Заполнение табеля в 1с зуп. Фактически отработанное время

Учет рабочего времени в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 может осуществляться двумя методами:

метод «отклонений», при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок и сверхурочной работы);
метод «сплошной регистрации», при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени.

При приеме сотрудника на работу в приказе ему обязательно назначается график работы — им определяется плановое рабочее время сотрудника. При кадровом перемещении сотрудника график тоже обязательно указывается: он либо остается прежним, либо изменяется. Поэтому в документах «Прием на работу» и «Кадровое перемещение» реквизит «График работы» является обязательным. Графики работы предприятия предварительно описываются в справочнике «Графики работы».

Учет отработанного времени в программе ведется на основании действующего графика сотрудника, а также на основании отклонений от графика, которые вводятся документами-отклонениями:

Начисление по больничному листу;
Начисление отпуска;
Невыходы;
Оплата по среднему заработку;
Регистрация простоев;
Отпуск по уходу за ребенком.

Помимо общего графика, сотруднику может быть введен индивидуальный график работы на месяц. В этом случае плановое время для сотрудника за этот месяц будет определяться не по графику работы предприятия, присвоенному ему кадровыми документами, а по индивидуальному графику, введенному с помощью документа »Ввод индивидуальных графиков работы организации» (меню «Расчеты зарплаты по организациям» — «Ввод индивидуальных графиков работы»).

Когда табель заполнять НЕ НАДО.

Если все работники организации работают по графику пятидневной рабочей недели;
Если на предприятии используется несколько графиков рабочего времени, все они цикличные, и нет случаев отклонений от графика (именно отклонений, являющихся НОРМОЙ рабочего времени, т.е. отпуска, отгулы, больничные и прочие невыходы тут не имеются в виду).

Когда необходимо заполнять табель учета рабочего времени.

Если на предприятии используются сложные графики работы, не поддающиеся цикличному описанию в справочнике «Графики работы»:
Если на предприятии распространена практика обмена сменами между работниками, работающими по сменным графикам:
Если на предприятии используется вахтовый метод работы и т.д.

Порядок работы с документом «Табель учета рабочего времени».

Чтобы открыть список документов «Табель учета рабочего времени», нужно выбрать пункт меню «Расчет зарплаты по организациям» -> «Ввод табелей учета рабочего времени», или на закладке «Расчет зарплаты» Рабочего стола пользователя щелкнуть на ссылку «Табель учета рабочего времени».

В открывшемся списке при помощи стандартной кнопки «Добавить» добавляем новый документ.

Открывается форма нового документа. В ней необходимо выбрать организацию, по которой вводится табель. Если табель вводится не по всей организации, а по одному из ее подразделений — заполняем реквизит «Подразделение». Если по всей организации — оставляем его пустым.

Выбираем месяц, за который вводится табель.

Выбираем период, за который заполняется табель: весь месяц, первая половина месяца или вторая половина месяца.

Табель можно заполнять в двух режимах: подробно, по дням периода, или сводно, вводя отработанное время. Для этого необходимо установить переключатель «Способ ввода времени» в желаемое положение.

После этого нажимаем на кнопку «Заполнить», и табличная часть «Сотрудники» автоматически заполняется списком сотрудников организации (или ее подразделения, по которому вводится табель) с учетом графика работы сотрудника, а также введенных документов-отклонений, вытесняющих часы по графику.

Если табличная часть осталась незаполненной или заполнились данные не по всем сотрудникам — проверьте заполнение графиков сотрудников на текущий год.

Как видим, табличная часть документа заполнилась автоматически с учетом введенных ранее невыходов.

Видео по этой теме тоже есть, вы найдете его в конце этой статьи.

Итак, начиная с версии 3.0.44.94, в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 стало возможным формировать табель учета рабочего времени. Он формируется на основании производственного календаря с 40 часовой пятидневной рабочей неделей. Если в программе ведется учет пособий и отпусков (документы «Отпуск» и «Больничный лист»), то эти документы будут учитываться при формировании табеля.

Найти табель можно на закладке «Зарплата», раздел «Зарплата», «Отчеты по кадрам».

В этой же версии появилась возможность в документе «Начисление зарплаты» получить автоматический пересчет оклада сотрудника при изменении количества отработанных дней. Для этого после формирования и заполнения документа необходимо вручную уменьшить количество рабочих дней, число отработанных часов и оплаты по окладу пересчитаются автоматически.

Также в этой же версии появился новый отчет «Контроль сроков уплаты НДФЛ», с его помощью удобно контролировать сроки уплаты налога. Найти этот отчет можно на закладке «Зарплата», раздел «Зарплата», «Отчеты по зарплате».

В отчете можно увидеть информация об удержанном и уплаченном НДФЛ. В графе «Конечное сальдо» показывается сумма НДФЛ, которая должна быть перечислена в бюджет до указанной даты. Отчет может быть сформирован сводно или с разбивкой по сотрудникам, для этого необходимо установить флажок «С разбивкой по сотрудникам».

Начиная с версии 3.0.44.115 в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 в программе стал доступен расчет зарплаты по обособленным подразделениям. Также можно отсчитываться по НДФЛ в налоговую инспекцию по месту регистрации этого подразделения.

Сначала необходимо включить учет для обособленных подразделений в параметрах учета (закладка «Администрирование»), в разделе настройки зарплаты. Затем в справочнике «Подразделения» установить флажок «Обособленное подразделение» и указать сведения о налоговом органе, в котором это подразделение зарегистрировано.

В этой же версии при перечислении НДФЛ можно указать конкретных сотрудников, за которых он перечисляется.

В этом случае при проведении документа «Списание с расчетного счета» сумма НДФЛ будет распределена по всем сотрудникам пропорционально заработной плате. Можно указать конкретных сотрудников, по которым НДФЛ перечисляется.

В документе «Списание с расчетного счета» при выборе вида операции «Уплата налога» и вида налога «НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента» становится активной синяя гиперссылка «Разбить по сотрудникам»

По данной ссылке можно открыть окно «Разбивка по сотрудникам», где список сотрудников и сумма НДФЛ указывается вручную или сделать заполнение по ведомости на выплату заработной платы нажав на кнопку «Заполнить по ведомости»

Вот такие изменения, связанные с зарплатой произошли в последних версиях программы 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0.

Более подробно про табель рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8 и другие изменения по зарплате можете посмотреть в видео.

Для контроля за сотрудниками зафиксированного за ними графика выхода на работу, для учета фактически отработанного времени для расчета заработной платы, и для составления стат. отчетности сотрудники кадровых служб ведут табеля учета рабочего времени. Для учета используется две формы Т-12 и Т-13. Первая предназначена исключительно для ручного заполнения, а форма Т-13 для автоматического. В этом обзоре я расскажу про методику ведения табеля учета рабочего времени, а также дам краткую инструкцию по заполнению табеля в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, редакции 3.0.

Методика ведения табеля

Учет ведется по наемным сотрудникам, у которых результат расчета заработной платы зависит от фактической выработки времени. В классической схеме это выглядит так:

Специалист, которому поручен учет отработанного времени заполняет табель и передает его в бухгалтерию;
В бухгалтерии, специалист по расчету заработной платы на основании полученных данных начисляет заработную плату.

С помощью средств автоматизации этим процессом может заниматься и один сотрудник (например, расчетчик ЗП).

Бывают ситуации когда вести учет отработанного времени не обязательно, например если все сотрудники работают по стандартному графику работы (40 часовая рабочая неделя).

Есть два способа контроля отработанного времени:

Первый способ — это учет отклонений от зафиксированного за сотрудником графика. Т.е. фиксируются только те дни (или часы), когда сотрудник не работал, например отпуск, больничный, отгул и т.п. Отклонения могут быть также в большую сторону, например работа в незапланированное по графику время, например сверхурочные;
Второй способ — это сплошная регистрация отработанного времени. Этот способ применяется когда нужно тотально контролировать отработанное сотрудником время.

Важно понимать, что второй способ более трудоемкий, потому что, как и в первом нужно вести учет документов отклонений и дополнительно регистрировать все явки сотрудников.

Как вести табель в 1С:Бухгалтерии

Так вот сразу оговорюсь, что в 1С:БП нет стандартного функционала для автоматизации этой задачи. Но в каталоге разработок есть решения для этого вопроса:

Фиксируем план рабочего времени

Переходим к описанию действий в программе 1С:Зарплата и управление персоналом. Чтобы закрепить за сотрудником плановое время работы, нужно присвоить ему график работы или на определенный период закрепить за работником индивидуальный график. Итак, по шагам…

Первое, что необходимо сделать, это заполнить производственный календарь на текущий календарный год. Для этого нужно перейти в раздел Настройка — Производственные календари.

После того, как производственный календарь заполнен, нужно подготовить графики работы, по которым на вашем предприятии работают сотрудники.

График работы сотруднику можно назначить несколькими способами. Например, в документе «Прием на работу».

Или, если изменились условия документом «Кадровый перевод».

Обратите внимание, в ЗУП 3.0 есть возможность изменить график работы сразу по списку сотрудников. Если изменения носят массовый характер, этот инструмент может сэкономить время.

Как уже упоминалось ранее, в случае если в течении какого либо времени у сотрудника меняется условия выхода на работу, нужно зарегистрировать индивидуальный график работы.

Важно понимать, что индивидуальный график работы на время действия (указанный календарный месяц) вытесняет тот график работы сотрудника, который у него назначен по умолчанию (при приеме на работу или при кадровом переводе).

Регистрируем факт отработанного времени

На первом шаге для учета фактически отработанного времени нужно зарегистрировать отклонения от запланированного графика. Это можно сделать через документы:

Если у вас ведется учет по первому способу (только отклонения), то на этом регистрация фактически отработанного времени закончена. Если же вы используете второй способ (сплошная регистрация), тогда необходимо дополнительно зарегистрировать документ «Табель» и в нем по каждому дню указать фактически отработанное время.

У табеля высший приоритет! Например, если в табеле зафиксировано время нахождения сотрудника на больничном и после этого документ регистрации больничного изменился, нужно обязательно внести соответствующие в табель, иначе расчет зарплаты может быть выполнен некорректно.

В табеле можно в ручном режиме в любой ячейке таблице ввести нужно обозначение (см. таблицу используемых условных обозначений).

Если в Вашей организации зарплата сотрудников зависит от фактически отработанного времени, то Вы наверняка знаете, как вести табель учета рабочего времени. Если нет, воспользуйтесь нашей инструкцией.

Чтобы приступить к работе с табелем в первую очередь Вам нужно будет заполнить производственный календарь. Для этого перейдите на вкладку Настройка и выберите пункт Производственные календари .

Чтобы вести учет рабочего времени в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, Вы можете использовать два способа:

Метод отклонений – используя этот метод, программа будет регистрировать отклонения от составленного графика работы сотрудника.
Метод сплошной регистрации – этот метод включает в себя регистрацию как отклонений от рабочего графика так и фактически затраченное время.

Когда сотрудника принимают на работу, в его личной карточке должен указываться график работы. Если его нет, то обязательно заполните его.

Регистрация расхождений с установленным графиком происходит с помощью таких документов: Начисление по больничному листу, Начисление отпуска, Отпуск по уходу за ребенком.

Перейдите на вкладку Зарплата в пункт Учет времени и создайте индивидуальный график для определенного сотрудника (по необходимости).

Табель учета рабочего времени нужно вести тогда, когда в Вашей организации сотрудники работают по нецикличным графикам учета рабочего времени. Также это необходимо если смены сотрудников постоянно меняются между собой.

Для начала работы и заполнения табеля перейдите на вкладку Зарплата в блок Учет времени и нажмите пункт Табели . В открывшемся окне с помощью кнопки Создать , сформируйте новый документ.

Обязательными для заполнения являются поля: Организация, период.

Затем с помощью кнопки Заполнить сформируйте документ и по необходимости внесите в него свои коррективы.

Табель учета рабочего времени заполняется в соответствии со специальными буквенными обозначениями. Более детально ознакомиться с ними Вы можете на вкладке Настройка в пункте справочника Виды рабочего времени .

После заполнения документа нажимаем Провести и закрыть .

Оставить заявку

Оставьте свое имя и номер телефона, оператор свяжется с Вами в рабочее время в течение 2 часов.

Москва Санкт-Петербург Самара

Расчеты с персоналом зависят от выполненной работы и от количества отработанного сотрудниками времени за определенный период. Когда нужен табель для учета рабочего времени и как он должен вестись в программе 1С Зарплата и кадры ?

Табель рабочего времени: применение и оформление в 1С

При трудоустройстве работодатель в обязательном порядке обговаривает режим работы для каждого сотрудника и составляет график выхода на службу. В случаях, когда речь идет о стандартной пятидневке, то необходимости в составлении дополнительного документа для учета рабочего времени нет. По факту в конце месяца просто учитывается, уходил ли за рассматриваемый период, работник в отпуск или на больничный, уезжал ли в командировку или брал отгул, этих данных достаточно, чтобы по итогам месяца произвести начисление зарплаты.

Составление же табеля потребуется при вахтовом или сменном режиме работы, а также в любых других случаях, когда требуется соответствующий учет, например, при расчете в 1С УПП фактически отработанного времени.

Заполнить форму табеля учета фактически отработанного времени на каждого работника можно в программе 1С: ЗУП.

В разделе меню «Расчет зарплаты» есть сразу две ссылки на табель:

в разделе «Документы»;
в разделе «Отчеты» - печатная форма Т-13.

В разделе документов он доступен для редактирования и заполнения вручную, а в отчетах - подходит лишь для распечатки уже готового табеля с отметками по умолчанию в соответствии с плановым графиком работы.

Можно выбрать табель на отдельного сотрудника, работников одного подразделения или на весь коллектив. Варьирует и период составления табеля – можно заполнить его за первую или вторую половину месяца или полностью за календарный месяц. Информация о количестве отработанных часов выдается в двух форматах: сводно или с разбивкой по дням.

При заполнении табеля вручную в 1С придется внести данные о фактически отработанных часах. Но в ситуациях, когда есть определенные нестыковки в табеле, не надо спешить с их корректировкой в документах, к ошибкам такого рода относятся:

пропуск информации о командировке, отпуске, больничном;
отсутствие сведений о неявке сотрудника в определенные дни из-за прогулов, отпуска за свой счет и других причин;
вместо рабочих дней автоматом проставляется неявка.

При таких несоответствиях нужно искать проблемы в других кадровых документах и вносить исправления там и тогда произойдет автоматическое изменение самого табеля. Но если требуется вручную расставить часы отработанных смен, то сделать это придется непосредственно в табеле, редактируя в соответствие с реальными данными.