личные качества:

— коммуникабельность,
— ответственность,
— презентабельная внешность,
— пунктуальность,
— исполнительность,
— усидчивость,
— организованность.

Дополнительные сведения:

Семейное положение: замужем.
Дети: есть.
Возможность командировок: нет.

Надеемся, что составленный нами образец резюме на должность секретаря, помог вам в создании своего резюме на работу. Вернутся в раздел ..

Секретарь - самая востребованная и распространенная профессия с давних времен. Должностные обязанности этого сотрудника включают в себя работу с документацией, планирование, своевременное изменение рабочего дня и помощь в организационных вопросах руководителю. Именно секретарь отвечает на звонки, формирует план командировок и мероприятий, осуществляет контроль за выполнением распоряжений и приказов офисными работниками, принимает гостей.

Пример резюме секретаря - помощника руководителя

Существует несколько правил, которых нужно придерживаться при составлении резюме. Специалисты нашего сервиса создали образец резюме секретаря:

• Ф.И.О. претендента, контактная информация, желаемая должность, заработная плата и график работы (согласен ли секретарь на командировки и ненормированный рабочий день).
• Персональная информация о соискателе, включающая в себя пол, гражданство, семейное положение, число детей и место жительства.
• Опыт работы описывается подробно, с указанием полного названия организации, занимаемой должности и периода работы с точностью до месяца. Начинать лучше с последнего работодателя, следуя по порядку к первому. Если мест работы слишком много, можно указать 5-7.

Должностные обязанности, которые соискатель вакансии выполнял на прошлых работах. Пример обязанностей секретаря-референта:

• ответы на телефонные звонки в офисе;
• прием посетителей;
• приглашение сотрудников по требованию руководителя;
• приготовление чая, кофе, легких закусок;
• заказ необходимых канцелярских товаров в офис;
• организация рабочего дня начальника, деловых встреч и совещаний;
• выполнение требований руководителя по вопросам, касающимся компетенции секретаря;
• бронирование билетов и номеров в гостиницах при командировках руководителя;
• регистрация почты;
• подготовка проектов приказов и распоряжений начальства;
• работа с текущей документацией.

При составлении резюме будет большим плюсом указание достижений на предыдущих местах работы. Например, владение техникой быстрой печати, снижение расходов на канцтовары на столько-то процентов за счет внедрения компьютерных технологий и т. д.

Наличие образования: полное наименование учебного заведения, даты начала и окончания учебы и название полученной специальности.

Дополнительные сведения о претенденте на должность: сертификаты и другие документы, подтверждающие прохождение курсов и семинаров по повышению квалификации с указанием их даты.

• стрессоустойчивость,
• коммуникабельность,
• организованность,
• пунктуальность,
• грамотная устная и письменная речь,
• здоровый перфекционизм,
• умение слушать,
• стремление к карьерному росту.

Рекомендуется в резюме вставлять свою качественную фотографию, сделанную в деловом стиле. Вакансия помощника руководителя предполагает общение с клиентами и заказчиками, поэтому внешность является важным критерием при выборе сотрудника на это место.

Ключевые навыки и умения для резюме секретаря

Круг трудовых обязанностей секретаря часто включает в себя навыки и умения специалистов других профессий (помощник руководителя и офис-менеджер). Приведем самые востребованные навыки при приеме на работу такого универсального подчиненного:

• знание иностранных языков;
• переводы документации на иностранные языки;
• делопроизводство, переписка с контрагентами;
• пользование бытовой техникой (кофе-машиной, микроволновой печью и т. д.);
• стенографирование и подготовка переговоров, совещаний;
• работа во всех приложениях Microsoft Office;
• контроль трудовой дисциплины офисных работников;
• сбор заявок для формирования единой и закупка канцелярских товаров;
• бронирование отелей, заказ билетов в деловые поездки руководителю, оформление виз;
• опыт сбора и обработки информации;
• отправка и получение электронной почты;
• ответы на письма, регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• оформление подписки на газеты, журналы и т. д.

На нашем сайте можно найти готовые шаблоны резюме, целью которых является предложение посетителям ресурса качественного результата. В итоге человек экономит свое время и получает бланк, разработанный профессионалами. Достаточно просто найти нужный, заполнить его и скачать на ПК или любой гаджет.

Деятельность секретаря – это широкий круг обязанностей и навыков. Какими именно навыками владеет конкретный соискатель, определяется его опытом. Кто-то значительную часть времени работал в роли помощника руководителя, кто-то принимал посетителей на ресепшене. Кто-то за 10 лет работы сменил 5 позиций, и все они имели разную специфику: одна – с уклоном в делопроизводство, другая – в обязанности переводчика, третья – в работу с документами, и т. д.

Что же писать в резюме? Перечислять все навыки, или только самые главные (тогда как определить, какие главные)? Насколько подробно описывать опыт, если пришлось сменить много мест работы, и опыт достаточно разнообразный?

Ответ на эти вопросы универсален – и имеет смысл для любой специализации.

Что именно писать в резюме, на чем акцентировать внимание работодателя, определяется вакансией.

Поясним на примере.

Есть вакансия секретаря на ресепшн в частную медицинскую клинику. Есть претендент с опытом работы секретарем, при этом большая часть стажа – это опыт работы помощником руководителя. Соискатель своими конкурентными преимуществами считает способность эффективно взаимодействовать с руководителем: понимать задачи с полуслова и транслировать их в команду (ставить задачи исполнителям, контролировать исполнение); планировать день руководителя; контролировать документооборот, особенно связанный с сотрудничеством с зарубежными компаниями.

Вакансия секретаря на ресепшн в частной медицинской клинике, скорее всего, не требует навыков оформления документов для получения визы; она также не требует навыков тесного взаимодействия с руководителем. Зато она требует опыта общения с клиентами, знания медицинской тематики (хотя бы основ), способности много общаться по телефону, не теряя тонуса и терпения.

Может ли наш соискатель – помощник руководителя – претендовать на вакансию секретаря на ресепшн? Конечно, может. Чтобы получить эту работу, важно показать в резюме навыки, необходимые на данной вакансии, а об остальных упомянуть вскользь, без акцента.

Давайте рассмотрим это на примере. Итак, у нас есть вакансия «Секретарь на ресепшн в медклинику» и соискатель с большим опытом работы, в основном – в сфере организации работы руководителя.

———————————————————————————————————————-

Секретарь, помощник руководителя

ФИО: Фомина Анастасия Петровна

Семейное положение: Замужем.

Город проживания: Москва

Мобильный телефон: [телефон]

E-mail:

Цель : Позиция секретаря на ресепшн в команде профессионалов, в малом/среднем бизнесе.

Комментарий: возможно, соискатель рассматривает разные варианты работы, и работа на ресепшн – лишь один из них, и не самый желанный. Но по какой-то причине соискатель отправляет резюме на данную вакансию. Разумно в цели поиска указать нечто, близкое к вакансии. Было бы странно, если бы руководитель клиники получил резюме, в котором в цели было бы написано: «Позиция помощника руководителя крупного промышленного предприятия». Резюме с такой целью имело бы нулевые шансы быть рассмотренным.

Знания и навыки :

• ведение документооборота;
• ответы на телефонные звонки;
• общение с клиентами (встреча, консультация об услугах компании, направление клиента к специалистам),
• обеспечение жизнедеятельности офиса,
• обработка корреспонденции;
• оперативное выполнение заданий руководителя;
• организация встреч, совещаний и прием посетителей;
• планирование рабочего дня руководителя,
• основы кадрового делопроизводства.

Комментарий: важные для вакансии навыки размещены в первой половине списка. Остальные – ниже. Таким образом, между навыками специалиста и теми, что требуются, перебрасывается «мостик». Это как сигнал работодателю – «Я вам подхожу!»

Опыт работы :

Помощник руководителя:

• обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, кофе, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки и пр.),
• прием телефонных звонков,
• консультирование клиентов по услугам компании,
• организация рабочего процесса в целом (выдача поручений от руководителя сотрудникам, контроль исполнения; поиск подрядчиков для отдельных задач; организация корпоративов),
• обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями,
• организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений сотрудников,
• ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив,
• организация командировок руководителя, заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц,
• обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки и пр.).

2012 – 2013 г.г . Банк «Авангард» (коммерческий банк)

Клиент-менеджер:

• работа с клиентами (поиск, встречи, переговоры, консультации);
• обработка входящих звонков и электронных писем;
• ведение документации;
• проведение презентаций для клиентов,
• заключение контрактов.

Достижения:

Награда «Клиент-менеджер года – 2012», присвоенная банком по результатам привлечения клиентов (в конкурсе участвовали 132 клиент-менеджера из 95-ти отделений банка).

2010 – 2012 г.г . Компания «Кондор ЛТД» (промышленное предприятие, производство изделий из пластика)

Помощник руководителя отдела маркетинга:

• прием поступающей руководителю корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям;
• ответы на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю,
• выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов.

Обратите внимание, что при описании опыта работы в списке функций всегда первыми перечисляются задачи, имеющие непосредственное отношение к вакансии – прием телефонных звонков, встреча посетителей, консультирование клиентов. Таким образом соискатель обращает внимание работодателя, что с задачами он справится – соответствующий опыт есть.

Все, что связано с позициями помощника руководителя, также нашло отражение в резюме, но соответствующий функционал перечислен не в первую очередь.

Образование

2004 – 2009 г.г. МГУКИ (Московский государственный университет культуры и искусств), библиотечно-информационный факультет.

Специальность «Библиотечное дело».

Повышение квалификации

2009 г., Центр компьютерного обучения УНЦ НПФ “Мастак” при МГТУ им. Баумана.

Квалификация: Офис-менеджер

Дополнительные навыки

Уверенный пользователь ПК (Windows; MS Word‚ Excel‚ Outlook‚ Internet).

Иностранные языки: английский в совершенстве, немецкий – разговорный.

Умение пользоваться оргтехникой (принтер‚ ксерокс‚ факс)‚ навыки работы с мини-АТС.

Личные качества:

• способность в рекордно короткие сроки стать частью команды, установление отношений сотрудничества с легкостью,
• эффективная работа в условиях мультизадачности,
• способность сохранять ровный эмоциональный фон в стрессовых условиях.

В связи с изменением места секретаря в структуре управления современной фирмой появились и более высокие требования к уровню образования секретаря-референта, его профессиональной эрудированности, коммуникабельности, способности решать разнообразные деловые задачи. Сегодня профессия секретаря-референта требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда.

Обратимся к многочисленным объявлениям, приглашающим на работу секретарей-референтов. К соискателям этой должности предъявляются следующие требования: знание делопроизводства (подразумевается знание правил составления и оформления основных видов управленческих документов и основные правила организации работы с документами); навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора MS Word , системы электронных таблиц MS Excel и общее знакомство с операционной системой Windows ); знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.

В действительности квалификационные и иные требования, предъявляемые к современным секретарям, гораздо обширней. К сожалению, при приеме на работу секретаря руководитель не всегда в состоянии четко эти требования сформулировать. И должностная инструкция, там, где она имеется, не дает полного представления об обязанностях секретаря-референта.

Профессиональный секретарь-референт должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными деловыми и личными качествами. Профессия секретаря-референта предполагает высокий уровень базового образования.

Профессиональные знания и навыки , необходимые современному секретарю-референту, можно условно подразделить на три группы:

1. Знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения руководства и фирмы в целом. Секретарь-референт должен знать:

Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления,

Основные принципы организации документооборота,

Основы архивного дела,

Основные прикладные программы,

Русский язык, один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы).

Составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;

Рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив;

Находить, систематизировать и хранить информацию;

Пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов.

2. Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации:

Правила ведения деловой беседы;

Принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок;

Современные средства связи;

Основы профессиональной этики.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

Вести деловые беседы и телефонные переговоры;

Организовать совещания, презентации, служебные поездки;

Пользоваться современными средствами связи;

Организовать прием посетителей и телефонное обслуживание;

Планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя.

3. Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями:

Принципы организации управленческого труда, правовые основы управления;

Основы административного, трудового и хозяйственного права;

Правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.

На основе этих знаний секретарь должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя.

Чтобы стать хорошим секретарем-референтом, одних знаний и умений недостаточно. Необходимо иметь ряд деловых и личных качеств, которые являются неотъемлемой частью профессии.

Основные деловые качества , необходимые секретарю:

Организаторские способности: умение организовать свою работу, работу своего руководителя и работу офиса, умение организовать совещания, презентации, бизнес-поездки, приемы делегаций и другие мероприятия;

Ответственность, надежность: умение брать на себя ответственность, всегда использовать только тщательно проверенную информацию;

Пунктуальность и исполнительность: своевременное и точное исполнение поручений, умение никогда ни о чем не забывать и никогда никуда не опаздывать;

Инициативность и самостоятельность: умение принимать самостоятельные решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу;

Преданность фирме, лояльность: чувство сопричастности делам фирмы, умение проявлять такт и осторожность, умение хранить конфиденциальные сведения;

Умение хранить служебную тайну и конфиденциальную информацию;

Предвидение: умение предупредить поручения руководителя, освободить от необходимости детального планирования и скрупулезного объяснения мелких деталей поручения.

Личные качества, необходимые секретарю:

Коммуникабельность, умение адаптироваться: умение легко устанавливать контакты с людьми, быстро переключаться с одного вида деятельности на другой;

Доброжелательность, вежливость, любезность, отзывчивость, искреннее внимание к людям, готовность помочь другим, особенно в напряженных ситуациях, в конечном итоге - умение создать в офисе психологический комфорт;

Интеллигентность: культура речи, внешнего вида, рабочего места;

Тактичность, дипломатичность: деликатность, умение тактично разрешить любые проблемы, ответить на любые вопросы, не оскорбив при этом самолюбия собеседника;

Трудолюбие, добросовестность;

Скромность, аккуратность;

Любознательность: стремление постоянно повышать уровень своих знаний, осваивать смежные области деятельности, быть в курсе последних достижений в области секретарского дела и деятельности фирмы.

Итак, можно констатировать, что на рубеже ХХ – ХХI вв. в России сформировалась новая разновидность секретарской профессии - секретарь-референт, сочетающая не только обязанности помощника руководителя и его референта, но и многие другие управленческие функции. В различных организациях обязанности секретаря-референта существенно различаются, но прослеживается общая тенденция: сфера их деятельности постоянно расширяется, а его роль в структуре управления современной организацией неуклонно повышается. Вместе с тем повышаются и требования, которые предъявляются к соискателям этой должности.

Секретарь-референт - это специалист высокого класса, занимающийся творческой работой с людьми, документами, информацией.

Почетной выпускницей « » прошлой недели стала претендентка на вакансию секретаря по имени Елена. Она выступает на Работе.ру как анонимный соискатель: по каким-то причинам решила . Трудовой документ Елены свидетельствует о богатейшем опыте работы и престижном образовании. Но соискательница явно себя недооценивает. Эксперт по трудоустройству Работы.ру советует ей указать в резюме более значимую должность и повысить желаемую зарплату, а также устранить огрехи в разделах «Опыт работы» и «Профессиональные навыки».

Исходный вариант резюме

Мнение эксперта

При внимательном прочтении резюме соискательницы выясняется, что профессиональный опыт Елены весьма разнообразен. Она, помимо стандартной работы секретаря и офис-менеджера:

• работала переводчиком, причем высокого класса (перевод контрактов, работа с делегациями - это, согласитесь, требует знаний!);
• выполняла функции помощника первого лица предприятия, вплоть до участия в организации и проведении торгов;
• организовывала и координировала работу других секретарей, то есть была старшим секретарем, руководителем отдела.

В общем, налицо богатейший опыт работы и престижное образование. Тем более обидно видеть, что соискательница себя недооценивает. Желаемая должность - секретарь. А ведь вполне реально претендовать на секретаря-переводчика, секретаря-референта, помощника первого лица. То же касается заработной платы - рыночная стоимость такого специалиста колеблется в диапазоне 1 300-1 700 $ и выше.

Некоторые огрехи в заполнении резюме также могут отсрочить встречу с работодателем. В «Опыте работы» Елена, видимо, указывала должность по трудовой книжке, и только в должностных обязанностях - реально занимаемую. Однако большинство руководителей и рекрутеров куда больше интересует фактическая сторона дела, тем более что перечисленные должностные обязанности говорят сами за себя.

Кроме того, нет необходимости перегружать резюме указанием сходных обязанностей на разных местах работы. Достаточно уделить внимание последней из занимаемых должностей.

Ну и, конечно, раздел «Профессиональные навыки» - самый важный в резюме. Здесь Елена совершила распространенную ошибку: вместо профессиональных навыков указала личные качества и пожелания к будущей работе. Между тем, именно в разделе «Профессиональные навыки» соискатель имеет возможность обратить внимание работодателя на те знания и умения, благодаря которым, собственно, он и претендует на искомую позицию. А лирику вроде «коммуникабельности» и «организованности» лучше вообще пропустить.

С перечислением личных качеств нужно быть осторожнее. Ну кто, действительно, напишет о себе «ленив, угрюм, причесываюсь раз в неделю»? Зато все соискатели «трудолюбивые, исполнительные, ответственные» - находка, а не работники! Большинство кадровиков, просматривающих в день десятки, а то и сотни резюме относятся к «совершенствам во всех отношениях» в лучшем случае с долей юмора.

К тому же никогда не знаешь, к кому на стол попадет резюме. Например, ваши профессиональные навыки устроят руководителя, но бездумно вписанная «инициативность» может все испортить, если начальник увидит в этом угрозу иерархическим устоям.
Так что не стоит перечислять все мыслимые и немыслимые достоинства. Если уж очень хочется, укажите два - три качества, которые представляются наиболее соответствующими данной профессии.

Правильный вариант резюме