Деловые поездки. Подготовка деловой поездки руководителя Подготовка командировки руководителя

При организации командировки на руководителя применяются те же правила, что и на рядовых сотрудников, но при этом имеется ряд особенностей.

Директор может быть собственником предприятия, сам принимать решение о необходимости и сроках поездки, а если он является наемным работником, то все зависит от полномочий, данных учредителем.

На время отсутствия директора должен быть назначен работник, имеющий право подписи на важных документах.

Цель командировки для руководителя

Любые действия руководства направлены на развитие, повышение эффективности работы и прибыли предприятия. Целями поездки, которые указывают в приказах или служебной записке, могут быть:

• участие в конференциях;
• присутствие при проверке работы филиалов контролирующими органами;
• поиск новых направлений работы;
• открытие подразделений в других городах и странах;
• заключение договоров о сотрудничестве;
• обмен успешным опытом.

Как оформить командировку руководителю?

Приказ на директора оформляется на основании служебного задания или без него. Это зависит от того, какой порядок установлен в организации.

В 2018 году оно составляется по стандартной форме 10-а , или свободной. В нем указывают цель поездки и кратко описывают, какие задачи должен решить директор во время нее.
Затем оформляется приказ, для которого можно использовать традиционную форму Т-9 или произвольную.

Организация командировок и деловых поездок руководителя поручается, как правило, секретарю. Он разрабатывает проекты приказов, план мероприятий по указанию начальника. Секретарь-референт готовит материалы по темам предстоящих докладов и выступлений. Бухгалтерия рассчитывает сумму авансового платежа с учетом размера суточных, транспортных и представительских расходов.

Начальника снабжают канцелярскими товарами, сувенирами с логотипами, рекламной продукцией, памятными подарками от фирмы для вручения на выставках и переговорах.

План командировки руководителя – образец

В программу поездки руководителя входит подробный перечень мероприятий, расписанный по времени, в котором указаны:

• организации, которые нужно посетить, с указанием точного адреса, номеров телефонов для связи;
• ФИО, должности лиц, с которыми назначены встречи, а также дополнительные сведения;
• цели, для осуществления которых планируются мероприятия;
• приемы, на которых обязательно нужно присутствовать.

Секретарь сообщает информацию принимающей стороне о времени прибытия начальника. Планом удобнее пользоваться, если он оформлен должным образом, в виде таблицы. Он необходим, чтобы не упустить что-то важное в напряженном графике работы, для отчетности.

Его изготавливают в двух экземплярах: для руководителя и его секретаря. По нему и служебному заданию разрабатывается маршрут, заказываются билеты, машины для встречи, гостиничные номера, предварительно просчитывают затраты.

Поездка может быть местная, по городу, зарубежная. Если руководитель выезжает за границу, решается вопрос о необходимости переводчика, оформляются визы.

Приказ о командировке руководителя – образец

С 2013 года можно применять для приказа свободную иди стандартную форму Т-9.
В нем указывается название организации, город, дата, номер. Включаются пункты от лица начальника о том, что он убывает в командировку, на кого возлагает свои обязанности, дается распоряжение бухгалтерии о начислении положенных средств. Обязательно включают пункт назначения и сроки поездки. В конце ставится подпись начальника.

Оформление замены на время командировки руководителя

Уезжая в командировку, руководитель обязан делегировать свои полномочия заместителю, а именно:

• заключение трудовых договоров;
• ведение переговоров;
• подписание приказов;
• увольнение сотрудников и другие.

Право подписи передается по доверенности, самый большой срок ее действия составляет три года, доверенное лицо имеет право отказаться от нее в любой момент.

Сотрудник, который будет заместителем, должен оформить согласие в письменной форме. Издаются приказы:

• о поручении замещающему лицу дополнительных задач;
• о передаче ему полномочий на время отсутствия директора.

За этот период бухгалтерия должна начислять разницу в окладах данному работнику.

Командированный может выбирать заместителя сам или по согласованию с учредителями, нормативными документами, в которых могут быть специальные указания, тогда в приказе на них дается ссылка.

За директором, находящимся в поездке, сохраняется его место работы, заработная плата.

Кто должен подписать командировочные документы если в командировку едет руководитель

Подготовка руководителя к командировке отличается от оформления ее обычному работнику тем, что он отдает распоряжение о своей поездке и подписывает документы. Они готовятся секретарем или отделом кадров, визируются главным бухгалтером. Директор сам определяет срок поездки, если на этот счет нет особых распоряжений собственника.

В заключение нужно сказать, что в 2018 году порядок организации командировок упрощен. Отменили командировочное удостоверение, необязательным стало составление:

• служебного задания;
• журнала убывших в командировку.

Кроме формы Т-9, приказ можно написать в произвольной форме, с обязательным указанием необходимых реквизитов.

Служебные командировки госслужащих в 2018

Нахождение в командировке является таким же исполнением своих служебных обязанностей, что и нахождение на своем…

Оформление командировки во время отпуска

Отпуск – утвержденный законом, оплачиваемый срок освобождения работника от должностных обязанностей. Нередко случается такое, что руководство,…

Дисциплинарный проступок военнослужащих - образец 2018

Конституционный суд Российской Федерации внес постановление, в котором говорится, о том, что военнослужащего, в случае…

Как отозвать из командировки - образец приказа

Понятие командировки и основные положения, связанные со служебными поездками определены ТК РФ. Направление происходит на…

Продление командировки сотруднику - порядок и правила оформления

Командирование работника - достаточно сложная в документальном отношении процедура. Необходимо учитывать не только общий порядок…

Оформление приказа об отмене командировки

Каждое действие в рамках трудового процесса должно быть регламентировано соответствующими актами. Служебная поездка в другую…

Введение

1 Подготовка деловых поездок руководителя

2 Составление предварительной программы командировки

3 Документооборот по командировкам

3.1 Оформление приказа о направлении работника в командировку

3.2 Оформление командировочного удостоверения

3.3 Оформление авансового отчета

Заключение

Список используемой литературы

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие "стиль руководителя" включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководителя в отдельной степени влияет работа его секретаря.

Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее организации.

На секретаря фирмы часто ложиться обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале. Командировочные удостоверения имеют типовую форму, и поэтому секретарь их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке.

1 ПОДГОТОВКА ДЕЛОВЫХ ПОЕЗДОК РУКОВОДИТЕЛЯ

Для секретаря подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того, на сколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначениями, во время деловых встреч и переговоров.

А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, уточнена возможная разница во времени и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.

Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежностями (блокнотом, ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботиться о сувенирах руководителя.

Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов, поездов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет как к ней проехать, в случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.

2 СОСТАВЛЕНЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ КОМАНДИРОВКИ

Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет в месте с ним и печатает программу командировки. В программе указывается организации, отделы, лица (с указанием должности, имени, фамилии, отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия на которых он будет присутствовать. Помимо названия организации должны указываться ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находиться руководитель, и в случае необходимости может с ним связаться.

Предварительная программа предполагаемой поездки руководителя может быть совсем короткой, если поездка местная или всего на один день. Программа, ориентированная на несколько дней, несколько пунктов и особенно на заграничную поездку, может оказаться довольно длинной. Предварительная программаможет содержать следующую информацию:

Время (день, месяц, отправление, прибытие, длительность поездки и т.д.);

Способ передвижения (на машине, самолетом, поездом и т.д.);

Все деловые встречи;

Бронирование мест в гостиницах;

Места посещения и проезд к ним;

Отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (эта информация должна быть на столько подробной, насколько это возможно, с названиями, адресами, телефонными номерами, и если необходимо, с любой персональной информацией о тех лицах, которые могли мы оказаться полезными).

Подготовку предварительной программы обычно начинают с фиксированных или основных событий. Эти события, время и место проведения которых уже жестко определены и в зависимости, от которых следует планировать остальной график. Полезным бы было записать их первыми, лучше всего в блокнот-органайзер, что бы можно было с одного взгляда определить, какие сроки обязательны для соблюдения.

При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли во время его отсутствия, и о ходе их решения.

Руководитель знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами передает их для подготовки отчета.

Секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает их соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря также входит и оформление отчета о командировке.

Во время отсутствия руководителя у секретаря появляется возможность уделить больше времени вопросам делопроизводства: формированию и оформлению дел, проверке наличия документов и т.д.

3 ДОКУМЕНТООБОРОТ ПО КОМАНДИРОВКАМ

3.1 Оформление приказа о направлении работника в командировку

Готовит приказ секретарь или работник кадровой службы, а подписывает - руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.

Постановлением не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации. Небольшая фирма может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в Книге приказов. Крупные организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя организации (канцелярии), второй - для отдела кадров, третий - для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении, где работают командированные лица.

3.2 Оформление командировочного удостоверения

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре секретарем или работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.

Командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица. Все начальные сведения заполняет секретарь или сотрудник кадровой службы организации, направляющий в командировку, а отметки о прибытии и выбытии проставляет организация, куда командированное лицо направляется.

3.3 Оформление авансового отчета

По возвращении из командировки командированное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах. Прежде чем выдавать денежные средства под отчет, необходимо оформить приказ руководителя организации, утверждающий список подотчетных лиц, с указанием назначения расходов и срока, на который подотчетные суммы предоставляются. Подотчетное лицо имеет право тратить полученную сумму денежных средств только на те цели, на которые они ему выданы в соответствии с приказом руководителя.

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

Работник, получивший денежные средства под отчет по, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, товарные чеки и другие оправдательные документы). Бухгалтер организации должен проверить целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель (или уполномоченное на это лицо). Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Полностью проверенный отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставятся его должность, дата и подпись с расшифровкой.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Выезд представителя российской организации в загранкомандировку оформляется приказом руководителя организации. В нем должна содержаться вся информация, необходимая бухгалтерской службе, для расчета сумм, выдаваемых под отчет командированному лицу: страна (либо страны) пребывания, сроки командировки (в том числе в каждой отдельной стране пребывания), каким транспортом осуществляется проезд в командировку (самолетом, поездом, автотранспортом), а также иная необходимая информация. Именно на основании данного приказа руководителя организации, бухгалтер произведет ориентировочный расчет величины командировочных расходов, которые будут выданы на руки работнику. Размер подотчетных сумм на загранкомандировки определяется одновременно и в валюте РФ - в рублях, и в иностранной валюте.

При этом суммы в иностранной валюте пересчитывают в рублевый эквивалент по официальному курсу ЦБ РФ, действующему на дату выдачи сумм в иностранной валюте работникам организации под отчет и на дату утверждения авансового отчета.

В случае, если документы, приложенные к авансовому отчету, составлены на иностранном языке, то они должны быть построчно переведены на русский язык.

По возвращении из зарубежной командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет в течение трех дней.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того, насколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначения, во время деловых встреч и переговоров. А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание переездов, учтена возможная разница во времени, и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.

Подготовка таких командировок осуществляется по однотипной схеме, с учетом специфики конкретной командировки: категории (в пределах России, в ближнее зарубежье или международная); сложности решаемых вопросов; ее сроков; места назначения и его географического положения и т.д.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Шейнов В.П. Секретарь: Секреты профессии - М.: ОСЬ - 89. 2002 г.

2. Ришар, Каус. Секретарь учреждения. Организация работы. М., Экономика, 2000 г.

3. Джон Харрисон. Организация работы секретаря учреждения. М., Экономика, 2000 г.

4. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. М., Высшая школа, 2000 г.

5. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Машинопись. - М.: Высшая школа, 2000 г.

Приложение 1

наименование организации

ПРИКАКЗ

(распоряжение)

о направлении работника в командировку

Направить в командировку:

с «___» ____________ 20 __ годапо «___»____________ 20 __ года

с целью __________________________________________________________

__________________________________________________________________

Командировка за счет средств ______________________________________

Руководитель организации ______________ ______________ ___________

С приказом (распоряжением) ознакомлен ______________ «___»__________ 20__ года

подпись работника

Приложение 2

__________________________________________________________________

наименование организации

КОМАНДИРОВАЧНОЕ УДОСТОВИРЕНИЕ

Работник_____________________________________________________

фамилия, имя, отчество

__________________________________________________________________

наименование профессии (должность)

__________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

командируется в__________________________________________________

место назначения (страна, город, организация)

для______________________________________________________________________________________________________________________________

цель командировки

________________________________________________________________________________________________________________________________

на _____________________________ дней (не считая нахождения в пути)

с «____» ___________________ 200___г. по «____» ___________________ 200___г.

Руководитель __________________ __________________ ________________

должность подпись расшифровка подписи

Действительно по предъявлению паспорта

ПОВЕДЕНИЕ СЕКРЕТАРЯ В СЛУЧАЕ ВОЗНИКНОВЕНИЯ КОНФЛИКТНОЙ СИТУАЦИИ

Нередко деловая беседа приобретает конфликтный характер, Происходит это, как правило, из-за неумения быстро оценить состояние собеседника и снять излишнее напряжение. Поведение возбуждённого человека в конфликтной ситуации имеет свои особенности: он пытается одновременно подсчитать причинённый ему моральный ущерб, отыскать каверзный вопрос и задать его, находя удовлетворение в том, что собеседник теряется, не может ему ответить.

Сохраняя спокойствие и вежливость, секретарь должен терпеливо выслушать возражения, даже если они ошибочны, постараться убедить, доказать свою правоту. Если необходимо, то проявить самокритичность, обязательно поблагодарить за веские убедительные аргументы.

Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя, так как успех командировки во многом зависит от того, насколько комфортно будет чувствовать себя руководитель во время переездов, деловых встреч, переговоров. Для этого у него в полном объёме должны быть подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, учтена возможная разница во времени и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.

При подготовке командировки руководителя секретарь должен:

1. Узнать цель поездки, предполагаемые для решения вопросы, встречи и места посещения.

2. Составить предварительную программу пребывания в двух экземплярах (по указанию руководителя). Предварительная программа предполагаемой поездки руководителя может быть совсем короткой (если поездка местная или на один день), или довольно обширной (если поездка ориентирована на несколько дней, или, если это заграничная поездка). Предварительная программа может содержать следующую информацию:

Время (даты отправления и прибытия, длительность поездки и т.д.);

Способ передвижения (на машине, самолётом, поездом);

Расписание деловых встреч;

Места посещения и проезд к ним;

Компании или отдельные лица, с которыми нужно предварительно установить связь (эта информация должна быть очень подробной, с названиями, адресами, телефонными номерами и с любой дополнительной информацией о тех лицах, которые могут быть полезными).

3. Согласовать программу пребывания с принимающей стороной, уточнить сроки пребывания руководителя, внести коррективы.

4. Составить список необходимых для поездки личных и служебных документов и материалов (например, паспорт, виза, билет, страховой полис, документы, необходимые для переговоров (проекты контрактов, лицензии, сертификаты и т.п.), образцы продукции, фотографии и т.п.).

5. Заказать билеты.

6. Оформить все выездные документы (если поездка заграницу).

7. Забронировать номер в гостинице.

8. Подготовить служебные документы и материалы, которые могут потребоваться руководителю при проведении переговоров, проанализировать эти документы и, если есть замечания, доработать их.

9. Выписать на имя руководителя командировочное удостоверение.

10. Подготовить бланки документов, визитные каточки руководителя, блокноты, ручки, дискеты, компакт-диски и другие необходимые принадлежности.

11. Продумать список подарков и сувениров.

12. Получить указания от руководителя о неотложных делах, которые необходимо сделать в его отсутствие.

13. Отменить все важные встречи руководителя, назначенные на дни его командировки.

Поступающую на имя руководителя информацию секретарь передаёт заместителю, исполняющему обязанности руководителя во время его отсутствия, а также переадресовывает телефонные звонки, которые могут быть решены в отсутствие руководителя. Если же возникли такие проблемы или срочные вопросы, которые может решить только руководитель, секретарь должен связаться с ним по мобильному телефону и на основе полученных указаний организовать их исполнение.

При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия, и ходе их решения.

Руководитель знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами передаёт их для подготовки отчёта.

Как правило, отчёт содержит следующие разделы: цель командировки, вопросы и их решения, выводы и предложения.

PowerPoint Presentation

Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя.

Share Presentations

Email Presentation to Friend

Email Sent Successfully

Embed Code Copied...

Like Share 459 Views

Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя. Крупный успех составляется из множества продуманных мелочей. В. Ключевский. Вопросы:. 1. Организация служебных командировок: Документальное оформление служебных командировок. Информационное обеспечение деловых поездок сотрудников.

Download Presentation

Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя.

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.

E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

No related presentations.

Presentation Transcript

Руководителя: Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Подготовка поездок руководителя осуществляется по однотипной схеме, с учетом специфики конкретной командировки. Секретарь готовит: Приказ о командировке (оформляется в 2-х экз.) Командировочное удостоверение, Составляет и печатает подробную предварительную программу командировки.

Следует: Узнать цель поездки, предполагаемые вопросы, встречи и места посещения. Разработать проект программы пребывания руководителя, согласовать его с руководителем. Определить время (даты отправления, прибытия) и способ передвижения (машина, самолет, поезд и т.д.) Помните, что существует понятие часовых поясов и местного времени. Продумать все деловые встречи и мероприятия, на которых будет присутствовать руководитель.

Принимающей стороной, оговорить сроки пребывания, внести коррективы, если они будут. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Составить список должностных лиц или компаний, с которыми нужно установить связь: организации, отделы, лица (с указанием должности, ФИО) и время встречи с ними руководителя. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Составить список необходимых для поездки личных и служебных документов и материалов.

Командировки и оформление отчета. Секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим сотрудникам и структурным подразделениям. В обязанности секретаря входит оформление отчета о командировке. Как правило, отчет содержит следующие разделы: Обоснование необходимости командировки; Вопросы и их решения Выводы и предложения.

Как осуществляется подготовка и организация деловых поездок руководителя? Каковы обязанности секретаря во время отсутствия руководителя? Назовите документы которые готовит секретарь для служебных командировок сотрудников и руководителя. В скольких экземплярах оформляется приказ о командировке и командировочное удостоверение? Какая необходимая информация собирается на этапе подготовки работника к командировке? Какими советами можно дополнить Памятку командируемому сотруднику? Сформулируйте общие требования к отчету о результатах командировки.