Как оплачивается командировка по трудовому кодексу рф. Как определяется режим работы в командировке? Как считаются рабочие дни в командировке

Правомерно ли в Положение о командировках включить следующее условие: Работник, находящийся в командировке, подчиняется режиму рабочего времени и времени отдыха организации, в которую он командирован? Неиспользованные Работником во время командировки дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются?

Ответ

Ответ на 1 вопрос: Правомерно ли в Положение о командировках включить следующее условие: Работник, находящийся в командировке, подчиняется режиму рабочего времени и времени отдыха организации, в которую он командирован. Неиспользованные Работником во время командировки дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Неправомерно.

Следовательно, по общему правилу во время командировки сотрудник должен продолжать работать по графику, установленному его трудовым договором.

В случае необходимости сотрудника можно во время командировки привлечь к работе в выходной или праздничный день. Как документально оформить эту процедуру, см. .

Аналогичный подход применяют и к .

Ответ на 2 вопрос: Допустимо ли в Положении о командировки прописать, что оформление командировки начинается с создание заявки в электронном виде, которую создает сам работник, а непосредственный руководитель ее согласовывает также в электронном виде?

Да, это возможно.

По общему правилу при направлении сотрудника в командировку оформлять заявку не нужно. Но если руководство организации сочтет составление таких заявок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом ( положения, утвержденного ). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку?

Положение о командировках

Как оформить Положение о командировках

Общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок следует закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках. Документ составьте в и утвердите приказом (распоряжением) руководителя организации.*

Как любой локальный нормативный акт, Положение начните с преамбулы (общей части, введения). В этом разделе укажите цель создания документа, а также нормативные акты, которые легли в его основу.

В основной части Положения пропишите общий порядок направления сотрудников в командировку, правила , а также последовательность действий в ситуациях, прямо не регламентированных законодательством (например, при оплате командировочных расходов полностью или частично за счет средств принимающей стороны, при направлении сотрудника в командировку с последующим возмещением ему командировочных расходов, вопросы явки в организацию в день прибытия из командировки и т. п.).

Помимо этого, включите в Положение нормы расходов, упомянутых в Трудового кодекса РФ. Речь идет о порядке и нормах компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых как с предварительным, так и без предварительного согласия работодателя. В отношении разных категорий сотрудников (например, рабочих и руководства) могут быть установлены разные пределы компенсационных выплат.

Документы для командировки

Какие документы нужно оформить для командировки сотрудника?

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить соответствующий ( Положения, утвержденного ). Приказ можно составить по унифицированным формам или либо по . Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например заместитель.

Совет : оформлять для командированного сотрудника и с 8 января 2015 года стало не обязательно (). Однако спешить отказываться от служебного задания мы бы не рекомендовали.

Вопрос из практики: Нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку?

В общем случае не нужно.

По общему правилу при направлении сотрудника в командировку оформлять служебную записку не нужно. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом ( положения, утвержденного ). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена. Служебную записку можно составить в .

Служебную записку необходимо оформить, только если:

Служебные записки могут понадобиться и в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине: производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п. В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

Сергей Разгулин ,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Ответ: Как оплатить работу сотрудника за время командировки?

Нина Ковязина

Средний заработок за время нахождения сотрудника в командировке (а также за дни нахождения в пути, в т. ч. за время вынужденной задержки) нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации ( Положения, утвержденного ).

Выплатить средний заработок нужно ( Положения, утвержденного ).

Внимание: игнорировать требование законодательства и выплачивать обычную зарплату вместо среднего заработка , даже при . При этом работодатель может установить , чтобы покрыть разницу.

Пример расчета среднего заработка сотрудника, направленного в командировку

3. Ответ: Как оплатить командировку, которая пришлась на выходной или праздничный день?

Нина Ковязина , заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

По распоряжению руководителя организации сотрудник может быть специально направлен в командировку для работы в выходной или праздничный день. Как документально оформить эту процедуру, см. .

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени . Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.

Сотрудник, работающий в выходной или праздничный день, вправе претендовать на отгул или на дополнительную оплату труда.

Если сотруднику предоставлен отгул, работу в командировке в выходной день оплатите в одинарном размере. День отдыха не оплачивайте.

Если отгул не предоставлен, работу нужно оплатить:

сотрудникам с постоянным окладом - в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если он работал сверх месячной нормы, доплата должна составить не менее двойной дневной (часовой) ставки.
- сотрудник едет в командировку или обратно на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в , которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
- по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в командировке. В этом случае сотрудник оформляет , которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.
сотрудникам, которым установлена часовая ставка, - не менее чем по двойной часовой ставке;
сдельщикам - не менее чем по двойной сдельной расценке;
сотрудникам с постоянным окладом - в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если он работал сверх месячной нормы, доплата должна составить не менее двойной дневной (часовой) ставки.

4. Ответ: Как оплатить сверхурочную работу во время командировки?

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

С одной стороны, по общему правилу на время командировки за сотрудником сохраняют за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (). Никакие другие выплаты или доплаты, за исключением , трудовым законодательством не предусмотрены. То есть все рабочие дни оплачиваются по среднему заработку без учета реального количества часов в день, затраченных командированным на выполнение своего задания, которое по факту может быть как больше его стандартных часов работы по графику, так и меньше. Правомерность такого подхода следует из разъяснений Минфина России .

С другой стороны, работа в условиях, отклоняющихся от нормальных, в том числе , должна быть оплачена в (ст. , ТК РФ). Исключений из этого правила законодательство не предусматривает. Поэтому если работодатель направляет работника в командировку и заранее известно, что он будет трудиться там сверх часов по своему графику, то еще до командировки необходимо оформить соответствующие

Режим труда командированного работника по основному месту работы может отличаться от режима работы принимающей организации. У работников с суммированным учетом вероятность такого несовпадения больше, ведь они работают по специально установленному графику, а не по обычной пятидневке.

Рассмотрим, по какому графику должны трудиться работники в командировке, а также какие дни командировки им нужно оплатить по среднему заработку.

График работы в командировке

В командировке - особый режим труда, который определяется содержанием служебного задания командированного работника. Поэтому график работы в командировке в большинстве случаев отличается от графика по основному месту работы. Кроме того, по трудовому законодательству у командированного работника нет и обязанности соблюдать в командировке график, установленный по основному месту работы.

Нет у работника и прямой обязанности строго соблюдать график работы принимающей стороны. В то же время командированный работник не может и игнорировать график работы организации, в которую он направлен. В противном случае он просто не сможет выполнить служебное задание.

В целях выполнения служебного задания работодатель может:

<или> сделать специальные указания о режиме работы в командировке. В этом случае он может привлечь работника с его согласия к работе в выходной день по графику основного места работыст. 113 ТК РФ , а также установить часы, в которые он должен выполнять служебное задание. Такое распоряжение работодателя должно быть отражено в приказе о направлении в командировку (унифицированная форма № Т-9 );
<или> не делать никаких специальных указаний по режиму работы в командировке, и тогда командированный работник будет самостоятельно определять режим работы с тем, чтобы выполнить служебное задание.

Вести точный учет отработанного работником в командировке времени по основному месту работы невозможно. А принимающая сторона этого делать не может, поскольку не является работодателем. Поэтому в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ), который ведется по основному месту работы, период командировки отражайте буквенным кодом «К» или цифровым «06» без указания количества отработанных часов. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом «РВ» или цифровым кодом «03». Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.

Оплата отработанных дней

Размер оплаты за отработанный в командировке день будет зависеть от того, получил ли работник специальные указания от работодателя о режиме работы.

СИТУАЦИЯ 1. Работодатель не давал работнику специальных распоряжений о режиме работы в командировке

В этом случае рабочие и выходные дни у командированных работников считаются по графику основного места работы. И вы выплачиваете работнику средний заработок за те дни командировки, которые являются рабочими для него по графику основного места работып. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 .

Это нам подтвердили в Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

Заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

“ При направлении работника в командировку рабочие и выходные дни у него считаются такими же, как в той организации, где он постоянно работает. При этом, если рабочий день в организации, куда он командирован, совпадает с выходным днем такого работника по основному месту работы, никакой доплаты за работу в выходной день ему не будет, если в приказе о командировке он не получил специального указания о работе в такой день” .

Пример. Оплата отработанных дней командировки, если работник не получал распоряжений о режиме работы в командировке

/ условие / Работник с суммированным учетом рабочего времени был направлен в командировку для наладки оборудования с 11 по 15 апреля 2011 г.

По графику основного места работы рабочие дни у него 11, 13 и 15 апреля 2011 г. Указаний от работодателя о работе в выходные дни 12 и 14 апреля 2011 г. при направлении в командировку он не получал. Труд работника оплачивается на основе дневной тарифной ставки.

/ решение / Поскольку работник при направлении в командировку не получил указаний о работе в выходные для него дни, оплатить в размере среднего заработка ему нужно только 3 рабочих дня по графику основного места работы - 11, 13 и 15 апреля 2011 г.

СИТУАЦИЯ 2. Работнику были даны специальные указания о режиме работы в командировке

Если график работы в командировке отличается от графика работы по основному месту работы и работник согласился работать в выходные для него дни, то оплачивать отработанные в командировке дни нужно следующим образом:

в размере среднего заработка, если рабочий день в командировке совпадет с рабочим днем по основному месту работыст. 168 ТК РФ ;
как работу в выходной день, то есть не менее чем в двойном размерест. 153 ТК РФ , если рабочий день в командировке совпадет с выходным днем такого работника по графику основного места работы.

Пример. Оплата отработанных дней командировки, если работник в командировке привлекался к работе в выходные для него дни по графику основного места работы

/ условие / Воспользуемся условиями предыдущего примера, изменив их следующим образом.

Работник с его согласия был привлечен к работе в выходные для него по графику основного места работы дни 12 и 14 апреля 2011 г.

/ решение / Работнику нужно оплатить:

в размере среднего заработка 11, 13 и 15 апреля 2011 г. - рабочие дни по графику основного места работы;
в двойном размере дневной тарифной ставки 12 и 14 апреля 2011 г., поскольку эти дни для него выходные по основному месту работы.

Как видим, режим труда в командировке - особый, а размер оплаты зависит от того, получил ли работник от руководства специальные указания о выполнении служебного задания.

Командировка – это служебная поездка , предпринятая работником в интересах работодателя. На ее осуществление выделяется определенный срок, цель — исполнение отдельного задания.

Если работа связана с постоянным пребыванием в пути или разъездным характером, то такие поездки не считаются командировками согласно статье 166 Трудового кодекса РФ .

Для направления работника в командировку руководитель издает приказ , который подготавливает отдел кадров. Прежде чем отправить сотрудника в поездку, надо убедиться, что это возможно:

Нельзя требовать от работника выполнения работ, отсутствующих в трудовом договоре.
Запрещается командировать беременных женщин.
Нельзя без письменного согласия отправить родителей-одиночек с детьми до 5 лет, матерей с детьми до 3 лет, сотрудников с детьми-инвалидами.
Запрещено направлять сотрудника, если он не может ехать по состоянию здоровья.

В случае если отделу кадров надлежит получить согласие человека на командировку, нужно составить уведомление , в котором сотрудник может выразить свое согласие. Уведомление должно быть зарегистрировано в Журнале уведомлений и предложений.

До 2015 года отдел кадров заполнял командировочное удостоверение с приложением служебного задания по установленным формам Т-10 и Т-10а. С 2015 года использование командировочных удостоверений не является обязательным, и бухгалтерия не вправе требовать его наличия.

Организация может по-прежнему использовать унифицированные формы, закрепив это право в локальном нормативном акте.

В случае отказа работодателя от использования унифицированных документов в приказе о направлении необходимо прописать цель приезда . Распоряжение в обязательном порядке регистрируется в журнале приказов по личному составу.

Изменения законодательства 2018 года

Перемены в законодательстве закрепляют упрощение документооборота , принятое с 2015 года. Командированный по новым правилам может не отчитываться в письменном виде по своей поездке.

Согласно законодательству, выезды в обособленное подразделение, находящееся в другом административном округе, приравнивается к служебным поездкам .

Наиболее значительные изменения коснулись размера страховых взносов, начисляемых на суточные. Ранее, согласно закону №212-ФЗ , суточные расходы не облагались страховыми взносами во внебюджетные фонды и взносами на травматизм.

На 2018 год зафиксирована определенная сумма , которая не подлежит обложению:

700 рублей суточных при поездках по России;
2500 рублей за пределами России.

Так как организация внутренним нормативным актом может устанавливать любой размер суточных, то все суммы, превышающие лимит, подлежат налогообложению страховыми сборами, кроме сборов на травматизм.

После оформления приказа командированному сотруднику выдается денежный аванс для осуществления необходимых расходов . В оплачиваемые служебные расходы входят:

оплата проезда;
аренда жилого помещения;
суточные;
затраты на служебные цели по поручению руководства;
прочие сопутствующие затраты.

Оплата издержек на проезд к месту командировки и обратно включает в себя затраты на общественный транспорт до вокзала, аэропорта, передвижения внутри пункта назначения от гостиницы до места работы при условии, что работник предоставит маршрутные квитанции, билеты.

При авиаперелетах сотрудник приносит распечатку электронного билета и посадочный талон. При использовании железнодорожного транспорта в перечень необходимых документов входят билеты, контрольные купоны, также оплачиваются страховые сборы и белье.

Если сотрудник к месту командировки отбывает на личном транспорте, то он должен написать служебную записку, приобщить путевой лист и квитанции с бензоколонок.

Расходы на проезд оплачиваются в полном размере согласно документам, но организация может закрепить ограничения локальным актом, например, установить оплату авиаперелета только в эконом-классе. Если работник вопреки нормативам покупает билет в бизнес-класс, то работодатель вправе отказать компенсировать разницу в стоимости билетов в случае отсутствия объективных причин.

Для подтверждения издержек на наем жилого помещения служащий сохраняет квитанцию, чек или счет-справку, полученные в гостинице. В стоимость входит проживание, дополнительные услуги, оказываемые в гостинице.

Если сотрудник арендует квартиру, то он заключает договор, который послужит доказательством понесенных затрат. Если он не представляет документы, то работодателю разрешено по своему желанию определить размер компенсации.

Суточные – это расходы работника помимо проезда и проживания . Зачастую они служат для компенсации затрат на питание. Внутренними нормативными документами работодатель может самостоятельно регулировать размер суточных в зависимости от занимаемой должности и региона, но не меньше законодательного уровня. Если поездка укладывается в один день, то суточные могут не выплачиваться.

Затраты на служебные цели могут быть любыми . Виды таких затрат не регулируются законодательством и обговариваются внутри организации. В любом случае, человек обязан представить полный пакет документов.

В прочие сопутствующие расходы могут входить:

сервисный или комиссионный сбор;
страховой сбор;
на оформление визы, паспорта;
за возврат или обмен билетов;
мобильная связь.

Расчеты заработка за дни поездки

Временной отрезок, проведенный служащим в командировке, считается рабочим , следовательно, кроме компенсации затрат, человеку необходимо начислить заработную плату . В табеле учета рабочего времени дни служебной поездки отмечаются буквой «К» .

По среднему заработку

Расчет может быть произведен по среднему заработку . Чтобы исчислить средний заработок, нужно учесть все типы выплат, предустановленные системой оплаты труда за предшествующие командировке 12 месяцев.

То есть это будет фактически начисленный заработок со всеми премиями . Сумма начисленной за 12 месяцев заработной платы разделяется на количество рабочих дней в расчетном периоде и умножается на количество рабочих дней поездки.

Пример : командировка длится с 1 по 7 октября 2017 года, рабочих дней – 5. Для расчета надо взять сумму выплат с 1 октября 2016 года по 30 сентября 2017 года. Ежемесячная заработная плата составляет 11 500 рублей:

за период с 1 октября 2016 года по 30 июня 2017 года сотруднику начислено 103 500 рублей;
с 1 по 31 июля сотрудник был в отпуске, отпускные составили 11 607 рублей;
с 1 августа по 30 сентября он получил 23 000 рублей;
итого сумма выплат за 12 месяцев составит 138 107 рублей.

Фактически полученная заработная плата:

138 107 – 11 607 = 126 500 руб.

Так как время отпуска в расчет не входит, то средний заработок будет исчислен следующим образом :

126 500 рублей / 225 рабочих дней = 562,22

562,22 * 5 рабочих дней командировки = 2811,11 руб.

В данном примере рассмотрен подсчет командировочных с исключенными днями, которыми послужили дни ежегодного очередного отпуска.

По окладу

Если в организации применяется суммированный учет рабочего времени , то расчет среднего заработка надо делать не по дням, а по часам.

Пример : в организации принята 40-часовая рабочая неделя. Работник находился в командировке 3 рабочих дня в октябре 2017 года, то есть 24 часа. Расчетный период с 1 октября 2016 года по 30 сентября 2017 года в рабочих днях составляет 247, а в часах — 1973. За это время работнику начислено 138 000 рублей.

138 000 рублей / 1973 часа = 69,94 в час

69,94 * 24 часа = 1678,66 руб.

Бывает, что оплата труда за период командировки по среднему заработку ниже, чем если бы расчет производился исходя из оклада. Ранее руководство могло выбрать способ расчета и склониться в пользу расчета по окладу.

Однако по статье 139 ТК РФ и Постановлению Правительства РФ №922 законодатель строго указывает, что необходимо рассчитывать командировочные исходя из среднего заработка. За расчет по окладу работодателя привлекут к административной ответственности .

Также разрешено в локальных нормативных документах организации установить выплату разницы до оклада, но оформляться она будет как разница между начисленным средним заработком и окладом.

При неполном годе

Если человек не отработал в организации полных 12 месяцев перед началом командировки , то расчет среднего заработка производится за фактически отработанное рабочее время. Если вернуться к предыдущему примеру, то получится следующее :

Сотрудник устроился на работу 1 мая 2017 года.
Количество рабочих дней с 1 мая 2017 года по 30 сентября 2017 года – 106.

Выплачено за период:

11 500 рублей * 5 месяцев = 57 500 руб.

Средний заработок:

57 500 рублей / 106 рабочих дней = 542,45

Оплата труда за период командировки:

542,45 * 5 дней = 2712,26 руб.

Исключенные дни

В период расчета рабочих дней для определения среднего заработка не входят :

дни отпуска;
дни больничного листа;
выходные и праздничные дни;
время отпуска по уходу за ребенком;
время простоя по вине работодателя;
отпуск без сохранения заработной платы;
время прошлых командировок;
дополнительные оплачиваемые дни по уходу за детьми-инвалидами.

Соответственно, выплаты за эти периоды не входят в расчет среднего заработка. Расчет среднего заработка без учета вышеперечисленных периодов называется с исключенными днями.

Отдельные условия возмещения

Время командировки для целей выплаты суточных считается по календарным дням . Дни отбытия и прибытия составляют период расчета.

Время, проведенное в дороге до аэропорта или до вокзала, суммируется к периоду служебной поездки. Человек может не выходить на постоянное место работы в день отбытия или прибытия по договоренности с руководителем.

Если выезд или приезд попадают на выходной день, то для человека он считается рабочим, если это произошло не по его инициативе.

Суточные за эти дни выплачиваются . Что касается среднедневного заработка, то по договоренности с работодателем человек получает дополнительный оплачиваемый выходной либо среднедневной заработок в двойном размере.

Пример : сотрудник выехал из дома 7 октября 2017 года (в субботу), чтобы рано утром в понедельник приступить к выполнению задания. 8 октября он прибыл в гостиницу, значит, два выходных дня провел в пути.

Командировка продлится до 12 октября. Организация должна оплатить средний заработок за 4 рабочих дня и двойной размер за 2 выходных. Среднедневной доход – 562,22 рубля.

562,22 рубля * 4 раб. дня = 2248,88 руб.

562,22 рубля * 2 раб. дня = 1124,44 руб.

1124,44 рубля * 2 = 2248,88 руб.

2248,88 + 2248,88 = 4497,76 рублей общего дохода

Оплата питания командированному сотруднику Положением о командировках не предусмотрена, но работодателю не запрещено отдельно компенсировать питание, если возмещение предусмотрено в коллективном договоре или внутреннем нормативном акте по командировкам. Но в отличие от расходов на проезд, проживание, затраты на питание будут облагаться НДФЛ.

Как оплачивается рабочий день в командировке? Ответ на вопрос — на видео.

НДФЛ также будут облагаться суточные свыше 700 рублей по России и 2500 тысяч за рубежом. Помимо обложения НДФЛ и страховыми взносами, в налоговом учете все командировочные затраты входят в косвенные расходы по налогу на прибыль .

Если сотрудник не может подтвердить расходы документально, однако работодатель их компенсировал, то стоит подумать, включать ли их в расчет налога на прибыль. В большинстве случаев налоговая не принимает к учету сомнительные расходы, хотя встречается судебная практика, когда решение выносилось в пользу работодателя.

При расчете УСН принцип такой же. Командировочные затраты входят в список расходов для целей налогообложения, если они подтверждены документально и экономически целесообразны.

Отдельный нюанс касается ИП, который не имеет сотрудников. Ему нельзя компенсировать затраты на собственные поездки, так как он сам является работодателем.

В бухгалтерском учете командировочные затраты оформляются авансовым отчетом , так как сотрудник выступает как подотчетное лицо, получившее на руки денежные средства.

В авансовом отчете на основании предоставленных документов бухгалтер обязан рассчитать стоимость проезда, проживания, суточные и прочие расходы. Сотрудник должен отдать все документы, написать служебные записки.

Бухгалтер дополнительно прикладывает к авансовому отчету копию приказа о командировке, командировочное удостоверение и служебное задание в случае наличия . Все издержки относятся на соответствующие счета в зависимости от учетной политики компании.

В бухгалтерском учете принимаются все расходы, которые работодатель согласился компенсировать, даже без подтверждающих документов. Впоследствии документально подтвержденные расходы входят в форму №2 Отчета о финансовых результатах в строку «Управленческие расходы», не подтвержденные — в строку «Прочие расходы».

Размер суточных по России и за границей

Законодательство определяет минимальный размер суточных : на территории России — 700 рублей, за рубежом — 2500 рублей.

Соответственно, работодатель может регулировать размер суточных только в сторону их повышения . Размер суточных должен быть закреплен в локальном нормативном акте.

Разница по курсу, который мог измениться ко дню прибытия, должна быть компенсирована, если служащему пришлось понести дополнительные расходы во время пребывания за границей. Пока работник совершает путь по территории России, суточные рассчитываются по нормам пребывания в нашей стране, при пересечении границы начисления происходят по зарубежным лимитам.

Особенности оплаты трудового дня в командировке представлены ниже.

Командировки в наши дни не редкость. Однако нормативные акты, регламентирующие порядок направления работников в служебные поездки, не совсем освещают отдельные вопросы — оформление, оплату и пр., в связи с чем на практике возникают ситуации, в которых непонятно, что делать. Различные ведомства периодически выпускают разъяснения по отдельным моментам, связанным с командировкой. Сегодня мы расскажем, что они думают о порядке направления работников в служебные командировки, учете рабочего времени командированного, возмещении расходов, связанных с командировкой, оформлении командировочного удостоверения, порядке расследования и учета несчастных случаев, произошедших с направленными в служебные командировки работниками.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Особенности направления работников в командировки установлены в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Кроме Трудового кодекса и Положения нужно использовать Инструкцию, утвержденную Минфином СССР, Госкомтрудом СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР», которая применяется в части, не противоречащей ТК РФ и Положению.
Командировка сотрудника оформляется соответствующими документами по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1), — командировочным удостоверением, приказом о направлении в командировку, служебным заданием.
Отметим, что по Информации Минфина РФ N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например кассовых документов).

Учет рабочего времени в командировке

Как известно, работодатель обязан вести точный учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используются табели учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13, утвержденные Постановлением N 1).
Минтруд в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 (далее — Письмо N 14-2-291) пояснил, что дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» («06» — служебная командировка), при этом количество отработанных часов не проставляется.
Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом «РВ» или цифровым «03». Указывать количество часов, отработанных в этот день, нужно, если работодатель давал сотруднику указание о продолжительности работы в выходной день.

Командировочное удостоверение

Согласно п. 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением направления в командировку за пределы территории РФ.
Неоднозначен вопрос о необходимости оформления командировочных удостоверений при однодневных командировках. Минтруд, рассматривая вопрос оформления таких командировок в Письме N 14-2-291, не согласился с необходимостью оформления удостоверения. Свою позицию ведомство обосновывало п. 2 Инструкции и мнением Минфина, представленным в Письме от 26.05.2008 N 03-03-03/06/2/60, согласно которым командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
Позднее Минтруд поменял свою точку зрения и посчитал, что командировочное удостоверение при направлении работника в однодневную командировку все-таки необходимо. В Письме от 28.11.2013 N 14-2-242 ведомство указало: пунктом 7 Положения определено, что при направлении работников в служебные командировки необходимо оформлять командировочное удостоверение, за исключением случаев, указанных в п. 15 Положения. Иные случаи, когда командировочное удостоверение не оформляется, не установлены.
Таким образом, можно сделать вывод, что командировочное удостоверение необходимо оформлять во всех случаях служебных поездок по территории России, в том числе при однодневных командировках.
Следующий вопрос, который волнует работодателей: как подтвердить факт нахождения работника в командировке, если нет возможности проставить отметки о прибытии и выбытии?
Минтруд в Письме N 14-2-291 высказался по данному вопросу. В частности, ведомство указало: действительно, фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. Но в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:
— приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
— служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
— проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
— счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.
Аналогичная позиция представлена в Письме Минфина РФ от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7.
Чтобы не возникало трудностей с контролирующими органами, рекомендуем порядок документального оформления командировочного удостоверения закрепить во внутреннем локальном документе организации.

Возмещение расходов

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение (ст. 167, 168 ТК РФ):
— расходов по проезду;
— расходов по найму жилого помещения;
— дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иных расходов, произведенных с разрешения или ведома работодателя.
Для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, размеры возмещения расходов установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». При этом данным учреждениям позволено возмещать расходы и в большем размере, но за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.
Для коммерческих организаций нормы возмещения расходов не установлены вовсе. Поэтому порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).
Следует отметить, что трудовое законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации. Работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих различные должности.
Например, если работник находится в заграничной командировке, согласно Письму ФНС РФ от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408 работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты. Сумма, подлежащая возмещению, рассчитывается исходя из суммы истраченной согласно первичным документам валюты по курсу обмена, который определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.
Нужно ли выплачивать работнику суточные, если он направлен в однодневную командировку? Ответ дал Минтруд в Письме от 28.11.2013 N 14-2-242. В частности, ведомство указало, что выплата суточных при однодневных командировках законодательно не предусмотрена. В связи с этим такая выплата не может быть установлена локальным нормативным актом организации, поскольку это будет противоречить установленной в ч. 1 ст. 168 ТК РФ правовой природе суточных — дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. При однодневной командировке такое проживание отсутствует.

При направлении сотрудника в командировку у работников бухгалтерии предприятия возникает вопрос – как правильно отметить в табеле учета рабочего времени те дни, которые были проведены сотрудником в командировке?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Существует несколько обстоятельств, при которых пометки в документе будут различаться. Рассмотрим все возникающие вопросы и нюансы более подробно.

Слово закона

Табель учета рабочего времени – это необходимый документ, который должен быть в любой организации.

Он необходим для документального подтверждения дней, в которые сотрудник тем или иным образом осуществлял трудовую деятельность. В случае возникновения споров данный документ расценивается как доказательство присутствия или отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Табель может быть использован для контроля проверяющих органов за производимой трудовой деятельностью на предприятии.

За отсутствие документа работодателя могут привлечь к ответственности.

Нормативная база

На работодателя возложена обязанность по ведению учета времени, которое отработали сотрудники, закрепленная в части 4 статьи 91 Трудового кодекса РФ.

Табель должен заполняться по формам № Т-12 и Т-13.

Поскольку табель является первичным учетным документом, в нем должны содержаться сведения, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона № 402 “О бухгалтерском учете”.

Общие правила заполнения документа

Существуют основные правила, по которым должно производиться заполнение табеля.

Рассмотрим их более подробно:

Требуется заполнять в течение расчетного периода.
В конце периода нужно указывать часы, которые отработал сотрудник, и результаты по первой и второй половине месяца.
Явки и неявки должны быть зафиксированы при помощи способа сплошной регистрации или посредством метода регистрации отклонений.
В верхней строке необходимо проставлять обозначение (к примеру, явка на работу, выходной день и др.).
В нижней строке ставится количество часов.

Существуют определенные правила, по которым проставляются дни в табеле, проведенные сотрудником в командировке.

Рассмотрим все возникающие вопросы и нюансы более подробно.

Обозначение

Итак, как в табеле отметить командировку и какое обозначение для этого можно применить?

При проставлении в табеле командировочных дней не следует ставить часы.

Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ за работником на все время поездки сохраняется . Таким образом, отпадает необходимость учитывать часы, в которые сотрудник осуществляет трудовую деятельность в командировке.

Общепринятое обозначение для дней, которые сотрудник проводит в командировке – “К”.

Как считается — рабочим днем или неявкой?

Командировка – это поездка сотрудника для исполнения служебного поручения не по месту постоянной трудовой деятельности.

Таким образом, во время поездки сотрудник выполняет отдельное , а не трудовую функцию, которая закреплена в договоре. Время, проведенное в командировке, не является рабочим по смыслу положений статьи 91 Трудового кодекса РФ.

Соответственно, командировку необходимо выделять в отдельную категорию дней с соответствующим отражением в первичной документации – табеле учета рабочего времени.

Как правильно отобразить?

Существует несколько обстоятельств, при которых отметки в табеле о командировке будут отличаться.

Рассмотрим основные ситуации, с которыми могут встретиться сотрудники бухгалтерии предприятия при простановке буквенных или численных значений в табеле.

Если поездка выпала на выходной

Довольно-таки часто встречаются ситуации, когда служебная поездка выпадает на выходные дни.

Возникает резонный вопрос – как отмечать такие командировочные в табеле учета рабочего времени – как обычные выходные или как дни, проведенные в командировке?

Рассмотрим несколько ситуаций, которые могут возникнуть:

Сотрудник находился в командировке в выходной, но не осуществлял трудовую деятельность. В этом случае необходимо проставлять код “В”.
Работник осуществлял трудовую деятельность в выходной, находясь в служебной поездке. Данный аспект необходимо отразить в табеле буквенным кодом “РВ”.

Если работник вышел на работу в последний день командировки

Последний день служебной поездки – это дата прибытия транспортного средства к месту осуществления постоянной трудовой деятельности.

Рассмотрим варианты, которые могут быть:

Если транспорт приезжает к месту работы до 24 часов текущих суток, днем приезда будет считаться этот же день. Следующий день будет обычным выходным или рабочим днем в зависимости от графика сотрудника. Пример: работника доставили в 21:25 18 мая 2019 года. Таким образом, 18 мая будет являться последним командировочным днем.
Если транспортное средство приезжает после 24 часов, днем приезда будут считаться последующие сутки. Пример: работника доставили в 6:50 20 мая 2019 года. 20 мая будет являться последним командировочным днем.

Обязать сотрудника выйти на работу в последний день командировки нельзя. Он может это сделать только по собственному желанию.

Рассмотрим ситуации:

Сотрудник не выходит на рабочее место в последний командировочный день. В таком случае, за этот день в табеле проставляется код “К”.
Сотрудник выходит на рабочее место в такой день. Действующие нормативно-правовые акты не регламентируют, какие значения проставлять в табеле и как оплачивать работнику такой день. Двойная оплата не допускается. Следовательно, руководителям организации необходимо закрепить в локальных актах возможность оплачивать работнику и средний заработок, и заработную плату за отработанное время в этих условиях. В противном случае сотрудник может претендовать только на сохранение средней зарплаты или только на выплату денежных средств за отработанные часы в последний день командировки.

Если сотрудник уехал в поездку, находясь на больничном

Действующее законодательство не допускает возможности одновременной выплаты и заработной платы, и государственного пособия по нетрудоспособности.

Допустить работника к командировке в данной ситуации можно только с его письменного согласия.

Таким образом:

сотрудник не может уехать в командировку, находясь на больничном, по инициативе работодателя;
по личной инициативе работник теряет компенсационную выплату, положенную ему из-за нетрудоспособности, а в табеле проставляется код “К” (как за обычный день в командировке).

Если работник оформил больничный во время выполнения задания

Периоды временной нетрудоспособности, наступившие уже во время командировки, отмечаются сразу двумя кодами через дробь – “К/Б”.

Если в ее период была сверхурочная работа

Если сотрудник осуществлял сверхурочную трудовую деятельность, в табеле во время служебной командировки проставляется код “К/С” с указанием числа сверхурочных часов.

Образец заполнения (пример)

Рассмотрим пример, как заполнить табель во время сверхурочной работы в командировке:

Как видно из примера, 4 и 5 числа месяца Алиева С.Г. находилась в служебной поездке и “переработала” в общей сложности 4 часа.

Как закрывать документ?

Закрывать табель следует после окончания расчетного периода с работниками предприятия. Таковым в большинстве организаций считается последний день месяца.

По общим правилам, закрыть табель можно в последний день расчетного периода.

Если осуществить закрытие ранее и проставить отметки в табеле в соответствии с производственным календарем, может оказаться, что какой-либо работник заболеет или возьмет .

В такой ситуации удерживать излишне уплаченную заработную плату придется из начислений следующего расчетного периода (согласно части 2 статьи 137 Трудового кодекса РФ).

Сотрудникам бухгалтерии предприятия необходимо правильно заполнять табель учета рабочего времени для работников, находящихся в командировке. Это позволит произвести корректные начисления, а также избежать возможных проблем со стороны контролирующих органов.