Сколько раз можно утверждать штатное расписание. В связи с оптимизацией. На каких основаниях изменяют штатное расписание

Важность составления штатного расписания у многих вызывает вопросы, часто ли нужно его составлять, как правильно оно заполняется и является ли этот кадровый документ обязательным, чтобы прояснить несколько моментов мы подробно их расскажем в данной статье.

Составление штатного расписания, для чего оно необходимо?

Штатное расписание - это кадровый документ, который нужен для организации штатной структуры. Этот документ в себе содержит перечень структурных подразделения предприятия, список должностей, название специальностей и профессий с обязательным указанием квалификации. Форма - унифицирована законом, оно помогает работодателям упорядочить и оптимизировать работу организации. Применение штатного расписания разрешает полностью видеть всю структуру предприятия, а так же ее подразделения.

Составление штатного расписания, является ли обязательным?

Этот кадровый документ лучше оформить, так как большое количество проверяющих органов находят его обязательным для каждой организации. К примеру, социальное страхование и налоговая инспекция всегда запрашивает этот кадровый документ при проведении проверок. Штатное расписание не являет собой документ налогового учета, однако работодателям необходимо его предоставить другим организациям во время проверок. Его отсутствие могут расценить как нарушение, за которое начисляется штрафная санкция в размере 50 тысяч рублей.

Как часто необходимо составлять штатное расписание?

Так как этот документ, является плановым, его целесообразно составлять раз в год или раз в полугодие. Это позволит регулировать число сотрудников предприятия и его состав. Однако необходимо утверждать этот кадровый документ на несколько лет, в том случае если предприятие не вводит новые должности.

Кто занимается разработкой и утверждением штатного расписания?

Руководитель предприятия может сам этим заняться, определив ответственные лица, которые окажут ему помощь, к примеру, главный бухгалтер, кадровые работники, сотрудники юридического или экономического отдела. Для того чтобы штатное расписание утвердить, руководитель подписывает специальное распоряжение или приказ. Реквизиты штатного расписания указываются в поле формы Т - 3.

Какие сроки хранения кадрового документа?

Штатное расписание имеет определенные сроки хранения. Кадровый документ должен сохраняться на протяжении 3х лет. Штатные расстановки, хранятся 75 лет, после составления нового.

Штатная расстановка

Некоторые предприятия ведут штатную расстановку, аналог штатного расписания. Он отражает имеющиеся вакантные места, а так же все сведения по замещению должностей. Штатная расстановка содержит табельные № сотрудников, информацию об различных изменениях в личном составе, сведения о категории работников и их стаже. Основой документа, является штатное расписание, в котором при необходимости добавляются дополнительные графы. Штатная расстановка не является обязательным документом, однако он очень удобен для крупных предприятий.

Правило составления штатного расписания

При заполнении "Шапки" указывается название предприятия в поле " Наименование", № документа, код ОКПО, дата составления, так же пишется дата вступления документа в силу в разделе " Штатное расписание на период". Имеется нумерация граф:

* 1 графа "Наименование". Указывается название структурного подразделения.
* 2 графа "Код". Указывается код подразделения, который присвоен руководителем предприятия.
* 3 графа. Указывается должность, класс, разряд сотрудника.
* 4 графа " Количество штатных единиц". Указывается число штатных единиц в соответствии с должностями.
* 5 графа "Тарифная ставка". Указывается оклад, % от выручки, тарифная сетка. Указывать сумму необходимо в рублях.
* 6,7,8 графа "Надбавки". Указываются мотивированные и компенсационные выплаты. Это доплаты, премии, надбавки.
* 9 графа. Указывается сумма общих граф 5 - 8. Суммируется оклад и надбавки, значение выводится в рублях.
* 10 графа. Указываем примечания, если их нет, графа остается пустой.

В строке "Итого" суммируются показатели по вертикали. Утверждает штатное расписание руководитель кадрового отдела или уполномоченное лицо. Главный бухгалтер так же подписывает кадровый документ. Печать ставить можно, однако она не обязательна.

Изменение штатного расписания

Существует 2 варианта, при которых штатное расписание требует изменений:

1. Разработка и утверждение нового штатного расписания. На основе действующего расписания разрабатывается новое с внесенными в него изменениями. Данные документ обретает силу действия с начала или с середины года.

2. В действующий кадровый документ вносятся изменения. Данные изменения штатного расписания происходят по соответственному приказу начальника. В приказе указываются основания, по которым вносятся изменения, а так же описываются внесенные изменения.

Если сокращается штат, когда вносятся изменения в штатное расписание?

Сокращение численности персонала, является основной причиной для изменений в кадровом документе. Сокращение численности предприятия предполагает исключение из документа отдельных штатных единиц. При увольнении работника нужно предупредить об этом за 2 месяца. Новое расписание вводится в действие по истечению этого времени.

Важность составления штатного расписания для предприятий, безусловно, имеется, оно помогает выполнять различные функции разной сложности, а так же оптимизирует деятельность предприятия в целом.

В любой организации существует сводный локальный акт, характеризующий актуальную структуру наемного персонала — штатное расписание. Хотя этот документ и упоминается в статьях Трудового кодекса, а Минтруда считает его наличие необходимым, в законодательстве не установлена периодичность обновления штатного расписания.

Как часто делают штатное расписание

Впервые этот внутренний документ составляется в компании при организации деятельности и найме первых сотрудников. По мере необходимости в либо , либо создают новый документ. Частота замены такого локального нормативного акта зависит от нескольких причин:

законодательные изменения;
финансовое положение компании;
планирование деятельности;
размер фирмы;
количество внесенных изменений;
результаты ;
ошибки при составлении;
замечания контролирующих органов.

В локальных нормативных актах компании, регулирующих трудовые взаимоотношения, можно обозначить, как часто утверждать новое штатное расписание, обоснования внеплановых замен этого документа и процедуру создания и введения в действие нового расписания.

При незначительных изменениях штатное расписание можно не заменять новым документом, а издать распоряжение о замене отдельных позиций в нем.

Например, переименование одной группы должностей, либо изменение составной части заработной платы двум работникам не будет служить причиной для внеплановой замены одного расписания другим. В такой ситуации достаточно приказа о внесении изменений в действующий документ.

Вместе с тем, если незначительных изменений внесено несколько, а текущая структура наемного персонала уже мало похожа на утвержденное штатное расписание, замена его новым локальным актом необходима.

Частота утверждения штатного расписания также зависит от размеров компании. В небольших фирмах, с количеством сотрудников в пределах 10-15 человек, структура персонала не меняется годами. Поэтому в малом бизнесе достаточно утвердить этот локальный акт на два — три года, а затем заменить его новым.

Крупные корпорации с большим количеством сотрудников чаще подвержены изменению структуры кадров, слиянию или выделению новых направлений в деятельности, расширению рынков сбыта продукции и услуг. Поэтому в них штатное расписание утверждают ежегодно.

Как часто утверждается штатное расписание при изменении законодательства

В этом случае все также зависит от значительности изменений. Изменение названия одной или нескольких должностей из-за введения в действие нового общегосударственного классификатора профессий не несет за собой необходимости утверждения нового штатного расписания. А может стать причиной для создания нового по структуре персонала, в том случае, когда в организации большое количество работников имеет базовые (должностные) оклады в размере минимальной оплаты труда.

Причиной для замены старого штатного расписания могут быть и результаты специальной оценки рабочих мест.

Например, по отчету комиссии СОУТ в компании выявлены рабочие места с высоким влиянием негативных факторов на организм человека.

В таких случаях, кроме обязательных мер по защите работников, персоналу также устанавливают специальные надбавки, что является изменением структуры оплаты труда. В этом случае необходимо заменить действующее штатное расписание и внести в новый документ информацию об изменении оплаты труда отдельным работникам.

Другие причины для утверждения нового штатного расписания

Влияют на изменение структуры наемного персонала и финансовые показатели деятельности компании. Резкое ухудшение экономического положения фирмы становится поводом для оптимизации численности сотрудников, объединения нескольких подразделений в одно либо сокращения количества нанятых работников. При таких изменениях нельзя обойтись только актуализацией действующего штатного расписания, нужно составлять и утверждать новый локальный нормативный акт.

Штатное расписание, отражающее актуальную структуру персонала и обосновывающее уменьшение численности работников, является необходимым документом для аргументации законности изменений, в случае конфликтных ситуаций и жалоб.

Увольняемые сотрудники могут отстаивать свои права и оспаривать законность сокращения в различных инстанциях. В ходе разбирательств по жалобам, отсутствие штатного расписания, наличие в нем устаревших сведений или ошибок может повлечь за собой штрафные санкции для нанимателя.

Еще одним поводом для замены действующего расписания становится расширение деятельности компании, увеличение объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг, выход на новые рынки сбыта. В таком случае этот локальный нормативный акт может меняться как в плановом порядке, так и вне утвержденной периодичности его замены. Если о подобных изменениях в деятельности фирмы известно заранее, то внести в штатное расписание новые должности и подразделения можно при ежегодном составлении этого документа. При этом появление возможности для развития компании в течение года, у руководства бизнеса есть возможность оперативно заменить устаревший документ новым штатным расписанием.

При планировании деятельности и составлении штатного расписания на новый период, в него вносят не только действующие должности, но и предполагаемые вакантные места, с указанием сроков увеличения численности сотрудников.

Причиной для незапланированного утверждения штатного расписания также становятся обнаруженные в нем ошибки и замечания контролирующих органов. В большинстве случаев нет возможности дожидаться начала нового календарного или учебного года и составлять штатное расписание с учетом этих факторов. Если ошибки и недочеты выявлены в ходе проверки компании, то на их устранение дается некоторый срок, как правило, до 1 — 2 месяцев. В случае непринятия нового штатного расписания на предприятие могут быть наложены штрафы за несоблюдение требований трудового законодательства.

Штатное расписание должно отражать актуальную структуру наемного персонала. При незначительных изменениях этот документ можно не утверждать по новой, а составить распоряжение о замене отдельных позиций в нем на новые. При этом лучше запланировать периодическую замену действующего расписания на новое. Вместе с тем, по некоторым причинам может понадобиться и внеплановая разработка, и утверждение нового штатного расписания. Такие основания для замены действующего документа могут быть разнообразны от принятия новых законодательных актов до результатов проверок или СОУТ.

Набор сотрудников в компанию осуществляется не по необходимости, а в соответствии с локальными актами, определяющими и объем работ, и количество штатных единиц.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Количество работников изначально закрепляется в , которое в ходе осуществления хозяйственной деятельности может меняться в связи с производственными процессами и оптимизацией кадров в порядке, установленном законом.

Нормативная база

Штатное расписание является одним из локальных актовых, который издается в компании в качестве документа, определяющего организационную структуру, соподчиненность и наличие структурных подразделений, а также форму по каждой должности с учетом тарификации и надбавок.

Его наличие нужно подтверждать при проверке хозяйственной деятельности учреждения контролирующими органами.

На основании оговоренного документа труженики принимаются в компанию, переводятся и сокращаются, а также получают заработную плату, размер которой должен соответствовать и МРОТ и надбавкам за определенные условия труда. К примеру, ненормированный труд либо расширение зон обслуживания.

Сей документ имеет унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ №1, которая рекомендована к применению во всем компаниях независимо от формы собственности, несмотря на то, что прямого указания об обязательном создании штатного расписания в нормативных документах РФ не содержится.

Однако в той же ст.15 ТК РФ сказано, что трудовые отношения возникают на основании локальных актов, в частности, штатного расписания. В ст.57 ТК РФ указано, что должность работника должна соответствовать наименованию, содержащемуся в оговоренном документе.

А в Инструкции по ведению книг о труде установлена обязанность по внесению записей в соответствии с тем же расписанием штата.

То есть документ должен быть создан в обязательном порядке, учитывая его применение во многих аспектах трудовой деятельности сторон.

Также следует отметить еще один факт.

С введением в действие ст.195.2 ТК РФ при формировании штатных расписаний, а также внесении изменений в документ применение профстандартов стало обязательным условием. Наименование должности должно соответствовать ЕТКС в случае, если условия труда отклоняются от нормальных и труженик будет претендовать на .

То есть наименование должности в штатном расписании должно полностью соответствовать профстандартам и ЕТКС, а тарифные ставки и размер надбавок не могут быть менее МРОТ, определенного законом РФ. Причем данное условие должно соблюдаться как при формировании штатного расписания на начальном этапе, так и при внесении изменений.

Причины и основания

Штатное расписание изначально формируется с учетом поставленных задач и имеющегося объема труда, что предопределяет численность штата, не говоря уже о наличии основных средств, из которых и формируется окладная система, в размере не ниже законодательной нормы.

Но ведь компании развиваются, реорганизовываются, сливаются или просто видоизменяются в виду расширения зон обслуживания либо изменения видов деятельности,. Это предопределяет увеличение либо уменьшение объема работ, а следовательно, и нехватку либо излишек определенных специалистов.

Также причиной внесения изменений в штатное расписание могут стать видоизменения тарифных ставок либо надбавок. В федеральное законодательство ежегодно вносятся поправки в МРОТ с учетом индексации, да и руководство компании в силу финансовых возможностей может увеличить размер оплаты труда в процентном соотношении к окладу.

А вот основанием для внесения изменений в расписание штата может служить бухгалтерская документация.

Те же отчеты о снижении прибыльности либо отсутствии поставок могут стать основанием для сокращения некоторых должностей. А докладная записка менеджера об увеличившемся объеме труда в связи с разработкой нового проекта может стать основанием для увеличения штата за счет приема нескольких специалистов.

Изменение должностей

В процессе осуществления хозяйственной деятельности некоторым работникам приходится исполнять не только свои обязанности, но и отсутствующих сотрудников, либо объем работы может увеличиться за счет выполнения некоторых поручений, которые ранее не были предусмотрены должностной инструкцией, но в них возникла необходимость.

К примеру, изначально сотрудница может быть принята секретарем, в обязанности которого входит прием почты, стенография писем и соответственно их написание, но впоследствии может возникнуть необходимость в организации конференций для всего коллектива, подготовка некоторых приказов, а также ряд других обязанностей, которые выходят за рамки обычного секретаря.

В этом случае выше оговоренная должность может быть переименована в помощника руководителя либо менеджера с увеличением оклада.

Внесение (добавление) новой должности

На начальном этапе любая компания имеет достаточно узкий спектр услуг в связи с отсутствием наработок и постоянных клиентов, но после нескольких лет труда учреждение может и расширить зону влияние путем претворения в жизнь новых проектов, что выльется в нехватку кадров, которые могли бы исполнять увеличившийся объем работы.

Именно в подобной ситуации и вносятся изменения в штатное расписание путем создания новых должностей и даже отделов, с определением окладов и надбавок, а также соподчиненности.

В связи с оптимизацией

Могут вноситься изменения в расписание штата и в связи с перераспределением обязанностей либо оптимизацией управленческой работы.

Допустим, в компании изначально может быть предусмотрен всего один заместитель директора, но впоследствии может возникнуть и необходимость во втором заместителе по финансовой либо хозяйственной части и с правом подписи. Но так как необходимого объема для полной ставки может быть не достаточно, начальника одного из отделов могут переименовать в заместителя с расширением зон обслуживания и увеличением оклада.

Также в штатное расписание может быть введена дополнительная штатная единица того же кассира, но только на 0,5 ставки в связи с увеличившимся объемом платежей, с которым счетовод может уже и не справляться. А так в порядке и работа будет выполнена, и работник вознагражден оплатой в размере полутора ставок.

При сокращении штата

Вносятся изменения в штатное расписание и при сокращении должностей, причем как вакантных, так и действующих. Предприятие может поменять оборудование, на обслуживание которого понадобиться меньшее количество персонала, либо компания может изменить направление экономической деятельности, в результате чего менеджеры будут сокращены, а вот штат бухгалтеров увеличен.

Могут сократить должности и в связи с реорганизацией либо слиянием двух компаний. Содержать четырех экономистов при объеме работы рассчитанной на две ставки вряд ли кто-то согласиться.

Переименование должности

В связи с нововведением новых норм в трудовое законодательство РФ, предусматривающих соблюдение профстандартов, а также соответствие наименований должностей Квалификационному справочнику, во многих компаниях возникла необходимость в переименования должностей.

Закон обязывает привести наименование должностей в соответствие с ЕТКС при наличии оснований для назначения досрочных пенсий. Рассчитывать на оговоренную гарантию труженики могут только в том случае, если в соответствии со штатным расписанием и отработают на определенной должности не менее 10 лет.

Также обязательными к соблюдению профстандарты являются и для государственных учреждений и для компаний, в которых 51% акций принадлежит РФ.

Изменение окладов

Как правило, размер оклада устанавливается в штатном расписании изначально, еще при создании компании, но ведь в процессе трудовой деятельности прибыль, а значит и финансовые возможности предприятия могут увеличиваться, как и объем труда. В связи с этим в окладную систему могут быть внесены изменения.

Также основанием для внесения изменений в оплату труда могут быть нормы федерального законодательства, предусматривающие увеличение минимального размера оплаты, который рассчитывается ежегодно с учетом потребительской корзины и инфляции.

То есть на основании закона, а именно ст.133 ТК РФ, установить оклад менее МРОТ работодатель не может. С следовательно, при внесении изменений в минимальный размер оклад тоже должен быть увеличен, что подразумевает внесение изменений в штатное расписание.

Изменение надбавок

В соответствии с нормами закона, доплаты производятся труженику в связи с выполнением непосредственных обязанностей в условиях, отклоняющихся от нормы автоматически при суммировании отработанных часов. А вот надбавки устанавливаются уже по желанию руководства с целью поощрения за ту же интенсивность труда либо ведения определенной работы.

К примеру, на предприятии может отсутствовать должность инженера по охране труда ввиду небольшой численности штата, но ведь работу по обеспечению безопасных условий вести надо. Поэтому одного из тружеников могут обязать выполнять оговоренные обязанности за дополнительное вознаграждение в процентном соотношении к окладу, с отражением в штатном расписании.

Особенности внесения изменений в штатное расписание

Штатное расписание является локальным документом, при принятии которого должна соблюдаться установленная законом процедура, подразумевающая издание определенного пакета документов, а в ряде случаев - и согласование с Профсоюзным комитетом.

Так, в порядке ст.135 ТК РФ в случае внесения изменений в систему оплаты труда штатное расписание принимается только с учетом мнения профсоюза. А при внесении изменений в наименование должностей - в сопровождении юриста, который обязан отслеживать соответствие наименования ЕТКС.

Пошаговая инструкция

В соответствии со ст.57 ТК РФ наименование должности является одним из обязательных условий договора о взаимном сотрудничестве, впрочем, как и размер оплаты труда. Поэтому при внесении изменений в оговоренные сведения в то же штатное расписание должны учитываться нормы ст.72 ТК РФ в соответствии с которыми внести изменения в договор возможно только по согласию сторон.

Также внесение изменений по инициативе руководства предприятия допускается и в порядке ст.74 ТК РФ, но только при соблюдении определенной процедуры, а именно, уведомления сотрудников о переименовании должности как минимум за два месяца.

То есть внесению изменений в расписание штата предшествует издание определенного пакета документов, который установлен законом.

Какими документами оформляется?

На начальном этапе оформляется служебная записка, в которой отражаются сведения, выступающие основанием для внесения изменений в штатное расписание.

К примеру, в связи с увеличением объема труда может быть предложено ввести дополнительные вакансии. А вот при снижении объема поставок может быть предложено и сократить некоторые должности.

Кстати, если вакансии заняты, то процедура оформления изменений в штатное расписание будет инициирована как минимум за два месяца, ведь сотрудников в порядке ст.74 ТК РФ нужно будет предупредить об изменениях и предоставить возможность согласиться либо отказаться.

Но если должности вакантны, двухмесячный срок не соблюдается и соответственно оговоренные штатные места можно сократить в любой момент.

Образец служебной записки представлен на нашем сайте:

Приказ (образец)

На основании служебной записки, поданной на рассмотрение руководству предприятия, будет издан приказ, в котором будут отражены данные которые планируется изменить.

И опять же, если предстоит сокращение должностей, в приказе оговаривается несколько дополнительных условий - вручение уведомлений высвобождаемым сотрудникам, а также предложение других вакантных должностей.

С примером приказа можно ознакомиться ниже:

Изменения в документах сотрудников

Учитывая, что наименование должности присутствует практически во всех документах, оформляемых при приеме на работу, в оговоренные акты также вносятся изменения, основанием для которых служит .

Допсоглашение (пример)

К примеру, как внести изменения в трудовой договор? Только посредством издания к оговоренному документу, с образцом которого можно ознакомиться ниже.

Личная карточка

Также изменения должны быть внесены и в личную карточку сотрудника, ведь при приеме в оговоренном документе указываются не только личные данные, но и занимаемая должность. Соответственно при переименовании вакансии изменения в личную карточку должны быть внесены в обязательном порядке.

Трудовая книжка

Вносятся изменения и в книгу о труде, но только в том случае, если видоизменяется наименование должности, а не размера оплаты труда.

Ведь запись о приеме на определенную должность в книгу о труде вносится, соответственно при изменении названия вносятся корректировки и в оговоренный документ с указанием номера приказа и даты его издания в порядке, определенном Инструкцией по заполнению книжек о труде.

Сколько раз в год и как часто допускаются новшества?

Количество внесения изменений в штатное расписание на законодательном уровне не установлено. Следовательно руководство предприятия может по своему усмотрению вносить изменения в оговоренный документ столько раз, сколько пожелает, но с учетом процедуры, оговоренной на законодательном уровне. При внесении изменений в наименование должности либо размер оклада действующего сотрудника она подразумевает двухмесячный срок уведомления.

Важные нюансы

Штатное расписание является локальным актом, который оформляется не только с учетом производственных процессов, но и федерального законодательства.

На основании ст.8 ТК РФ оговоренный акт не должен противоречить нормам ТК РФ, а также ухудшать положение тружеников.

То есть если дирекция учреждения установит в штатном расписании оклад ниже МРОТ, оговоренный документ в порядке ст.8 ТК РФ будет признан недействительным.

Нужно ли уведомлять и ознакомлять сотрудников?

В соответствии со ст.22 ТК РФ, руководство обязано знакомить сотрудников со всеми локальными актами, принятыми в компании и связанными с выполнением непосредственных обязанностей, причем не только при приеме, но и в процессе трудовой деятельности.

В случае внесении изменений в штатное расписание ознакомление всех сотрудников с оговоренным документом не обязательно, но только при условии, что изменения не отражаются на деятельности работника.

То есть если принято решение о введении нескольких должностей, никого ознакомлять не нужно, если же грядет сокращение, то с приказом о высвобождении должны быть ознакомлены сотрудники, подлежащие .

И конечно, если изменяется размер оплаты труда либо надбавок, уведомляются только те сотрудники, чей оклад подвергается изменению, причем с соблюдением процедуры, оговоренной в ст.74 ТК РФ.

Ответственность за неверно составленные документы

Учитывая, что не все кадровики знают, как правильно оформить внесение изменений в штатное расписание, возникают ошибки, которые ведут к нарушению прав тружеников, что в свою очередь чревато негативными последствиями.

Ст.5.27 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за несоблюдение норм трудового законодательства - к примеру, в случае нарушения сроков уведомления о сокращении либо установлении оклада ниже МРОТ предусмотрены штрафные санкции до 50 тысяч рублей.

В случае же если были допущены ошибки при составлении приказов либо служебной записки, уровень ответственности будет зависеть от степени вреда.

Внесение изменений в штатное расписание можно считать хорошим инструментом регулирования и организационной структуры, и хозяйственной деятельности. Ведь посредством ведения в штат новых должностей можно и необходимый объем работ выполнить и прибыль повысить, а также приобрести специалистов, работоспособность которых будет повышаться вместе с окладом, отраженном в том же расписании штата.

Предприятие представляет собой живой организм, поэтому нуждается в корректировках расписания и графика работы. Не является исключением такой документ, как штатное расписание. Необходимость внесения в него поправок (переименование должности, добавление или сокращение) связано с рядом причин: реорганизацией структуры, изменением фонда оплаты труда, модернизацией или спадом производства. В этом есть свой порядок действий и типовые образцы приказов.

Штатное расписание - основа деятельности предприятия

Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для осуществления конкретных преобразований на предприятии. Речь идёт не только об изменениях в графике работы, ведь при любых переменах в системе очень важно учитывать продуктивность и результативность работников - эти показатели не должны быть ниже предыдущих за аналогичный период.

Руководство компании может избежать неприятных ситуаций, в частности трудовых споров, претензий со стороны контролирующих органов, если отнесётся с ответственностью к процессу оформления изменений в штате.

Когда меняется штатное расписание, издаётся соответствующий приказ.

На каких основаниях изменяют штатное расписание

Изменения в штатное расписание вносят в следующих случаях:

Преобразование (модификация) компании, что требует исключения некоторых должностей или введения новых.
Уменьшение масштабов деятельности, когда появляется необходимость в сокращении численности штатных сотрудников.
Развитие бизнеса, которое влечёт набор новых работников.
Повышение или понижение фонда заработной платы.
Реорганизационные процессы на предприятии.
Корректировка наименований должностей.

Данный список не ограничен представленными случаями, но именно эти встречаются на практике наиболее часто.

Существуют ли исключения и ограничения по закону

Предъявленные Трудовым кодексом регламентирующие требования касаются причин, по которым могут быть изменены качество и численность штата.

Что касается ограничений, если они не противоречат основным требованиям уставных документов предприятия (род деятельности, сфера производства товаров или предоставления услуг, технология изготовления и т. д.), каждое предприятие вправе вносить любые корректировки и изменения в плане создавшейся ситуации.

Кто должен составлять штатное расписание и вносить изменения

В законодательстве нет чёткого указания на то, кто должен заниматься штатным расписанием. Так или иначе участвовать в комплектации кадрового состава могут все. Даже рядовые сотрудники имеют право подавать ходатайства о необходимости упразднения и введения ставок, переводе на другую должность. Технически составляет штатное расписание тот, на кого руководство возложило такую обязанность. Обычно это кадровик, экономист или бухгалтер. В небольших предприятиях штатным расписанием занимается сам учредитель.

Как правильно внести изменения в штатное расписание

Порядок действий и оформление приказа будут несколько отличаться в зависимости от того, по какой причине вносятся изменения.

Увеличение и уменьшение оклада

Первоосновой приведения в правовое поле повышение окладов сотрудников компании является издание соответствующего приказа, в котором должны быть указаны:

Перечень должностей, по которым будет производиться повышение оклада.
Размеры новых окладов (конкретно по каждой должности).
Точная дата внесения изменений.

Обе стороны трудовых отношений подписывают соглашение к трудовому договору по поводу повышения оклада, на основании чего издаётся приказ. Многие руководители используют унифицированную форму, но трудовое законодательство позволяет составлять этот документ в свободной форме, приемлемой для данного предприятия, с учётом его специфики.

Все вопросы, касающиеся оплаты, являются одной из основ трудовых отношений. Работодатель должен придавать этому важное значение, особенно в плане выполнения законных требований. Исходя из этого, после документального оформления повышения окладов сотрудникам, следует внести соответствующие коррективы в трудовой контракт. Те, кого коснулись изменения, должны быть ознакомлены с приказом, подтвердив это своей подписью.

В случае уменьшения оклада, конечно, отношения субъектов значительно усложняются. Законным может считаться уменьшение оплаты без согласия сотрудника в случаях, вызванных конкретными технологическими или экономическими причинами . Хотя это не является утешительным фактором для работника, подлежащего сокращению.

Нередки случаи, когда руководитель ведёт себя некорректно, предлагая в принудительном тоне заключить дополнительный трудовой договор о снижении размера зарплаты. Причём делает это, превышая свои полномочия и пользуясь служебным положением. Если работник не соглашается, руководитель позволяет себе угрожать ухудшением условий работы или даже увольнением. Такие случаи однозначно расцениваются как нарушение трудового законодательства и, естественно, являются причиной для подачи иска в суд. Такие моменты усугубляют трудовые споры и доводят до такого уровня, когда по-другому с ними справиться невозможно.

Реорганизация компании и оптимизация штата: ввод, вывод и замена должностей

В штатное расписание в период реорганизации вводятся новые должности и исключаются те, которые не составляют интереса для предприятия . С новыми должностями вопрос понятен, ведь желающих их занять в настоящее время достаточно. А вот с сокращёнными или выведенными за штат рабочими всё значительно сложнее.

Сокращение штата и ликвидация отделов

Администрация предприятия обязана подготовить служебную записку о предстоящем сокращении за два месяца до события. Уволенному работнику выплачивается выходное пособие - среднемесячный заработок в течение двух месяцев от момента прекращения трудовых отношений.

В приказе о сокращении численности трудового коллектива необходимо указать следующие данные:

Список сокращаемых должностей.
Точная дата сокращения.

Очень важным моментом, который должны учитывать работодатели, являются категории сотрудников, не подлежащие сокращению.

При переименовании должностей руководитель также должен уведомить об этом сотрудника письменно за 2 месяца до внесения изменений (ст.74 ТК РФ).

Наличие вакансий является самым безболезненным выходом при сокращении, ведь работодателю не придётся испытывать лишние негативные эмоции, когда он вынужден лишать человека работы. Если под сокращение попадают незанятые должности, составляется акт, на основании которого вносятся изменения.

Видео: консультация юриста об увольнении по сокращению; категории лиц, которых не могут сократить

Введение новых штатных единиц и отделов

Приказ о введении новых должностей содержит такую информацию:

Наименование должности. Если вводится целый отдел, указывается его название и список должностей.
Точная дата вступление изменений в силу.

В данном случае момент издания приказа совпадает с моментом штатных нововведений. Это возможно потому, что данные изменения не отражаются на судьбе сотрудников предприятия. С нововведениями знакомят в первую очередь кадровиков, которые будут заниматься разработкой должностных инструкций.

Порядок действий при переименовании должности

Новое наименование должности часто происходит в сфере трудовых отношений, в производственных и административных процессах. К примеру, можно вспомнить, что в недалёком прошлом в торговле была очень распространённой должность товароведа. Сейчас вряд ли осталась такая интерпретация, ей на смену пришло понятие «менеджер».

Так вот, при переименовании должности изменение происходит, как говорится, без лишних движений. Издаётся приказ по тому же принципу, как и при введении новой штатной единицы, с той лишь разницей, что в документе должно указываться предыдущее название должности, а затем новое.

В ситуации, когда на должности работает сотрудник, изменение наименования проводится с его ведома и согласия. Опытный руководитель всегда найдёт общий язык с подчинёнными и сумеет доходчиво объяснить причину изменений и основательно аргументирует . Если трансформации вызваны серьёзными технологическими и организационными факторами, работодатель вправе произвести изменения даже без согласия работника (ст. 74 ТК РФ). Далее обе стороны подписывают соглашение по поводу модификации названия должности. После этого издаётся соответствующий приказ. Кадровик вносит информацию в личную карточку и трудовую книжку сотрудника.

Методика внесения изменений в штатное расписание

Прежде чем внести изменения, начальник отдела или другого структурного подразделения готовит на имя руководителя компании докладную записку с подробным обоснованием и экономическими расчётами.

Правила составления приказа

Приказ издаётся на основании ст. 74 ТК РФ, как правило, он называется «О внесении изменений в штатное расписание» или «О частичном…». Констатирующая часть заполняется аргументацией на уровне данного предприятия, уточняются нюансы изменений.

На фирменном бланке руководитель издаёт приказ. Текст данного документа состоит из двух частей: констатации и распоряжения. Первая часть - законное основание и причина, вторая - конкретные изменения с указанием сроков и ответственных за исполнение.

Если компания представляет собой сложную структуру с большим штатом, названия должностей могут повторяться. Поэтому в приказе необходимо указывать не только должность, но и конкретное структурное подразделение.

Уведомление сотрудников

Содержимое приказа документа должно быть доведено до всех штатных сотрудников, которых касаются нововведения. Они должны внимательно ознакомиться с ним, принять к сведению и расписаться на обратной стороне.

Если сотруднику понадобится выписка из расписания, она выдаётся на основании ст. 62 ТК РФ. Выписка содержит сведения о выплатах по конкретной должности. Руководствуясь ст. 88 ТК РФ, информация об окладах остальных работников в выписке не указывается.

В каких случаях нужно утверждение нового расписания

При частичных, незначительных коррекциях, изменения вносятся в отдельные графы действующего документа. При существенных модификациях возникает необходимость разработки нового расписания штата сотрудников.

Обычно штатное расписание составляется сроком на год. Если нужно переименовать должность или ввести новую в середине года, в штатное расписание вносятся изменения приказом. Количество повторных изменение законом не ограничивается. А оформить новое штатное расписание можно будет на следующий год.

Обоснование изменений: служебная записка

Руководство предприятия готовит служебное письмо, обращённое к сотрудникам. Оно содержит уважительное обращение и подробное объяснение необходимости внесения изменений, особенно если это касается сокращения. В записке предлагаются варианты выхода из ситуации. Это может быть предложение занять другую должность.

Если предстоящее сокращение вызвано серьёзными технологическими обстоятельствами, работодатель вправе сократить должность без согласия сотрудника . Однако этот факт не исключает требования в написании руководителем служебной записки. В этом случае он должен проявить уважение и такт, особенно по отношению к работникам, которые добросовестно исполняли свои обязанности. Здесь имеет место человеческий фактор, когда сотрудник получает моральную травму в связи с потерей работы. Именно проявление деликатности не позволит усугубить и без того затруднительное положение человека, а значит не вызовет в нём протеста и не вынудит его идти на крайний шаг - подачу иска в суд.

Внесение изменений в штатное расписание должно иметь в первую очередь обоснованный характер. Информация должна быть доведена до ведома сотрудников, а лицо, на которое возложена обязанность выполнения контроля, должно отчитаться о результатах проделанной работы. Работодатель должен владеть основами юридической грамоты и не допускать лишних трудовых споров, ведь существуют боле уязвимые категории работников, которые застрахованы от попадания в список сокращённых.

Что должен знать руководитель и бухгалтер составляя штатное расписание. Какие требования нужно соблюсти, заполняя унифицированную форму Т-3.

Документооборот необходим для того, чтобы отслеживать различные показатели деятельности компании в динамике. Без него организация процессов носит достаточно хаотичный характер. Поскольку в современном мире персонал является главным активом каждой фирмы, документы, связанные с управлением человеческими ресурсами, должны вестись максимально аккуратно и правильно.

Штатное расписание - позволяет установить штатную численность подразделений организации, анализировать организационную структуру и систему оплаты труда, а также облегчает процесс подбора персонала на вакансии в компании.

Для чего нужен этот документ, обязателен ли он?

Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения работников по причине сокращения штата в случае их обращения в судебную инстанцию. Также оно может служить в качестве обоснования отказа при приеме на работу (по причине отсутствия той или иной должности). Поэтому грамотное составление данного документа является основой для законного отстаивания интересов фирмы.

Кроме того, зачастую проверяющие компании (в частности, трудовая инспекция) требуют его наличие при проверках. Отсутствие документа попадает под нарушение закона РФ об охране труда. Соответственно, по КоАП РФ (статья 5.27) организации, не предоставившей расписание, грозит штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей. К тому же будет оштрафовано должностное лицо (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).

Наконец, без штатного расписания не представляется возможным доказать, что в момент сокращения у компании не было возможности предоставить сотрудникам альтернативные вакансии.

Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства РФ, и в теории решение налоговой или трудовой инспекции о взимании штрафа можно оспорить в судебной инстанции. Однако на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций. При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законодательно.

Требования, предъявляемые к нему

Поскольку штатное расписание является так называемым локальным нормативным актом, особых требований, предъявляемых к нему, не так много:

Одним из главных является тот факт, что компания обязана составлять данный документ по установленной федеральным законом унифицированной форме Т-3. Укорачивать ее нельзя (все необходимые пункты должны присутствовать), а вносить дополнительные данные можно
Расписание должно вводиться в действие с первого числа месяца
Очень важно, чтобы каждая страница была пронумерована
Документ должен быть сшит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за составление

Кто занимается составлением?

На данный момент законодательством четко не определено, кто должен заниматься разработкой документа.

В компаниях с разветвленной организационной структурой обязанность составления может лежать на сотрудниках следующих отделов:

кадровая служба
бухгалтерия
юридический отдел (наименее распространенная ситуация)

В небольших фирмах этим может заниматься руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае изготавливается приказ на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом. Еще одним вариантом определения ответственного является указание на этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.

Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:

сроки и основные правила разработки/внесения изменений
форма приказа об утверждении расписания и изменений
ответственные лица за формирование документа и подписание приказов
сотрудники, с которыми нужно согласовать проект расписания или его изменений
состав нормативных актов, которые регулируют все вопросы, связанные с ним

Как утверждается?

После составления штатного расписания его необходимо утвердить. До того, как будет готова финальная форма для подписания, необходимо согласовать ее с указанными в инструкции сотрудниками.

После этого утверждение необходимо сделать с помощью специального приказа или распоряжения, которое должно быть подписано либо руководителем компании, либо уполномоченным лицом. В приказе обязательно нужно указать даты составления, утверждения и вступления в законную силу – они могут совпадать либо отличаться друг от друга, но дата вступления в силу не может быть раньше, чем дата составления или утверждения.

Структура и порядок заполнения

В первую очередь унифицированная форма должна содержать ряд реквизитов (они обязательны для каждого бухгалтерского документа):

наименование и номер документа
дата его составления
наименование компании
подтверждение факта осуществления деятельности и выражение величины натурального или денежного измерения
наименование и подпись лица, ответственного за правильность составления

В таблице необходимо указать следующие сведения (слева направо):

структурное подразделение
код подразделения
должность, разряд, класс квалификации (например, инженер 1 категории)
количество штатных единиц
оклад (указывается в рублях, единицы измерения стоят только в шапке таблицы – например, 20 000,00)
надбавки (в руб.) – например, за ученую степень. Под них отведено 3 графы
всего, руб. – в этой графе указывается общая сумма заработной платы
примечание

После заполнения всех граф в таблице необходимо заполнить строку «Итого». В ней необходимо просуммировать все значения по столбцам (суммы окладов, сколько будет штатных единиц и т. п.). После этого ставятся необходимые подписи и печать.

Как внести изменение?

На момент 2017 года существует 2 основных способа внесения изменений в штатное расписание:

Так, можно изменить непосредственно этот документ посредством создания нового, который будет иметь следующие регистрационный номер. При этом новый вариант должен утверждаться приказом по основной деятельности.
Однако, чаще всего вносимые изменения достаточно незначительны. В данном случае достаточно оформить изменения соответствующим приказом. Приказ может быть назван следующим образом: «Об изменении штатного расписания» или «О внесении изменений в штатное расписание».

При этом для этой процедуры необходимо иметь обоснование. Таковыми могут служить следующие причины:

необходимость проведения оптимизации административной деятельности
совершенствование организационной структуры компании
проведение реорганизации
устранение дублирования функций и формирование центров ответственности
изменения в законодательстве РФ
необходимость организации мероприятий по совершенствованию деятельности того или иного отдела в компании
сокращение основной деятельности, ее расширение или диверсификация

Если переименовывается должность сотрудника, перед внесением изменений нужно получить его письменное согласие.

Срок хранения и периодичность составления

В законодательстве РФ нет норм, которые регулировали бы периодичность составления штатного расписания. Если в компании высокий уровень текучки кадров, целесообразно составлять его один раз в месяц. Однако чаще всего составляют его раз в 6 или 12 месяцев, при необходимости лишь внося изменения. Это обусловливается тем, что такое расписание является так называемым плановым документом.

Также существует возможность составлять форму Т-3 на несколько лет – но это можно делать только тем фирмам, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих.

Поэтому данный вариант нельзя рассматривать как целесообразный на момент 2017 года – кризисные условия заставляют организации постоянно менять различные аспекты своей деятельности.

Что касается срока хранения, на данный момент документ должен храниться в компании в течение 3-х лет. При этом данный срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу. Штатные расстановки (которые могут служить как облегченная альтернатива рассматриваемой бумаги) должны храниться в течение 75 лет.

Обязаны ли предприниматели иметь штатное расписание?

Штатное расписание – это обязательный локальный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 8 Трудового кодекса РФ). Нужно ли ИП иметь штатное расписание, как его составить, утвердить и заполнить.

Иметь или не иметь

Упоминается штатное расписание только в статье 57 Трудового кодекса РФ, согласно которой в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.

Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание.

И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает.

Кроме того, статья 57 ТК РФ недвусмысленно говорит о «штатном расписании организации», а не о штатном расписании предпринимателя. Однако, чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания у ИП как нарушение трудового законодательства и оштрафовать по статье 5.27 КоАП РФ.

численность ваших работников превышает 3-4 человека
обязанности работников соотносятся со стандартными функциями конкретной должности, специальности или профессии
Вам нужно четко структурировать свой штат, распределив обязанности между работниками

Иногда в трудовых договорах с работниками указывается, что они приняты на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий, отсутствует.

В этом случае, отсутствие штатного расписания не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. И трудовой договор не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание.

Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (статья 8 ТК РФ). Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.

Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.

Как оформить

Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. (УФ Т-3). Обычно работодатели применяют эту форму. Но, в принципе, могут применять и другую, самостоятельно разработанную форму. Почему?

Немножко истории. В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" утверждалось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете". А разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены Правительством на Госкомстат России. Отсюда и делался вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению.

Но штатное расписание не являлось тогда и не является сейчас первичным учетным документом. Ведь оно не оформляет никакую хозяйственную операцию, подлежащую отражению в бухгалтерском учете. На основании штатного расписания не осуществляются бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени).

А с 2013 года у негосударственных организаций появилась возможность использовать самостоятельно разработанные формы даже для первичных учетных документов. Но применение данных форм в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ необходимо утвердить либо приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.

Итак, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою.

Наименования должностей, профессий и специальностей, которые фигурируют в штатном расписании, устанавливаются работодателем самостоятельно.

Если же с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений, то эти должности, специальности и профессии и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ).

На данный момент существуют следующие справочники:

ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих
ЕКС - Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих
ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

Если в указанных справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то в штатном расписании (и в трудовых договорах) наименования профессий и должностей, должны указываться в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения. Трудовое законодательство РФ содержит довольно большое количество нормативных правовых актов, которые предоставляют льготы и ограничения для различных категорий работников. Поэтому при составлении штатного расписания работодателю лучше придерживаться соответствующих квалификационных справочников.

Как грамотно заполнить ШР рассмотрим на примере заполнения унифицированной формы Т-3.

Графа 4 (количество штатных единиц)

В том случае, если предусматривается содержание неполной штатной единицы, количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25 (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Графы 6-8 (надбавки)

Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например, в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, то в соответствующих графах допускается указывать проценты или коэффициенты.

Если размер процентов и коэффициентов изменяется, то, на наш взгляд, не будет ошибкой поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 сделать ссылку на документ, который регулирует изменение этих процентов и коэффициентов. Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности "северного" стажа. Поэтому при заполнении граф 6 - 8 можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате.

Иные стимулирующие выплаты, кроме надбавок, не показываются. То есть, нет необходимости отражать в унифицированной форме штатного расписания премии и иные стимулирующие выплаты, не являющиеся надбавками. Чем именно надбавки заслужили право присутствовать в унифицированной форме штатного расписания, неясно. Тем более что официального определения надбавки в трудовом законодательстве нет.

Графа 9. (итог)

Подсчет итога заработной платы возможен только тогда, когда тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени. Если в соответствующих графах кроме рублей используются проценты и коэффициенты, а в организации используется не только повременная, но и сдельная система оплаты труда, то вывести итог по графам 5 - 9 унифицированной формы штатного расписания не представляется возможным.

Как утвердить

Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание. Трудовым законодательством не предусмотрен учет мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания.

Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации или ИП. В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие ШР не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Вопрос о проставлении печати на штатном расписании законодателем не решен. Унифицированная форма штатного расписания не предусматривает обязательной постановки печати.

Работодатель также самостоятельно решает вопросы изменения и дополнения ШР. Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.

Образец заполнения

Как составить?

В штатном расписании должны быть указаны следующие данные:

Полное наименование организации, в соответствии с учредительными документами
ОКПО организации
Номер штатного расписания (можно использовать любой способ нумерации)
Дата фактического составления
Нужно указать период действия штатного расписания (обычно эта дата равняется 1 году)
В правом верхнем углу ставится гриф «Утверждено» и указываются реквизиты приказа об утверждении и введение в действие штатного расписания
Наименование должности работника в соответствии с ЕКСД
Количество работников по каждой должности
Размеры тарифных ставок (окладов) работников
Постоянные надбавки и доплаты
Если на предприятии меняется перечень должностей, количество работников, оклады и премии, то в штатное расписание должны быть обязательно внесены эти изменения

Если этого не делать, то могут возникнуть проблемы с проверяющими органами.

Приказ об утверждении

Штатное расписание должно быть утверждено руководителями всех структурных подразделений или отдельными сотрудниками руководящих должностей. После этого штатное расписание направляется на рассмотрение к главному бухгалтера и руководителю кадровой службы. После утверждения штатного расписания бухгалтером и руководителем кадровой службы издаётся приказ руководителя об утверждении нового расписания. Когда приказ издан, в штатном расписании проставляется дата и номер.

Кто ответственный?

Обычно штатное расписание составляется работник кадровой службы или бухгалтер. Но его составление можно поручить любому работнику предприятия. Ознакомление Штатное расписание не является локально-нормативным актом организации, поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работников.

Приказ о внесении изменений

Приказ о внесении изменений оформляется в свободной форме и в нём должны быть указаны следующие реквизиты:

Название организации
Тип документа
Дата и номер регистрации
Гриф с надписью "Утверждено"
Визы руководителей
Приказ согласовывается с главным бухгалтером и руководителем

Изменение в связи с исключением должностей

Исключить должность из штатного расписание можно только при сокращении персонала. Для этого издаётся приказ о внесении изменений, удаляется должность и утверждается новое штатное расписание.

Исключить определённую должность можно только при возникновении определённых условий, таких как:

Кризис
Смена условий труда и другое

При сокращении персонала увольняемый сотрудник предупреждается за два месяца до сокращения.

Порядок действий при сокращении персонала и изменении штатного расписания:

Составление приказа (в нём указываются причина его издания, прописывается наименование должности, которая исключается)
Документ заверяется
Производятся изменения в действующем штатном расписании без удаления кодов должностей и структурных подразделений
Составляется приказ о мероприятиях по сокращению персонала. Приказ заверяется и сокращаемые сотрудники с ним ознакамливаются

Для того, чтобы ввести новую должность в штатное расписание необходимо:

Составить приказ о внесении изменений в расписание
Внести изменения в штатное расписание
Составить должностную инструкцию на нового работника

Срок хранения штатного расписания

Штатное расписание должно храниться на предприятии три года, начиная с года, когда положение утратило силу.

Штрафы за неверно составленное штатное расписание

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 2 000 до 5 000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 2 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц - от 50 000 до 80 000 рублей.

По материалам: znaydelo.ru, slob-expert.ru