Посчитать суточные дни в командировке. Примеры расчета суточных для самых разных ситуаций. Однодневная командировка по России

Считаем командировочные дни

Первое, о чем нужно знать сотруднику, - днями командировки принято считать полные сутки, проведенные работником в дороге и в городе, куда он был направлен для выполнения задач. К ним добавляются также дни отъезда и возвращения служащего.

Как правильно произвести расчет командировочных в 2018 году

Независимо от того, в какое время командированный выехал, этот день будет посчитан за полные сутки.

Если сотрудник возвращается из поездки в начало первого ночи, работодатель не имеет права заставлять прийти его в офис утром этого же дня. Так как по закону, он еще находится в командировке. И все же на развитие событий влияет несколько факторов:

• сознательность подчиненного;
• корпоративная культура;

Важные нюансы

Дата: 04.12.2017

Без командировок работников обходится редкий работодатель. Если же деятельность предприятия связана с деловым присутствием в различных регионах, без командировок не обойтись. Из-за некоторых особенностей регулирования отдельную нишу занимают загранкомандировки, то есть командировки работников за пределы РФ. Командируя работника в кратковременную или длительную командировку за границу, работодателю следует быть готовым к некоторым сложностям и даже рискам, с которыми ему предстоит столкнуться.

Риск невыпуска работника за границу

Согласно п. 1 ст. 67 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" (далее — Федеральный закон "Об исполнительном производстве") при неисполнении должником-гражданином или должником, являющимся индивидуальным предпринимателем, в установленный для добровольного исполнения срок без уважительных причин требований, содержащихся в исполнительном документе, сумма задолженности по которому превышает десять тысяч рублей, или исполнительном документе неимущественного характера, выданных на основании судебного акта или являющихся судебным актом, судебный пристав-исполнитель вправе по заявлению взыскателя или собственной инициативе вынести постановление о временном ограничении на выезд должника из РФ.
При этом на практике сам должник об этом часто просто не знает… до момента прохождения паспортного контроля на границе. С одной стороны, работник не знал и во многих случаях не мог знать о наличии данного ограничения. Например, многие суммы штрафов за нарушение ПДД в настоящее время фиксируются автоматическими камерами наблюдения и фиксации, а вся документация отправляется по месту регистрации/месту жительства нарушителя (коим автоматически признается собственник автомобиля). В Москве автомобилей, которые зарегистрированы на иногородних граждан, очень много. Соответственно, гражданин, постоянно работающий и проживающий в г. Москве, но прописанный в ином городе, по факту очень часто не знает о наличии у него штрафов и, соответственно, не оплачивает их. При превышении суммы долга (в том числе по штрафам за нарушение ПДД) судебным приставом вполне обоснованно применяется мера, предусмотренная п. 1 ст. 67 Федерального закона "Об исполнительном производстве".
После наступления события в виде невыпуска работника за границу, влекущего такие негативные последствия, как невыполнение работником служебного задания, срыв планов работодателя (вплоть до угрожающих последствий), у работодателя обычно возникает вопрос о возможности и способах взыскания с работника, направленного в загранкомандировку, но так и не пересекшего границу, уже понесенных работодателем расходов: суточных, оплаченных билетов, стоимости брони в отеле и т.д.
В большинстве случаев в такой ситуации взыскать с работника понесенные работодателем расходы на его так и не состоявшуюся командировку не удастся.
Взыскать с работника средний заработок (сохраняемый за дни его командировки в соответствии со ст. 167 ТК РФ) за дни бесцельного путешествия в виде удержания из заработной платы будет невозможно, так как ТК РФ в ст. 137 не содержит таких случаев удержания из заработной платы.
Суточные, выплаченные работнику, не подлежат обратному взысканию (удержанию из заработной платы), так как они не являются вознаграждением за труд, не относятся к заработной плате, а носят компенсационный характер. Выплата суточных не ставится в какую-либо зависимость от фактического выполнения работником трудовой функции, работнику следует выплачивать суточные за все дни его нахождения в командировке (см. разъяснения Роструда в письме от 30.04.2008 N 1024-6).
Стоимость неиспользованных билетов, стоимость брони в отеле возможны ко взысканию как материальный ущерб работодателя при доказанности наличия прямого действительного ущерба, размера причиненного ущерба, отсутствия обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника, а также (что немаловажно!) противоправности поведения (действия или бездействия) причинителя вреда, вины работника в причинении ущерба и причинной связи между поведением работника и наступившим ущербом. Последние два фактора в рассматриваемой ситуации доказать будет весьма трудно. Ведь доказывать придется факт, что работник знал об ограничениях на выезд, но не сообщил об этом работодателю.
Кроме того, в случае требований возмещения убытков в полном объеме, а не в размере среднего заработка работника работодателю придется доказать соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности (см. соответствующие разъяснения в п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52 "О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю" (далее — Постановление Пленума Верховного Суда РФ N 52)) или наличие иного случая полной материальной ответственности, предусмотренного ст. 243 ТК РФ.
Что касается расходов на проезд к месту вылета за границу, то их работодатель должен возместить работнику в любом случае (абз. 2 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, абз. 1 п. 11, п. п. 12, 22 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749), то есть даже если загранкомандировка не состоялась из-за невыпуска работника за границу в аэропорту/порту.
Вывод: при направлении работника в загранкомандировку работодатель может и не достичь цели выполнения служебного задания из-за невыпуска работника за пределы РФ в связи с наложенным ограничением. При этом взыскать с работника уже понесенные работодателем расходы в качестве убытков практически нереально, хотя некоторые расходы теоретически взыскать возможно.

Путаница с расчетами суточных при посещении во время командировки нескольких стран

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам коммерческих организаций, частных предприятий определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). И только в отношении работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений размеры указанных расходов определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ; а в отношении работников, заключивших трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работников государственных учреждений субъектов РФ, лиц, работающих в органах местного самоуправления, работников муниципальных учреждений — нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (ч. ч. 2 и 3 ст. 168 ТК РФ).
Согласно ч. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
К иным расходам при командировании работника за пределы РФ, возмещаемым работодателем работнику в соответствии со ст. 168 ТК РФ, могут быть отнесены расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов, обязательные консульские сборы, расходы на оформление обязательной медицинской страховки, топливный сбор при авиаперелете, сбор за право въезда или транзита автомобильного транспорта (при следовании автотранспортом), иные обязательные платежи и сборы, а также расходы работника, связанные с обменом российских рублей на иностранную валюту (в случае выдачи аванса на командировку работодателем исключительно в рублях).
Однако путаница в подавляющем большинстве случаев случается в отношении расчета суточных.
В отношении загранкомандировок размер суточных актами, устанавливающими их размер, дифференцируется в зависимости от страны посещения. При сложных маршрутах командировок очень часто встречают ошибки при исчислении суточных.
Правильно их рассчитать помогут следующие правила:
1) при следовании работника с территории РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее — Положение));
2) даты пересечения Государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;
3) если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется (см. письмо Минтруда России, Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу").

Пример расчета суточных

Вводные данные: работник направлен в командировку со сложным маршрутом. Из г. Саратова 12 февраля 2016 г. он поездом следует в г. Москву. Вылет в загранкомандировку производится из аэропорта в г. Москва в 8.20 ч 13.02.2016, прибывает в г. Берлин (Германия) в 9.05 ч того же дня. С 13 по 14 февраля 2016 г. работник выполняет служебное задание в Германии в разных городах. 14.02.2016 из аэропорта г. Мюнхен (Германия) в 9.20 ч работник направляется в Рим (Италия), прибывая в 10.55 ч. Выполнив задание, работник в этот же день, в воскресенье, 14.02.2016 следует из Рима в 20.20 ч в Швецию, приземляясь того же числа в Стокгольме в 23.30 ч. Пробыв в командировке в Швеции с 14.02.2016 по 19.02.2016, работник из Стокгольма вылетает в 12.50 ч в Москву, куда приземляется в 16.55 ч. Поездом в 18.00 ч того же дня 19.02.2016 работник направляется по месту расположения предприятия-работодателя в г. Саратов, куда прибывает 20.02.2016. Локальным актом работодателя предусмотрены следующие нормы суточных: по территории России — 1000 руб. в сутки, на территории Германии — 90 евро, Италии — 100 евро, Швеции — 120 евро.
Пример расчета.
Итого в командировке работник находился 9 дней.
За 12, 19, 20 февраля суточные будут выплачиваться из расчета 1000 руб. в день, как при командировке по территории РФ.
За 13 февраля суточные выплачиваются в размере 90 евро, за период с 14.02.2016 по 18.02.2016 (5 дней) — суточные в размере 120 евро в сутки. При этом суточные за 14 февраля оплачиваются по стране, в которую работник в конце концов прибыл (Швеция), несмотря на то в указанный день он был еще и в Италии.
Итого за всю командировку работнику к выплате подлежат: (1000 руб. x 3 дня) = 3000 руб. и 690 евро ((120 x 5) + 90).
Вывод: правильно рассчитать суточные при сложных маршрутах загранкомандировок поможет правило — суточные рассчитываются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направляется.

Размер и валюта суточных должны быть установлены в локальном акте работодателя

Трудовым кодексом РФ не установлено обязательного требования об установлении размера суточных в локальном акте работодателя или коллективном договоре в валюте страны командирования. Раньше суточные за время нахождения за границей чаще всего устанавливались в долларах, теперь это делается и в евро. Также это можно сделать и в рублях. Таким образом, в локальном акте организации необходимо установить не только размер суточных, но и валюту, в которой выдаются суточные.
Согласно п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле". Пункт 9 ч. 1 ст. 9 указанного Закона не запрещает выдавать работнику аванс в валюте по оплате расходов, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ.
Обратите внимание: выдать работнику аванс в иностранной валюте организация сможет только, если у нее есть валютный счет. Если валютного счета у работодателя нет, аванс выплачивается в рублях и работник уже сам обменивает выданные рубли на валюту. Организация не может снять со своего рублевого счета рубли и обменять их в обменном пункте на рубли. Указанный вывод следует из положений Инструкции Банка России от 16.09.2010 N 136-И "О порядке осуществления уполномоченными банками (филиалами) отдельных видов банковских операций с наличной иностранной валютой и операций с чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц".
Вывод: закон не запрещает выплачивать работникам аванс на командировку в валюте, однако при этом у работодателя должен быть открыт валютный счет, с которого и производится выплата.

Сложные вопросы налогообложения доходов работников при длительных загранкомандировках

Больше всего вопросов (пожалуй, это и единственная сфера вопросов) вызывает налогообложение суточных. Ведь остальные расходы (проживание в отеле, проездные билеты и т.д.) оплачиваются по фактически произведенным затратам на основании подтверждающих документов. И только суточные "подтверждать" не надо.

Важно: предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ, согласно абз. 12 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ) составляют:
— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
— не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Конечно, это не значит, что суточные должны быть строго в этих пределах. Просто при расчете и выплате с сумм сверх указанных предельных значений придется исчислять и удерживать НДФЛ.
Суммы суточных, выплаченные работнику сверх размеров, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ, являются объектом обложения налогом на доходы физических лиц (см. письмо ФНС России от 20.04.2015 N БС-4-11/6660 "О налоге на доходы физических лиц" (вместе с письмом Минфина России от 27.03.2015 N 03-04-07/17023)). Определение дохода, подлежащего налогообложению, с учетом положений п. 3 ст. 217 НК РФ производится организацией — налоговым агентом в момент утверждения авансового отчета работника. Таким образом, при определении налоговым агентом налоговой базы по выплаченным в иностранной валюте суточным суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России, действующему на дату утверждения авансового отчета.
Это особенно актуально при длительных загранкомандировках с учетом сложившейся в настоящее время обстановки скачков курсов валют.

Пример расчета обложения НДФЛ суточных

Вводные данные: работник был направлен в длительную командировку сроком на 92 дня с 26.10.2015 по 25.01.2016. Ему были выплачены суточные из расчета 100 долл.

Как оплачивается однодневная командировка в 2018 году

в сутки. За 92 дня сумма суточных составляла 9200 долл. США. На день выплаты суточных курс доллара к рублю составлял 61,92 руб., соответственно, сумма выплаченных суточных составляла при пересчете на рубли: (9200 x 61,92) = 569664 руб. Авансовый отчет работник представил сразу по прибытии, то есть 25.01.2016. На день утверждения авансового отчета работника по возвращении из командировки курс доллара составил 80,57 руб.
Расчет: На день выплаты суточных курс доллара к рублю составлял 61,92 руб., соответственно, сумма выплаченных суточных составляла при пересчете на рубли 569664 руб.
На день утверждения авансового отчета общая сумма суточных составила уже: (9200 x 80,57) = 741244 руб. Не облагаемая НДФЛ сумма составила: 2500 руб. x 92 дн. = 230000 руб. Соответственно, НДФЛ необходимо исчислить с суммы: 741244 — 230000 = 511244 руб. Применяя ставку 13%, НДФЛ составит: 511244: 100 x 13 = 66461,72 руб.
Таким образом, работник, вернувшись из длительной загранкомандировки, должен будет уплатить НДФЛ (удерживается из заработной платы) 66461,72 руб.
К сожалению, такой парадокс стал возможен из-за кризиса 2014 — 2016 гг. в связи с резким падением курса рубля по отношению к доллару и евро.
Вывод: НДФЛ с суммы суточных, превышающих предельные размеры, установленные ст. 217 НК РФ, рассчитывается на дату утверждения авансового отчета работника. С учетом нестабильности курса рубля при длительных загранкомандировках НДФЛ может составить немаленькие суммы.

Выводы

1. Большинство вопросов, связанных с загранкомандировками, вызывают расчеты с работником. Чаще всего — по оплате и расчету суточных.
2. Суточные при загранкомандировке выдаются организацией-работодателем (не указанной в ч. ч. 2 и 3 ст. 168 ТК РФ) из того расчета, который установлен в локальном акте работодателя или коллективном договоре. Суточные не обязательно должны быть в пределах, указанных в абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ.
3. Аванс для загранкомандировки может быть выплачен работодателем и в валюте, и в рублях (в зависимости от порядка, установленного в конкретной организации). Однако для выдачи наличной валюты работнику у работодателя должен иметься валютный счет. В противном случае аванс выдается в рублях и работник сам меняет его на валюту страны командирования как физическое лицо.
4. При направлении работника в длительную загранкомандировку выплата суточных возможна единовременно за весь период командировки, даже если этот период составляет не один месяц. Ограничений в части длительности загранкомандировки и суммы суточных за весь период командировки законом не установлено.
5. Суточные в сумме, превышающей 700 руб. при нахождении в командировке на территории РФ и 2500 руб. при нахождении за пределами РФ, подлежат налогообложению НДФЛ.
6. Расчет НДФЛ производится на дату утверждения авансового отчета. При этом сумма выплаченных суточных для расчета должна быть переведена в рубли по курсу Банка России на дату расчета. С учетом длящегося в России кризиса с работником и работодателем может случиться парадокс: по возвращении из длительной загранкомандировки у работника может возникнуть обязанность по уплате сверхвысоких сумм НДФЛ.

Как посчитать дни командировки

Сотрудник может сам примерно подсчитать, сколько суточных получит, если знает свою зарплату за последние полгода и точное количество дней нахождения в служебной поездке. Посчитать дни в командировке несложно, но важно знать некоторые нюансы, помогающие избежать ошибок в подсчетах.

Считаем командировочные дни

Для подсчета точного количества дней в рабочей поездке понадобятся билеты в обе стороны, календарь и калькулятор (если командировка длительная).

Первое, о чем нужно знать сотруднику, - днями командировки принято считать полные сутки, проведенные работником в дороге и в городе, куда он был направлен для выполнения задач. К ним добавляются также дни отъезда и возвращения служащего. Независимо от того, в какое время командированный выехал, этот день будет посчитан за полные сутки.

Если сотрудник возвращается из поездки в начало первого ночи, работодатель не имеет права заставлять прийти его в офис утром этого же дня. Так как по закону, он еще находится в командировке.

Учет рабочего времени в командировке

И все же на развитие событий влияет несколько факторов:

• сознательность подчиненного;
• отношения между руководителем и работником и в целом между сотрудниками в компании;
• корпоративная культура;
• ситуация на производстве и др.

Немного сложнее посчитать дни командировки, если сотруднику нужно время, чтобы доехать от дома до железнодорожного вокзала или аэропорта. К примеру, если выбран ночной рейс и служащий выезжает в аэропорт на автобусе, такси или электричке вечером, тогда этот день и считается днем начала командировки. То же самое касается и возвращения из служебной поездки.

Бухгалтер подсчитывает командировочные дни по билетам на поезд или самолет и времени отправления транспортного средства. Поэтому крайне важно сохранить квитанции на проезд, а также не забывать про гостиничные чеки, купить в СПб которые лучше всего в реальном отеле.

Важные нюансы

В компаниях, где предусмотрено участие иностранных организаций или же оплата поездки осуществляется заграничными партнерами, дни командировки могут считать по-другому. В этом случае они представляют собой полные сутки, которые служащий провел в пункте назначения.

Если сотрудник потратил один день на дорогу туда и один день на дорогу обратно и провел в командировке еще 3 дня, то по российским законам его служебная поездка длилась 5 дней. Тогда как в иностранных компаниях будет считаться, что служебная поездка заняла только 3 дня (дорога не берется в расчет). Хотя учитывая размер суточных, выплачиваемых в иностранных компаниях, работник даже при таком раскладе не будет обделен.

Дата: 04.12.2017

Как рассчитать командировочные в 2018 году

Всем командированным работникам гарантируется возмещение расходов на основании гл. 24 Трудового кодекса Рф. Для коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей законодательство устанавливает только общие рекомендации, а для учреждений бюджетной сферы действуют строгие нормативы (Постановление Правительства № 916 от 12.10.2013 и № 749 от 13.10.2008).

Командировочные расходы включают:

• траты за проезд к месту командирования и обратно;
• затраты на проживание;
• дополнительные траты на проживание (суточные);
• средний заработок;
• иные траты, разрешенные работодателем.

Как работает калькулятор командировочных онлайн

Шаг 1. В первой графе калькулятора укажите суммарный заработок работника за расчетный период. Вы можете считать сумму больше, чем за месяц, в этом случае не забудьте просуммировать зарплату и прочие выплаты работнику.

Шаг 2. Укажите в днях, сколько дней отработал сотрудник за расчетный период и сколько был в командировке.

Шаг 3. Введите размер суточных, которые установлены в организации. Эта сумма должна быть установлена локальным актом.

Шаг 5. Результат отобразится в таблице ниже. Кроме суммы командировочных калькулятор рассчитает средний дневной заработок и сумму суточных.

Как рассчитываются командировочные

Транспортные расходы сотрудника работодатель обязан оплатить в полном объеме при условии предоставления подтверждающих документов. Это могут быть билеты, чеки, квитанции на пользование любыми видами транспорта (речной, морской, воздушный, наземный), кроме такси для бюджетных учреждений. Билеты на пользование услугами такси в каестве командировочных расходов могут быть приняты только в случае, если другие виды транспорта недоступны. Вопрос актуален для мелких населенных пунктов.

Для федеральных бюджетников установлен перечень ограничений, он представлен в пункте 2 Постановления № 916.

С тратами на проживание (наем жилого помещения) аналогичная ситуация. Оплата производится за фактически произведенные и подтвержденные расходы. В целях экономии в учреждении может быть установлен предельный лимит стоимости проживания за 1 сутки. Как, например, установлено для федеральных госслужащих — не более 550 рублей. Законодательством допускается оплата превышающих затрат за счет экономии средств по данной статье расхода, но требуется распоряжение руководителя.

При расчете суточных при командировках в 2018 году максимального и минимального предела не установлено, то есть плата за один день в служебной поездке может быть и 5 рублей, и 10 000 рублей. В статье 217 НК РФ установлены предельные значения выплат, которые не подлежат налогообложению: по России — 700 рублей в сутки и 2 500 рублей при поездках за границу. Если суточные в организации превышают утвержденные нормы, то на разницу следует начислять страховые взносы и удерживать налог на доходы физических лиц.

Для государственных служащих федерального уровня установлен лимит суточных — 100 рублей в день.

Определяйте средний заработок для расчета командировочных по правилам:

1. Для подсчета средней заплаты учитывайте данные о начислениях за предшествующие 12 календарных месяцев. Если сотрудник еще не отработал один год, то производите расчеты за фактически отработанный период (ст. 139 ТК РФ).
2. Исключите из общего количества дней периоды пребывания на больничном, в отпуске по беременности и родам или уходу за ребенком. Подробно о том, какие периоды исключать, сказано в п.

   Вход на сайт

   5 Постановления № 922.

3. Из общего заработка исключите начисления по больничным листам и пособиям, отпускам по уходу за ребенком. Начисления за предыдущую командировку следует включить в расчет.

Полученную сумму общего заработка делим на фактически отработанные дни, получаем среднедневную заработную плату. Теперь умножаем полученный показатель на число дней пребывания в служебной поездке.

При расчете отпускных обязательно учитывайте выплату среднего заработка за командировку, так как сотрудник работал (выполнял служебное задание). Если исключить командировочные выплаты из расчета, то отпускные получатся меньше, чем если бы сотрудник никуда не ездил. За командированным сотрудником сохраняется его место работы (должность), а также средний заработок на период пребывания в поездке, так гласит статья 167 ТК РФ.

Расчет командировочных в 2018 году с примерами

Рассмотрим спорные ситуации в подсчетах затрат при направлении сотрудников в служебные поездки.

Пример 1. Оплата суточных.

Специалист отправился в командировку на своем автомобиле. Период поездки: 30 сентября - 5 октября 2018 г. Фактический день возвращения — 08.10.2018 (из-за поломки). Как оплатить суточные?

Оплату суточных следует производить за все дни поездки (праздничные, выходные, дни прибытия и отбытия, простой, задержка). Следовательно, оплачивайте все дни с 30 сентября по 8 октября.

Пример 2. Оплата среднего заработка.

Работник направлен в командировку на 14 календарных дней с 09.10.2018.

За период с 09.10.2016 по 08.10.2018:

Рассчитываем среднедневной заработок: 415 200,00 / 174 = 2386,21 рублей.

Определяем размер командировочных к выплате за период поездки: 2386,21 × 14 = 33 406,94 рублей.

Работника, которого направили в командировку предприятием, руководитель обязан оплачивать дни нахождения в пути, все возможные расходы во время командировки, а также суточные. По приезду из командировки работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет, приложить к нему документы, которые подтверждают все его расходы.

Как оплатить командировочные расходы сотруднику — пошагово

Для этого вам понадобится:

· Трудовой Кодекс РФ;

· Расчетная ведомость;

· Документы работника;

· Калькулятор;

· Расчетная ведомость;

· Авансовый отчет;

· Нормативный акт

При расчете бухгалтером суммы заработка работника за время его нахождения в командировке, он обязательно должен руководствоваться Трудовым Кодексом.

Суточные за календарные дни нахождения в загранкомандировке

За сотрудником, которого отправили в командировку, сохраняется средний заработок и рабочее место. Средняя ЗП работника рассчитывается за 12 месяцев, до того, как он был отправлен в командировку.

Если средняя зарплата командировочного работника составляет меньше среднего оклада, который полагается при выполнении им трудовой деятельности, тогда многие работодатели увеличивают эту сумму до нужного оклада. Этот подход разрешает российское законодательство, а предприятие может списать эти расходы во время расчета налога на прибыль. А когда средняя заработная плата сотрудника намного больше среднего оклада то не нужно уменьшать до его оклада.

Как оплатить командировочные расходы сотрудника, если его направили в командировку в выходной день? В этом случае, время его пути должен быть оплачен в двойном размере. Когда работник вынужден остаться в другом городе и при этом он не выполняет свои трудовые функции, тогда оплата за праздничные или выходные дни не подлежит.

Следует учитывать, что работнику должны оплачивать праздничные или выходные дни в соответствии с количеством времени, которое он отработал.

Руководитель имеет полное право поставить сотрудника перед выбором: отгулять выходной в любой другой день или получить за него оплату. Такая ситуация должна быть закреплена в локальном нормативном акте.

Мы надеемся, что ответили на вопрос — как оплатить командировочные расходы сотруднику? И наша статья помогла вам в этом.

Экономика находится в кризисном состоянии, и организации вынуждены экономить буквально на всем. Одна из возможностей сократить издержки – уменьшить расходы на служебные командировки. В связи с этим у работодателей возникает вопрос, какие нормы минимальных суточных в командировке в 2019 году. Специально для читателей наши специалисты подготовили ответ на этот вопрос.

Командировка немыслима без суточных

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Любая командировка предполагает обязательное возмещение расходов работника, связанных со служебной поездкой. Сотрудникам, направленным в командировку, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Одним из видов компенсации расходов работника является выплата суточных, направленных на возмещение затрат сотрудника, возникающих в связи с пребыванием вне места постоянного жительства. Размер суточных, выплачиваемых работникам коммерческого сектора экономики, устанавливается организациями самостоятельно:

• приказом руководителя (подробнее об этом см., « »);
• локальным актом (подробнее об этом см., « »);
• в коллективном (трудовом) договоре (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Суточные в пределах 700 рублей/день при командировках по РФ и 2500 рублей/день при загранкомандировке не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 10 п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). Соответственно, сумма превышения установленной нормы облагаются НДФЛ и взносами в полном объеме.

Суточные не могут быть меньше минимальных

Устанавливая размер суточных нужно помнить, что действующее законодательство устанавливает минимальный размер суточных в командировке по России в 2019 году.

Заплатить работнику суточные нужно за каждый день командировки, а именно (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749):

• за каждый день нахождения в пути, включая день отъезда в командировку и возвращения из нее (подробнее об этом см., « »);

• за каждый день пребывания в командировке, в том числе, выходные и нерабочие праздничные дни (подробнее об этом см. « »).

Денис Юрин

Отправляя сотрудника в командировку, организация должна ему не только оплатить дорогу и проживание, но и выдать так называемые суточные. А кроме того, ТК РФ обязывает сохранить за ним средний заработок на те дни, когда он находился в этой рабочей поездке.

На практике возникает немало вопросов о том, каков должен быть размер суточных, как делается расчет среднего заработка для командировочных, и наоборот, входят ли командировочные в расчет среднего заработка. И если профессиональный бухгалтер такие задачки решает, как орешки, то обычному сотруднику это часто непонятно. Но ведь все мы имеем право знать, сколько должны получить денег за те или иные рабочие задачи.

В этом как раз и поможет наш калькулятор для расчета среднего заработка для командировки.

Калькулятор расчета командировочных и суточных

Общий заработок за расчетный период

Количество отработанных дней за расчетный период

Количество дней в командировке

Размер суточных, установленных в организации

Справка: как пользоваться калькулятором командировочных

Шаг 1. Укажите ваш общий трудовой заработок за расчетный период. Расчетный период - это 12 месяцев, фактически предшествующих командировке. То есть, грубо говоря, вам нужно умножить вашу заработную плату на 12. Это не совсем точный способ, потому что всегда есть месяцы, где зарплата ниже (например, за счет больничных), и наоборот, есть месяцы, где она выше (например, за счет премии). Идеально, конечно, посчитать суммы выплат по всем 12-ти месяцам точно. Если вы их знаете (помните или есть распечатки), то советуем так и сделать для более корректного расчета.

Шаг 2. Укажите, сколько дней вы отработали в этот расчетный период (напомним, это 12 месяцев до месяца командировки).

Обратите внимание, что здесь считаются только рабочие дни, исключая отпускные, больничные и предыдущие командировки.

Введенные вами на 1 и 2 этапах цифры уже подскажут внимательному читателю, как рассчитать средний заработок для командировки. Результат расчета мы увидим чуть ниже, а пока скажем, что для получения этого показателя нужно просто поделить первое на второе. Чистая математика. 🙂

Шаг 3. Напишите, сколько дней длилась (или будет длиться) ваша командировка. Считайте все календарные дни, включая выходные и праздники (если они туда попали).

Шаг 4. Последний этап - размер суточных, который принят в вашей организации. Уточнить этот размер можно в бухгалтерии. Особенность в том, что каждая компания или учреждение имеет право устанавливать удобный для нее размер суточных с учетом установленного в законах минимума. Так что эту цифру знает только ваш бухгалтер.

Результат: калькулятор моментально произведет нужные расчеты, и вы получите такие итоги (на нашем примере):

• размер суточных к выдаче - это сумма, которая должна быть вам заплачена за все дни командировки. Напомним, ;
• средний дневной заработок - это основной показатель, который используется для расчетов в нашем случае. Это тот самый главный средний заработок для командировки 2019, от которого зависит итоговая сумма выплат командированному работнику;
• размер командировочных - ваша итоговая оплата командировки по среднему заработку 2019. В нее включаются и суточные, и оплата по среднему заработку. Командировка таким образом полностью оплачена.

Справка: как рассчитываются суточные при командировках в 2019 году?

Практически каждый работник может быть направлен руководством для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, т. е. в командировку. Одних такие поручения радуют, других огорчают, но всех без исключения волнует вопрос - сколько денег ему при этом должны выплатить и как посчитать командировочные расходы.

На что вправе рассчитывать командированный сотрудник

В соответствии с действующим законодательством, работодатель обязан оплатить командированному работнику:

• расходы по проезду и найму жилого помещения (билеты, бензин, гостиница или аренда квартиры и т. д.);
• суточные;
• другие возможные расходы, если на них дало добро начальство.

Порядок и , связанных со служебными командировками работников государственных или муниципальных учреждений, определяется соответствующим федеральным или муниципальным нормативным правовым актом (обычно постановлениями Правительства). Для всех остальных работников вопрос, как рассчитать командировочные расходы, определяется коллективным договором или другим локальным нормативным актом предприятия.

При направлении в служебную поездку работнику обычно выдается некая сумма денег авансом - на оплату проезда и проживания, а также в виде суточных. В зависимости от правил и положений, принятых в конкретной организации, человеку могут быть вручены уже приобретенные проездные документы и оплачен номер в гостинице, но вот суточные должны выдать наличными или перечислить на карточку до отправления в командировку.

Сколько заплатят за один день

Ни минимальный, ни максимальный размер суточных законом на 2019 год не определен, поэтому их размер каждая организация устанавливает самостоятельно, обычно это прописано в коллективном договоре. Поэтому сумма, выплачиваемая на дополнительные расходы командированным сотрудникам разных предприятий, бывает различной и может колебаться от 100 рублей до нескольких тысяч.

Как считаются суточные в командировке

Если сотрудник командирован за границу, то за время нахождения в другой стране расчет он получит в соответствующей валюте и в размерах, установленных для загранкомандировок.

Если в служебную поездку сотрудник едет из России за границу, то дата пересечения российской границы включается в дни, за которые деньги должны быть выплачены в иностранной валюте. Соответственно, при возвращении в Россию дата пересечения границы включается в дни, за которые дополнительные командировочные расходы оплачиваются в рублях.

На что обратить особое внимание

Ситуация 1. Подоходный налог

Василий Пуговкин работает инженером на одном из сибирских заводов. И вот его решили на целых десять дней отправить в Москву на конференцию. По колдоговору суточные на его предприятии составляют 1200 рублей в день, соответственно, Василий прикинул, что на десять дней ему должны выдать расчет двенадцать тысяч. Однако, в бухгалтерии ему выдали меньшую сумму. Василий в недоумении: в чем он ошибся, почету так мало и как рассчитать суточные в командировке?

А все дело в том, что статьями Налогового кодекса РФ установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ - 700 рублей для командировок по России и 2500 руб. в сутки - для зарубежных поездок. Поэтому с суммы, превышающей 700 рублей в день, бухгалтерия удержала 13 % НДФЛ, в результате выплата составила не 12 000, а 11 350 рублей.

Ситуация 2. Не выплатили деньги до командировки

Семена Петровича в срочном порядке решили отправить в служебную поездку. оплатили по безналу, билеты на самолет купили, а вот деньги на расходы пообещали перечислить позже. Семен Петрович в раздумьях, как поступить. Оказаться в чужом городе без денег не хочется, но и не поехать страшно - вдруг уволят.

Как поступать в такой ситуации, зависит только от самого работника, в частности, от наличия у него собственных денежных средств и от степени его доверия обещаниям руководства. Но отказ сотрудника от командировки по причине неполучения им положенного аванса на расходы не может повлечь за собой дисциплинарную ответственность. Вина в этом случае лежит не на работнике, а на работодателе, не выполнившем свою обязанность по своевременному расчету и выплате суточных.

Работа многих граждан связана с командировками. Организация обязана оплачивать их в соответствии со ст. 167 НК РФ. Кроме среднего заработка, командированный сотрудник вправе претендовать на оплату проезда, проживания и суточных. Закон не устанавливает конкретные размеры данных выплат. Поэтому, они могут утверждаться индивидуально в каждой организации.

Что такое суточные по России в 2018 году

Под суточными подразумевается оплата расходов командированного лица во время поездки. Они выплачиваются с учетом двух основных правил:

Фиксированной суммой за каждый день командировки, включая суточные в выходные дни в командировке и праздничные.

День отъезда – дата отправления транспортного средства из города постоянного места труда в населенный пункт, куда направляется работник. День возвращения – дата прибытия сотрудника в город постоянного места труда.

Если транспорт прибывает до 0 часов включительно, в расчет берутся текущие сутки. При прибытии после 0 часов, сотруднику оплатят еще одни сутки.

Оплата суточных командировочных расходов в 2018 году производится сотруднику за день до направления в командировку авансом.

Такие выплаты положены сотруднику, если командировка занимает больше одних суток. Когда работник утром уезжает, а вечером уже возвращается, суточные ему не положены.

Что входит в суточные командировочные расходы

Это определяет п. 10 постановления Правительства РФ от 13.10. 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». В командировочные расходы суточные в 2018 году включают ежедневные траты в стороннем от места жительства городе (питание, иные допрасходы, связанные с проживанием вне дома). Кроме суточных сумм, командировочное лицо получит средства на оплату жилья и билетов до места назначения и назад.

Размер суточных в 2018 году

Законодательство не устанавливает пределы выплат суточных сумм работникам. Работодатель вправе самостоятельно локальным актом определить размер суточных командировочных расходов в 2018 году. При этом, они могут быть отличны для руководителя и простого служащего.

На законодательном уровне существуют ограничения для начисления налогов и взносов. Согласно ст. 217 НК не подлежат налогообложению нормы суточных в командировке 2018 г.:

• командировка по РФ – 700 руб.;
• командировка за рубеж – 2500 руб.

Также согласно Постановлению Правительства РФ №729 от 02.10.2002 г. суточные при командировках в 2018 году в коммерческих организациях не могут быть меньше величины, установленной для бюджетных учреждений. Минимальный размер суточных составляет 100 рублей в день.

Получается, размер суточных при командировках в 2018 году работодатель устанавливает самостоятельно. Но, забывать о начислении налогов не стоит.

Если командированному сотруднику на территории РФ за сутки выплачивается, к примеру, 500 рублей, налоги платить не нужно. А при выплате суточных сумм по РФ, предположим 1400 руб., с суммы (1400 – 700) = 700 рублей, придется заплатить страховые взносы в ПФ и ФСС, а также НДФЛ 13 %. Поэтому, как рассчитать суточные, напрямую зависит от размера выплачиваемых сумм.

Как посчитать суточные при командировке, пример

Предположим, сотрудник был направлен в командировку по России на срок 14 дней: на 1 июля 2018 г. 13 - 00 у него куплен билет на поезд, 14 июля в 17- 00 он прибывает назад. Размер ежедневных суточных в организации составляет 650 рублей. Получаем следующий расчет:

• 14 х 650 = 9100 рублей – суточные.

За 14 дней у командированного лица в любом случае будут выходные дни. Оплата суточных в выходные дни в командировке производится также в полном объеме, поэтому дни отдыха выкидывать из расчета нельзя.

Пример, как считаются суточные в командировке при превышении лимита.

Если, допустим, сотрудник отправляется в командировку на тот же срок, но сумма командировочных расходов суточных в 2018 году составит 800 рублей, расчет будет несколько иным:

1. С разницы (800 – 700) = 100 рублей, работодатель удержит НДФЛ 13 %:
   • 100 – (100 х 13 %) = 87 руб.
2. Сумма суточных составит тогда:
   • (700 + 87) х 14 = 11018 руб., а в бюджет надо перечислить 13 руб. х 14 дней = 182 руб. НДФЛ
3. Дополнительно с суммы превышения лимита организация за счет собственных средств заплатит страховые взносы в ПФ и ФСС.

Также, сотруднику будут оплачены билеты на поезд и каждый день на оплату жилья, в зависимости от потраченных сумм. Заработная плата на время пребывания в командировке выплачивается по среднему заработку.

Норма суточных командировочных расходов в 2018 году не установлена законом. Организации вправе утверждать такие суммы самостоятельно специальными локальными актами. При этом, существуют минимальные суточные по РФ – 100 руб. Выплата суточных при командировках в 2018 году сверх установленных законом норм, подразумевает удержание НДФЛ 13 %. Оплата положенных сумм производится до отъезда в командировку. Если такое условие не исполнено, сотрудник вправе не ехать в командировку.

В связи с производственной необходимостью принято решение об отправке одного из работников в командировку. Так как это первая служебная поездка за долгое время, у кадрового специалиста возник ряд вопросов, связанных с ее организацией и документальным оформлением в 2018 году. Например, когда выплачивать суточные при командировке? Специально для наших читателей мы подготовили ответ на этот вопрос.

Командировочные расходы нужно возместить

Любая командировка связана с расходами. Так как сотрудник направляется в служебную поездку по инициативе организации, то понесенные им расходы должны быть возмещены. В частности, нужно компенсировать:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Суточные – это компенсационная выплата сотруднику, связанная с пребыванием вне места его постоянного жительства. В целом логично возместить работнику издержки, вызванные проживанием в непривычном месте в интересах работодателя. Например, затраты на организацию питания и удовлетворения других ежедневных нужд.

Напомним, что суточные в пределах 700 рублей/день при командировках по РФ и 2500 рублей/день при загранкомандировке не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 10 п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Суточные выплачивают авансом

Направляя сотрудника в служебную поездку в интересах работодателя, нельзя заставлять его тратить собственные деньги. Поэтому ответ на вопрос, когда выплатить суточные, до командировки или после, будет однозначным. Суточные нужно выплатить заранее! Таково требование трудового законодательства (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).

Таким образом, ответ на вопрос о выплате суточных до или после командировки имеет однозначный ответ. Деньги нужно выплатить заранее.